ฉันทำธุรกิจความงามเคลื่อนที่ และ InvoiceFlow ช่วยแก้ปัญหากระแสเงินสดของฉัน

โดย Jade Thompson, ช่างทำผมและแต่งหน้าเคลื่อนที่ — เมืองออสติน รัฐเท็กซัส

ตอนที่ฉันเริ่มธุรกิจความงามเคลื่อนที่เมื่อสามปีก่อน ฉันบอกตัวเองว่าความยืดหยุ่นคือหัวใจ ไม่ต้องเสียค่าเช่าร้าน ไม่มีเคาน์เตอร์ต้อนรับ ไม่มีเวลาทำการตายตัว ฉันจะไปหาลูกค้าถึงที่ ไปที่บ้านของพวกเขา ไปที่ห้องสวีทในโรงแรมในเช้าวันแต่งงาน ไปที่ออฟฟิศสำหรับงานอีเวนต์บริษัท และฉันจะทำงานตามเงื่อนไขของตัวเอง สิ่งที่ฉันไม่ได้คิดถึงคือความจริงที่ว่า “การทำงานตามเงื่อนไขของตัวเอง” ก็หมายถึง “การจัดการเรื่องเก็บเงินด้วยตัวเอง” ด้วย และฉันไม่มีไอเดียเลยว่าจะทำเรื่องนั้นอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

ระบบเก็บเงินของฉันในช่วงสิบแปดเดือนแรกของธุรกิจนั้น พูดตามตรงคือแทบไม่ใช่ระบบเลย ฉันเสนอราคาผ่าน DM ในอินสตาแกรม เก็บเงินสดหรือ Venmo ตอนจบงาน ฉันจดจำในหัวว่าเรียกเก็บเท่าไร แล้วหวังว่าความจำจะยังอยู่จนถึงสิ้นเดือนตอนที่พยายามกระทบยอด ซึ่งส่วนใหญ่มันไม่อยู่ และสำหรับงานกลุ่ม เช่น งานเลี้ยงเจ้าสาว งานปาร์ตี้สละโสด งานวันความงามของบริษัท วิธีที่ไม่เป็นทางการนี้สร้างปัญหาทางการเงินที่แท้จริงซึ่งฉันต้องใช้เวลานานกว่าจะเข้าใจอย่างถ่องแท้

เช้าวันที่ทำให้ฉันเปลี่ยนทุกอย่าง

วิธีที่ชัดเจนที่สุดในการอธิบายปัญหานี้คือการเล่าถึงวันเสาร์วันหนึ่งโดยเฉพาะ

ฉันมีงานเลี้ยงเจ้าสาวที่โรงแรม Driskill กลางเมือง เจ้าสาวบวกเพื่อนเจ้าสาวอีกสี่คน ทำผมและแต่งหน้าให้ทุกคน ฉันยืนยันการจองผ่าน WhatsApp เมื่อสามสัปดาห์ก่อน ให้ราคารวมสำหรับกลุ่ม และบอกเจ้าสาวว่าถ้ามีคำถามให้บอกได้เลย เธอดูมีความสุขดี ฉันกันวันเสาร์ไว้ ฉันปฏิเสธงานอื่นอีกสองงานในวันนั้นเพราะคิดว่างานที่ Driskill นั้นแน่นอนแล้ว

เย็นวันศุกร์ สิบเอ็ดชั่วโมงก่อนเวลานัดหมาย เจ้าสาวส่งข้อความมาบอกว่างานแต่งต้องเลื่อนออกไปเพราะเหตุฉุกเฉินในครอบครัว ฉันเข้าใจดี ชีวิตมันก็เป็นแบบนี้ แต่ฉันปฏิเสธงานอื่นในวันนั้นไปแล้ว ฉันซื้อผลิตภัณฑ์มาเฉพาะสำหรับโทนสีของเธอ ฉันกันทั้งวันเสาร์ไว้และปฏิเสธงานอื่นไปโดยไม่มีเงินมัดจำหรือข้อผูกพันทางการเงินใด ๆ จากฝั่งของเธอเลย

เมื่องานแต่งถูกเลื่อนไปจัดใหม่ในอีกสี่เดือนต่อมา เธอจองฉันอีกครั้ง ฉันรู้สึกขอบคุณ แต่ฉันไม่ได้เรียนรู้อะไรจากประสบการณ์นั้นเลย และสองเดือนต่อมาเรื่องเดิมก็เกิดขึ้นอีกกับงานกลุ่มอีกงานหนึ่ง เป็นงานปาร์ตี้สละโสดที่ยืนยันผ่าน DM ในอินสตาแกรมโดยไม่มีเงินมัดจำ และเงียบหายไม่ตอบข้อความของฉันในสัปดาห์ก่อนงาน

