Tatizo la Mzunguko wa Fedha Lililokaribia Kumaliza Kampuni Yangu ya Usanifu Majengo

Na Robert Chen, AIA, Mkurugenzi — Chen Architecture, Boston, MA

Nilianzisha kampuni yangu ya usanifu majengo nikiwa na umri wa miaka thelathini na nne baada ya muongo mmoja nikifanya kazi katika kampuni kubwa ambako nilijifunza jinsi ya kubuni majengo. Kile ambacho sikujifunza katika kampuni ile — kwa sababu utoaji bili ulishughulikiwa na mtu mwingine — ni jinsi ya kuweka kampuni ikiwa na uwezo wa kifedha katika miradi ya muda mrefu.

Mwaka wangu wa kwanza wa kujitegemea ulikaribia kuisha kabla haujaanza vizuri.

Mradi ambao ulikaribia kunivunja ulikuwa nyongeza ya nyumba ya makazi kwa familia moja huko Newton — si mradi mkubwa, thamani ya ujenzi ya takribani $220,000, ada ya kawaida ya ubunifu ya takribani $22,000. Nilikuwa nimetia saini mkataba mwezi Januari. Nilikuwa nikitoa bili kila mwezi kwa saa zilizofanywa. Kufikia Juni, nilikuwa nimetoa bili ya takribani $8,000 dhidi ya ada jumla ya $22,000 na nilikuwa nikitumia akiba yangu kwa sababu utoaji bili wa kila mwezi haukuwa unaendana na muda wangu halisi wa kazi.

Mradi ulikuwa unaenda vizuri. Ubunifu ulikuwa mzuri. Mteja alikuwa na furaha. Lakini kampuni yangu ilikuwa inaishiwa fedha kwa sababu ya jinsi nilivyokuwa nikitoa bili.

Kuelewa Tatizo Halisi

Tatizo lilikuwa la kimuundo, si la bahati mbaya. Miradi ya usanifu majengo ni mirefu. Nyongeza ya nyumba ya makazi kuanzia ubunifu wa awali hadi usimamizi wa ujenzi inaweza kuchukua miezi kumi na nane hadi miaka miwili. Katika kipindi hicho, mtaalamu anawekeza saa nyingi — katika ubunifu wa awali, katika uendelezaji, katika nyaraka, katika uratibu — ambazo hazizalishi mapato hadi ankara itolewe na mteja alipe.

Utoaji bili wa kila mwezi kwa saa zilizofanywa unasikika kuwa wa busara. Kimatendo, unaunda ukosefu wa uwiano wa mzunguko wa fedha katika miradi inayoweka kazi nyingi za ubunifu mwanzoni. Nilikuwa nikifanya sehemu kubwa ya kazi ya ubunifu na kiakili katika miezi minne ya kwanza ya mradi kisha nikatumia miezi kumi na miwili iliyobaki katika usimamizi na uangalizi. Kutoa bili kwa usawa katika miezi hiyo kumi na sita kulinilipa pungufu katika nusu ya kwanza na kulinilipa kiasi cha ziada katika nusu ya pili.

Tatizo lingine la utoaji bili wa saa katika miradi ya usanifu majengo ni kwamba wateja hawapendi. Wanahisi kama wanaangalia mita ikiendelea. Kila swali wanaloliuliza, kila marekebisho wanayoyaomba, kila mazungumzo kuhusu mradi yanaongeza bili kwa njia ambayo ni vigumu kwao kutabiri na kupanga bajeti.

Utoaji bili wa awamu — ambapo ada inagawanywa katika awamu za kitaaluma, kila moja ikiwa na asilimia iliyoainishwa ya ada jumla — hutatua matatizo yote mawili kwa wakati mmoja. Unagawanya mzunguko wa fedha kwa njia inayolingana na wakati kazi inapofanyika. Na unawapa wateja ratiba ya malipo inayotabirika iliyounganishwa na hatua muhimu wanazozielewa.

Kujenga Upya Mbinu ya Utoaji Bili

Baada ya mwaka ule wa kwanza wa uchungu, nilijenga upya mbinu yangu ya utoaji bili kwa msingi wa muundo wa kawaida wa awamu wa AIA:

Ubunifu wa Awali (20% ya ada jumla): Hapa ndipo mawazo makubwa yanapotokea — dhana, umbo, mpangilio wa nafasi. Uwekezaji mkubwa wa ubunifu. Inatolewa bili wakati wa kuanza na kukamilika kwa awamu hii.

Uendelezaji wa Ubunifu (20%): Kuboresha ubunifu, kuendeleza maelezo, kuunganisha mifumo ya muundo na ya mitambo. Kipindi kingine cha kazi kubwa.

