Rechnungen für Hausverwaltungen: WEG, Mietverwaltung, Nebenkosten

Eine Hausverwaltung mit 40 Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und 120 Mietobjekten produziert pro Monat hunderte Abrechnungen: Verwaltergebühren, Sonderhonorare für Eigentümerversammlungen, Mahnungen, Modernisierungs-Koordination, Wirtschaftspläne. Wer das mit klassischem Hausverwaltersystem allein managt, hat oft Schwierigkeiten, on-the-go Belege oder spontane Sonderhonorare sauber zu erfassen.

Warum Hausverwaltungen eine mobile Ergänzung brauchen

Verwalter sind viel unterwegs: Eigentümerversammlungen, Vor-Ort-Besichtigungen, Handwerker-Koordination. Eine mobile App, die Rechnungen ad-hoc erstellt und mit dem Hausverwalter-System synchronisierbare Exports liefert, schließt eine Lücke.

Die größten Schmerzpunkte

1. WEG-Verwaltungshonorar. Monatliche Pauschale pro Einheit.

2. Sonderhonorare. Bauleitung, Versicherungsschadens-Begleitung – pro Stunde.

3. Eigentümerversammlung. Pauschale + Reisekosten.

4. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Aufwand vs. Pauschale.

5. Mietverwaltung. Andere Kalkulation als WEG.

6. Nebenkostenabrechnung. Eigenständiges Thema, oft per Stunde.

Wie InvoiceFlow das löst

Recurring pro WEG/Mietobjekt

Monatspauschale pro Einheit als Recurring-Plan.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Immobilienverwalters – monatliche Verwaltungsgebühren von 8 % der Miete, die automatisch für jede verwaltete Immobilie erstellt werden — Die Verwaltungsgebühr jeder Immobilie ist ihre eigene monatlich wiederkehrende Rechnung – ob 5 oder 50 Objekte, die Abrechnung läuft von selbst.

Sonderhonorare ad-hoc

Vor Ort beim Schaden Rechnung mit zwei Tippern, Belegfoto inklusive.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Hausverwalters — eine an den Eigentümer durchgereichte Sanitär- und Elektroreparatur mit einer 15%-Koordinationsgebühr als separate Position sowie Objekt- und Auftragsreferenzen in benutzerdefinierten Feldern — Installateur, Elektriker und eine 15%-Koordinationsgebühr jeweils einzeln ausgewiesen — der Eigentümer sieht genau, was er erstattet und was Sie verdienen.

Mehrere Profile

WEG-Verwaltung als eigenes Profil, Mietverwaltung als anderes – mit unterschiedlichen Tarifstrukturen.

Dokumente eines Immobilienverwalters in der Invoice Flow app – monatliche Verwaltungsgebühren, eine Wartungs-Weiterberechnung, ein Mieter-Mietbeleg und eine Verwaltungsgebühr für eine Mietvertragsverlängerung — Verwaltungsgebühren, eine Weiterberechnung, ein Mieter-Mietbeleg und eine Verwaltungsgebühr – jeder Einnahmestrom über das Portfolio in einer Ansicht.

Multi-Adress

Eigentümer als Rechnungsempfänger, WEG als Leistungsempfänger.

Belege per OCR

Versicherungsbelege, Handwerkerrechnungen als Eingang erfassen.

Mahnungsroutine

Säumige Eigentümer automatisch nach 14, 30, 45 Tagen.

Mehrwährung für CH

Schweizer Stockwerkeigentum auf CHF.

Praxisbeispiel: Heinrich aus Dresden

Heinrich Stenzel verwaltet 32 WEGs in Dresden. Bisher: Tabellen, sonderhonorare per Word abends. Seit Januar 2026: InvoiceFlow für mobile Sonderhonorare und ad-hoc-Rechnungen, klassisches WEG-System für Hauptverwaltung.

Resultat: Sonderhonorare nicht mehr vergessen, +18 % Sonderumsatz pro Quartal.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profile für WEG vs. Miet.
Objektkatalog als Kunden.
Recurring pro Einheit.
Sonderposten-Katalog.
Vor Ort Quick-Rechnung mit Belegfoto.
Eigentümerversammlung als Pauschal-Rechnung.

Häufige Fehler

Sonderhonorare vergessen.
Reisekosten nicht ausweisen.
Mietverwaltung mit WEG vermischen.
Belege nicht digitalisieren.
Mahnungen zu spät.

Jetzt starten

Hausverwaltung ist Detailarbeit – und der Teufel sitzt im Sonderhonorar, das nie geschrieben wird. InvoiceFlow im Google Play Store, mobile Ergänzung zu Ihrem System.