วันเสาร์สองวันที่เสียไปนั้นคิดเป็นเงินจำนวนไม่น้อย แต่ที่สำคัญกว่านั้น มันคือรูปแบบที่ฉันจะประคองต่อไปไม่ได้ถ้าฉันอยากให้ธุรกิจเติบโต

การตั้งค่า InvoiceFlow สำหรับธุรกิจเคลื่อนที่ของฉัน

ฉันเจอ InvoiceFlow จากคำแนะนำในกลุ่ม Facebook สำหรับช่างความงามอิสระ มีคนถามว่าช่างทำผมเคลื่อนที่คนอื่นจัดการเรื่องเงินมัดจำงานกลุ่มกันอย่างไร หลายคนแนะนำแอปนี้ ฉันดาวน์โหลดในเย็นวันนั้นเลย

สิ่งแรกที่ฉันทำคือตั้งค่าแคตตาล็อกบริการ: เซ็ตผมเคลื่อนที่ เกล้าผมเคลื่อนที่ แต่งหน้าฟูลกลามเคลื่อนที่ แต่งหน้าเก็บงานเคลื่อนที่ ถักเปีย และแพ็กเกจทำผมแต่งหน้าสำหรับงานพิเศษ ฉันตั้งราคาให้แต่ละรายการ ฉันสร้างค่าเดินทางมาตรฐานตามอัตราต่อไมล์ ฉันตั้งรายการค่าจอดรถ ฉันสร้างแพ็กเกจรวมสำหรับงานแต่งช่วงเช้า

การได้ทำสิ่งนี้ช่วยให้ทุกอย่างชัดเจนขึ้น ใช้เวลาประมาณสี่สิบห้านาที แต่เมื่อจบสี่สิบห้านาทีนั้น ฉันมีแคตตาล็อกบริการที่เป็นมืออาชีพซึ่งฉันไม่เคยมีมาก่อน ทุกอย่างมีชื่อ ทุกอย่างมีราคา ทุกอย่างเป็นสิ่งที่ฉันใส่ลงในใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องมานั่งคิดตอนหน้างาน

ระบบเงินมัดจำที่เปลี่ยนธุรกิจงานแต่งของฉัน

วันรุ่งขึ้นฉันมีนัดปรึกษางานแต่งที่คาเฟ่ใกล้สถานที่จัดงาน เจ้าสาวน่ารักมาก ดูตื่นเต้น และชัดเจนในสิ่งที่ต้องการ เราคุยกันเรื่องไทม์ไลน์ช่วงเช้า เธอต้องการทำผมและแต่งหน้าให้ตัวเองและเพื่อนเจ้าสาวอีกสี่คน นัดเวลา 6 โมงเช้าที่โรงแรม และชอบลุคซอฟต์กลาม

ตอนจบการปรึกษา ฉันเปิด InvoiceFlow บนโทรศัพท์ สร้างใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ 35% ของยอดแพ็กเกจกลุ่มทั้งหมด แล้วหันจอไปให้เธอดู “อันนี้เป็นการล็อกวันของคุณค่ะ” ฉันบอกเธอ “ส่วนยอดที่เหลือครบกำหนดในสัปดาห์ก่อนวันแต่ง”

เธอชำระเงินจากโทรศัพท์ตรงนั้นที่โต๊ะคาเฟ่ ในเวลาประมาณเก้าสิบวินาที

เป็นครั้งแรกในสามปีของการทำงานงานแต่งที่มีเจ้าสาวจ่ายเงินมัดจำก่อนเดินออกจากการปรึกษา ฉันขับรถกลับบ้านด้วยความรู้สึกว่าได้ทำสิ่งที่เป็นมืออาชีพเป็นครั้งแรก

งานแต่งของเจ้าสาวคนนั้นสวยงามมาก แต่ที่สำคัญกว่าคือ วันนั้นเป็นของฉัน ล็อกแล้ว ได้รับการปกป้อง ถ้ามีอะไรเกิดขึ้น ฉันก็มีเงินมัดจำที่ครอบคลุมค่าเสียโอกาสที่หายไป ไม่มีการกันวันฟรีอีกต่อไป