Nyaraka za Ujenzi (35%): Awamu kubwa zaidi kwa ada, kwa sababu ndiyo inayohitaji kazi nyingi zaidi. Michoro na maelezo ambayo mkandarasi atatumia kujenga.

Uzabuni na Mazungumzo (5%): Kusimamia mchakato wa zabuni. Nyepesi kiasi lakini muhimu.

Usimamizi wa Ujenzi (20%): Uangalizi wakati wa ujenzi. Unaenea katika muda wote wa ujenzi, mara nyingi hutolewa bili kila mwezi ndani ya awamu.

Niliweka InvoiceFlow na kujenga awamu hizi kama kiolezo cha utoaji bili wa mradi. Kila mradi unaanza na mkataba uliotiwa saini, ratiba ya ada inayoonyesha awamu hizi, na ankara ya Awamu ya 1 inayotolewa mradi unapoanza.

Mradi wa kwanza niliouendesha kupitia muundo huu — mradi mpya wa ujenzi wa makazi huko Brookline, thamani ya ujenzi ya $380,000, ada ya ubunifu ya $42,000 — ulihisi tofauti kabisa kutoka mtazamo wa mzunguko wa fedha. Nilipokea $8,400 mradi ulipoanza. Nilipokea $8,400 mwishoni mwa ubunifu wa awali. Nilipokea $14,700 mwishoni mwa nyaraka za ujenzi. Fedha zilikuwa zinaingia katika sehemu ambazo nilikuwa nimefanya kazi iliyostahili.

Mfumo wa Kurejeshewa Uliorudisha Gharama Halisi

Katika mwaka wangu wa kwanza, nilitwaa gharama za kurejeshewa — uchapishaji na uchoraji, ada za vibali, safari za kutembelea eneo, ujenzi wa mifano — bila kutoa bili kwazo. Sikuwa na njia safi ya kuwasilisha gharama hizi, kwa hivyo tu sikuziwasilisha.

Hii ilikuwa hasara kubwa. Katika mradi wa makazi wa ukubwa wa kati, gharama za kurejeshewa zinaweza kufikia jumla ya $1,500-$3,000. Katika miradi ya mwaka mzima, nilikuwa nikitwaa $8,000-$12,000 katika gharama ambazo zilipaswa kupitishwa kwa wateja.

Utoaji bili wangu wa kurejeshewa sasa unatumia muundo wa taarifa ya kila mwezi, unaotolewa pamoja na ankara yoyote ya awamu au kando:

“Gharama za Kurejeshewa — Chen Architecture — Machi 2026:

• Uchapishaji na Uchoraji — seti ya SD, ukubwa kamili (risiti ya Newton Reprographics imeambatanishwa): $285.00
• Ada ya Maombi ya Kibali cha Ujenzi (risiti ya Town of Newton imeambatanishwa): $1,840.00
• Safari za Kutembelea Eneo — mara 6 × $28: $168.00
• Mkutano wa Ushauri wa Muundo — malipo ya umbali wa safari: $34.00 Jumla ya za Kurejeshewa: $2,327.00”

Kila gharama imeorodheshwa kimoja kimoja. Kila gharama ina risiti iliyoambatanishwa. Wateja wanaona hasa wanacholipia. Hakuna mteja aliyekataa ankara ya kurejeshewa inapowekwa kumbukumbu kwa njia hii.

Huduma za Ziada: Kazi Iliyokuwa ya Bure

Kategoria ya utoaji bili ambayo imeleta tofauti kubwa zaidi kwa mapato ya kampuni yangu ni huduma za ziada — kazi inayoanguka nje ya wigo wa awali wa huduma zilizoainishwa kwenye mkataba.

Kabla sijawa na utoaji bili wa kitaalamu, nilishughulikia maombi ya nje ya wigo kwa njia isiyo rasmi. Mteja angeomba ubunifu upya wa jikoni zaidi ya kile kilichokuwa kwenye wigo wa awali. Ningefanya. Ningejiambia nitatatua utoaji bili baadaye. Mara nyingi “baadaye” haikuwahi kufika, au ilifika kwa namna ya mazungumzo yasiyofurahisha ambayo nilijaribu kuyatatua kwa kutwaa gharama.