ตอนนี้ฉันมีนโยบายที่ชัดเจน: จะไม่กันวันใดถ้ายังไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ฉันส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากทุกการปรึกษา อัตราการยืนยันการจองของฉันเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ เพราะตัวใบแจ้งหนี้เองสื่อถึงความเป็นมืออาชีพและความจริงจัง เจ้าสาวที่ตั้งใจจะจองฉันอยู่แล้วก็จองเร็วขึ้น ส่วนเจ้าสาวที่แค่ “กำลังคิดอยู่” ก็ถอนตัวออกไปเองทันที ซึ่งช่วยฉันประหยัดเวลาในการตามงานที่ไม่มีวันเกิดขึ้นจริง

การออกใบแจ้งหนี้กลุ่มสำหรับเช้าวันแต่ง

อีกหนึ่งการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจงานแต่งของฉันคือใบแจ้งหนี้กลุ่ม ก่อนใช้ InvoiceFlow ฉันพอมีความรู้สึกลาง ๆ ว่างานกลุ่มจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร แต่ไม่มีวิธีบันทึกที่สม่ำเสมอ บางครั้งฉันให้ราคาเหมากลุ่ม บางครั้งคิดราคาต่อคน การไม่มีความสม่ำเสมอบางทีก็นำไปสู่ความสับสนตอนจบเช้าวันแต่งที่ยาวนาน เมื่อทุกคนพร้อมจะออกไปงานพิธีแล้วและฉันต้องเก็บเงิน

ตอนนี้ฉันส่งใบแจ้งหนี้กลุ่มฉบับสมบูรณ์ให้เจ้าสาวล่วงหน้าก่อนวันแต่ง มันอ่านได้แบบนี้: เจ้าสาว — ทำผมและแต่งหน้าเต็มรูปแบบ: 320 ดอลลาร์; เพื่อนเจ้าสาวหลัก — ทำผมและแต่งหน้า: 280 ดอลลาร์; เพื่อนเจ้าสาวคนที่ 1 — เซ็ตผมและแต่งหน้า: 240 ดอลลาร์; เพื่อนเจ้าสาวคนที่ 2 — เซ็ตผมและแต่งหน้า: 240 ดอลลาร์; เพื่อนเจ้าสาวคนที่ 3 — เกล้าผม: 180 ดอลลาร์; ค่าเดินทางไปโรงแรม Driskill — 8 ไมล์: 14 ดอลลาร์; ค่าธรรมเนียมนัดเวลาเช้ามาก — ก่อน 7 โมงเช้า: 60 ดอลลาร์ ยอดรวม: 1,334 ดอลลาร์ เงินมัดจำที่ชำระแล้ว: 467 ดอลลาร์ ยอดคงเหลือที่ต้องชำระในวันงาน: 867 ดอลลาร์

เจ้าสาวเห็นรายละเอียดครบถ้วน เธอสามารถแชร์ให้ทีมงานเจ้าสาวได้ ไม่มีความสับสนในเช้าวันงานว่าใครต้องจ่ายเท่าไร เพราะเจ้าสาวมีเอกสารที่เป็นมืออาชีพซึ่งเห็นได้มาหลายสัปดาห์แล้ว ฉันไปถึง ทำงานให้สวยงาม แล้วก็ออกมา ไม่ต้องมานั่งเก็บเงินอย่างเก้อเขินที่หน้าห้องพักโรงแรมในขณะที่ช่างภาพกำลังรออยู่

การเรียกเก็บค่าเดินทาง: การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ ที่ส่งผลจริง

งานเคลื่อนที่หมายถึงการเดินทาง ทุกงานฉันต้องขนอุปกรณ์ขึ้นรถ ขับไปยังสถานที่ จัดเตรียมในพื้นที่ที่มีให้ ทำงาน เก็บของ แล้วขับกลับบ้าน สิ่งนี้ใช้ทั้งเวลาและเงิน ในช่วงสิบแปดเดือนแรกของธุรกิจ ฉันแทบไม่ได้เรียกเก็บคืนเลย

อุปสรรคในใจฉันคือค่าเดินทางมันรู้สึกเหมือนเป็นการเอาเปรียบ ลูกค้าจ่ายค่าบริการอยู่แล้ว การขอค่าเดินทางเพิ่มรู้สึกเหมือนโลภมาก ความคิดแบบนี้ทำให้ฉันเสียเงินไปจำนวนไม่น้อยตลอดหลายร้อยงาน