Baada ya InvoiceFlow, utoaji bili wangu wa huduma za ziada ni wa haraka na wa kitaalamu:

“Idhini ya Huduma za Ziada — [Jina la Mteja] — Machi 2026: Huduma: Ubunifu wa mpangilio wa jikoni uliorekebishwa — mabadiliko yaliyoombwa na mteja kutoka mpangilio wa awali ulioidhinishwa. Mpangilio mpya unahitaji marekebisho ya michoro ya muundo na uratibu wa vifaa vya jikoni. Kazi haikujumuishwa kwenye wigo wa mkataba wa awali. Saa zilizokadiriwa: saa 14 × $185/saa: $2,590. Idhini inahitajika kabla ya kazi kuanza. Huduma za ziada zinatolewa bili wakati wa kuanza na kukamilika kwa kazi.”

Ankara ya huduma za ziada inajumuisha nafasi kwa mteja kutia saini akiidhinisha kazi kabla haijaanza. Tangu nilipoanza kutumia muundo huu, nimepokea idhini kwa kila huduma ya ziada niliyopendekeza. Wateja wanathamini uwazi — wanajua hasa kazi ya ziada itagharimu kiasi gani kabla sijaifanya. Nami ninalipwa kwa kazi ambayo hapo awali ilitoweka ndani ya mradi.

Mteja wa Kampuni Aliyebadilisha Kampuni Yangu

Takribani miaka mitatu tangu kampuni yangu, nilishinda kazi kutoka kampuni ya uendelezaji wa mali isiyohamishika ya kubuni jengo la matumizi mchanganyiko — ghorofa ya chini ya kibiashara, vitengo vya makazi juu. Huyu alikuwa mteja wangu wa kwanza wa kampuni.

Wateja wa kampuni wana mahitaji maalum ya utoaji bili ambayo wateja wa makazi hawana. Wanahitaji ankara rasmi zenye misimbo ya mradi na namba za marejeleo. Wanahitaji masharti ya malipo ya net-30. Wanahitaji utoaji bili unaolingana na mfumo wao wa uhasibu wa mradi. Na wanahitaji nyaraka za kuunga mkono — barua yangu ya mkataba, ratiba yangu ya ada, hatua muhimu maalum za awamu — ili kutosheleza idara zao za manunuzi na sheria.

Utoaji bili wangu wa InvoiceFlow ulikuwa tayari wa kitaalamu vya kutosha kukidhi mahitaji mengi kati ya haya. Marekebisho makuu yalikuwa kuongeza msimbo wao wa marejeleo ya mradi kwenye kila ankara na kuthibitisha masharti ya net-30.

Mteja wa kampuni alilipa kwa uhakika, kwa masharti, bila mjadala. Ankara tatu za awamu, kila moja ya kiasi kikubwa, kila moja ikashughulikiwa na kulipwa ndani ya siku 28 tangu kutolewa. Mkataba ulikuwa $95,000 katika ada za ubunifu katika awamu sita.

Mteja huyo wa kampuni amenipeleka kwa kampuni nyingine mbili za uendelezaji. Sasa nina mstari thabiti wa kazi za kibiashara ambazo nisingezishinda bila miundombinu ya utoaji bili ya kitaalamu.

Kampuni Ikoje Baada ya Miaka Mitano

Chen Architecture ni kampuni ya watu wawili — mimi na mbunifu mdogo — yenye mchanganyiko thabiti wa kazi za makazi na kibiashara. Utoaji bili wetu ni wa awamu kabisa, pamoja na nyaraka za huduma za ziada kwa maombi yoyote ya nje ya wigo na taarifa za kurejeshewa za kila mwezi zilizoambatanishwa na miradi yote hai.

Mzunguko wa fedha unatabirika. Tunajua wakati ankara za awamu zitakapoingia kwa msingi wa hatua muhimu za mradi. Tunafuatilia salio linalodaiwa kwa mradi. Tunajua hasa mstari wetu wa mapato yanayotarajiwa unaonekanaje.

Kampuni iliyokaribia kuishiwa fedha katika mwaka wake wa kwanza sasa ina uwezo kamili wa kifedha, inakua, na imepangwa kifedha kwa njia ambayo nisingeweza kuwazia mwaka 2021.

Somo lilikuwa la gharama lakini muhimu: usanifu majengo ni biashara ya muda mrefu. Utoaji bili unahitaji kuendana na muda huo. Utoaji bili wa awamu si tu upendeleo — ni uhai wa kifedha.

Pakua InvoiceFlow. Jenga violezo vyako vya utoaji bili wa awamu. Toa ankara yako ya kwanza ya awamu mradi unapoanza, si miezi mitatu baadaye. Kampuni yako itakuwa na afya bora kwa hilo.

Robert Chen, AIA, ni mkurugenzi wa Chen Architecture huko Boston, Massachusetts, akibobea katika nyongeza za makazi, uendelezaji wa kibiashara wa matumizi mchanganyiko, na miradi ya kitaasisi katika eneo pana la Boston.