ตอนที่ตั้งค่า InvoiceFlow ฉันสร้างค่าเดินทางมาตรฐาน: 1.25 ดอลลาร์ต่อไมล์จากฐานที่บ้าน ขั้นต่ำ 12 ดอลลาร์ ซึ่งต่ำกว่าที่ฉันจ่ายจริงต่อไมล์เมื่อรวมค่าน้ำมัน ค่าบำรุงรักษารถ และเวลา มันเป็นค่าธรรมเนียมที่เป็นมืออาชีพและสมเหตุสมผล ไม่ใช่การเรียกเก็บแบบหรูหรา

ฉันเพิ่มมันลงในใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไปโดยไม่กังวลเลย เพราะมันเป็นแค่รายการหนึ่งบนเอกสารที่เป็นมืออาชีพ ลูกค้าไม่ได้ลังเลเลย เธอชำระใบแจ้งหนี้เต็มจำนวน และจองฉันอีกสามครั้งหลังจากนั้น

ตอนนี้ฉันคิดค่าเดินทางในทุกใบแจ้งหนี้มากว่าหนึ่งปีแล้ว ไม่มีลูกค้าคนไหนบ่นเลยสักคน ไม่มีใครขอให้เอาออก ไม่มีใครปฏิเสธที่จะจองฉันเพราะเรื่องนี้ บทสนทนาเรื่องค่าเดินทางที่ฉันเคยกลัวจะต้องพูดนั้นไม่มีอยู่จริง เพราะฉันไม่ได้กำลังพูดคุยอะไร ฉันแค่แสดงใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพให้ลูกค้าดู

ความงามสำหรับองค์กรและงานอีเวนต์: ตลาดที่แตกต่าง

ประมาณแปดเดือนหลังจากใช้ InvoiceFlow ฉันได้รับโทรศัพท์จากผู้ประสานงานอีเวนต์ที่บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งในออสติน พวกเขาจัดงานขอบคุณพนักงานและต้องการบริการความงามในสถานที่ช่วงบ่าย เซ็ตผมด่วนและแต่งหน้าเก็บงานให้พนักงานประมาณ 20 คนที่อยากดูดีก่อนงานเลี้ยงช่วงเย็น

นี่เป็นลูกค้าคนละแบบกับงานแต่งของฉัน ลูกค้าองค์กรมีข้อกำหนดด้านการจัดซื้อ พวกเขาต้องการชื่อธุรกิจ ไม่ใช่ชื่อผู้ใช้ Venmo ต้องการเลขที่ใบแจ้งหนี้ ต้องการชำระตามเงื่อนไข เช่น สุทธิ 15 วัน หรือสุทธิ 30 วัน ไม่ใช่ผ่านแอปชำระเงินบนมือถือ

InvoiceFlow ทำให้ฉันส่งสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ตรงเป๊ะ ฉันส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ: บริการความงามในสถานที่ — งานขอบคุณพนักงานองค์กร, 4 ชั่วโมง: 640 ดอลลาร์; ค่าจัดเตรียมและค่าอุปกรณ์: 75 ดอลลาร์; ค่าเดินทางถึงสถานที่: 28 ดอลลาร์ ยอดรวม: 743 ดอลลาร์ เลขที่ใบแจ้งหนี้ รายละเอียดธุรกิจของฉัน เงื่อนไขการชำระ: สุทธิ 15 วัน

พวกเขาชำระในวันที่ 12 และขอให้ฉันกลับไปทำงานเลี้ยงปีใหม่ของพวกเขาอีกสามเดือนต่อมา หลังจากนั้นพวกเขายังแนะนำฉันให้บริษัทอื่นอีกสองแห่งสำหรับงานลักษณะเดียวกัน

ฉันคงไม่ได้รับการแนะนำเหล่านั้นถ้าฉันพยายามจัดการใบแจ้งหนี้องค์กรผ่าน Venmo เอกสารที่เป็นมืออาชีพเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ฉันดูเป็นผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือในสายตาของพวกเขา

การขายผลิตภัณฑ์ ณ สถานที่ของลูกค้า

สิ่งหนึ่งที่ฉันไม่ได้คาดคิดตอนเริ่มใช้ InvoiceFlow คือมันมีประโยชน์แค่ไหนสำหรับการติดตามการขายผลิตภัณฑ์ ฉันพกสินค้าขายปลีกชิ้นเล็ก ๆ ติดตัวไป: ผลิตภัณฑ์จัดแต่งทรงผม อุปกรณ์ดูแลเล็บบางชิ้น ผลิตภัณฑ์สำหรับริมฝีปาก สิ่งเหล่านี้เป็นของขายเสริมแบบไม่เป็นทางการมาตลอด ลูกค้าชอบสิ่งที่ฉันใช้และบางครั้งก็ซื้อ ฉันเคยแค่เก็บเงินสดหรือ Venmo สำหรับผลิตภัณฑ์และติดตาม… จริง ๆ คือแทบไม่ได้ติดตามเลย

ตอนนี้เวลาลูกค้าอยากซื้ออะไร ฉันเพิ่มมันเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ค่าบริการ: สเปรย์กันความร้อน GHD: 24 ดอลลาร์; ท็อปโค้ตเจล OPI: 16 ดอลลาร์ มันถูกบันทึกไว้ มันอยู่บนใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพฉบับเดียวกับค่าบริการ รายได้จากผลิตภัณฑ์ของฉันถูกติดตามในหน้าวิเคราะห์ข้อมูล

ตอนสิ้นปี ฉันได้เห็นเป็นครั้งแรกว่าฉันสร้างรายได้จากผลิตภัณฑ์ไปเท่าไร มันมากกว่าที่คาดไว้ ตอนนี้มันกลายเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจที่ฉันพิจารณาอย่างจริงจัง ไม่ใช่รายการเสริมแบบไม่เป็นทางการอีกต่อไป

ธุรกิจของฉันเป็นอย่างไรในตอนนี้

สามปีผ่านไป ธุรกิจความงามเคลื่อนที่ของฉันเป็นมืออาชีพตั้งแต่การปรึกษาครั้งแรกไปจนถึงใบแจ้งหนี้ใบสุดท้าย ทุกการปรึกษางานแต่งจบลงด้วยการส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ทุกการจองแบบกลุ่มมีใบแจ้งหนี้ที่แจกแจงรายการอย่างละเอียด ทุกงานมีค่าเดินทางรวมอยู่ด้วย ลูกค้าองค์กรทุกรายได้รับใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการที่ตรงตามข้อกำหนดการจัดซื้อของพวกเขา การขายผลิตภัณฑ์ทุกครั้งถูกบันทึกไว้

กระแสเงินสดของฉันคาดการณ์ได้ ฉันรู้ว่าลูกค้าคนไหนมียอดค้างชำระ ฉันรู้ว่ารายได้ของฉันเป็นอย่างไรแยกตามประเภทบริการ ฉันรู้ว่าเดือนไหนงานยุ่งที่สุดและเดือนไหนเงียบที่สุด ฉันรู้ว่ารายได้ของฉันเทียบกับช่วงเดียวกันของปีที่แล้วเป็นอย่างไร

ไม่มีสิ่งใดในเหล่านี้เป็นไปได้เลยตอนที่ฉันเก็บเงินผ่าน WhatsApp และเอาแต่หวังว่าทุกอย่างจะราบรื่น

สำหรับใครก็ตามที่ทำธุรกิจความงามเคลื่อนที่และยังจัดการการจองแบบไม่เป็นทางการอยู่: บทสนทนาที่คุณกลัวจะต้องพูดเรื่องการเก็บเงินมัดจำ เรื่องค่าเดินทาง เรื่องใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพ บทสนทนานั้นไม่ได้เกิดขึ้นแบบที่คุณจินตนาการไว้ ลูกค้าที่จะทำงานกับคุณอย่างมืออาชีพจะตอบสนองต่อการเก็บเงินที่เป็นมืออาชีพอย่างมืออาชีพ ส่วนคนที่ต่อต้านใบแจ้งหนี้เงินมัดจำที่สมเหตุสมผลหรือค่าเดินทางที่มีเอกสารรองรับ ก็กำลังช่วยคุณให้พ้นจากบทสนทนาที่ยากกว่าในภายหลัง

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างแคตตาล็อกบริการของคุณ ตั้งค่าอัตราค่าเดินทาง ส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำใบแรกในการปรึกษาครั้งต่อไป แล้วดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น

Jade Thompson ดำเนินธุรกิจความงามเคลื่อนที่ในเมืองออสติน รัฐเท็กซัส มาเป็นเวลาสามปี เธอเชี่ยวชาญงานเช้าวันแต่ง งานอีเวนต์องค์กร และบริการถึงสถานที่สำหรับงานแต่งงานและงานเฉลิมฉลองส่วนตัว