Tôi Điều hành một Cơ sở Làm đẹp Lưu động và InvoiceFlow Đã Cứu Dòng tiền của Tôi

Bởi Jade Thompson, Thợ làm tóc & Chuyên viên trang điểm lưu động — Austin, TX

Khi tôi khởi nghiệp cơ sở làm đẹp lưu động ba năm trước, tôi tự nhủ rằng sự linh hoạt chính là điểm mấu chốt. Không tiền thuê salon. Không quầy lễ tân. Không giờ giấc cố định. Tôi sẽ đến với khách hàng của mình — đến nhà họ, đến các phòng khách sạn vào buổi sáng đám cưới, đến văn phòng cho các sự kiện doanh nghiệp — và tôi sẽ làm việc theo cách của riêng mình. Điều tôi đã không lường trước là “làm việc theo cách riêng của mình” cũng có nghĩa là “tự quản lý việc thu chi của mình,” và tôi hoàn toàn không biết làm điều đó một cách chuyên nghiệp ra sao.

Hệ thống lập hóa đơn của tôi trong mười tám tháng đầu tiên, thành thật mà nói, thực chất chẳng phải là một hệ thống gì cả. Tôi báo giá qua tin nhắn Instagram. Tôi thu tiền mặt hoặc chuyển khoản vào cuối buổi làm. Tôi ghi nhớ trong đầu đã tính bao nhiêu và hy vọng trí nhớ của mình còn trụ được đến cuối tháng khi tôi cố gắng đối chiếu sổ sách. Phần lớn là không trụ nổi. Và với những buổi đặt nhóm — tiệc cưới, tiệc độc thân, ngày làm đẹp cho doanh nghiệp — cách làm không chính thức tạo ra những rắc rối tài chính thực sự mà tôi phải mất thời gian mới hiểu hết.

Buổi sáng Khiến Tôi Thay đổi Mọi thứ

Cách rõ ràng nhất để tôi giải thích vấn đề là kể lại một ngày thứ Bảy cụ thể.

Tôi có một buổi đặt lịch tiệc cưới tại khách sạn Driskill ở trung tâm thành phố. Cô dâu cùng bốn phù dâu, làm tóc và trang điểm cho tất cả. Tôi đã xác nhận buổi đặt qua WhatsApp ba tuần trước đó, báo tổng giá cho cả nhóm, và bảo cô dâu cứ cho tôi biết nếu có thắc mắc. Cô ấy có vẻ hài lòng. Tôi giữ trống ngày thứ Bảy. Tôi từ chối hai buổi đặt khác vào ngày đó vì cho rằng buổi ở Driskill đã chắc chắn.

Tối thứ Sáu, mười một giờ trước giờ hẹn theo lịch, cô dâu nhắn tin báo rằng đám cưới bị hoãn do gia đình có việc khẩn cấp. Tôi hoàn toàn thông cảm. Cuộc sống mà. Nhưng tôi đã từ chối những công việc khác vào ngày đó. Tôi đã mua sẵn sản phẩm dành riêng cho bảng màu của cô ấy. Tôi đã giữ trống trọn một ngày thứ Bảy và từ chối các buổi đặt khác mà không có bất kỳ khoản cọc hay cam kết tài chính nào từ phía cô ấy.

Khi đám cưới được dời lại bốn tháng sau, cô ấy đặt lại lịch với tôi. Tôi rất biết ơn. Nhưng tôi chẳng rút ra được bài học gì từ trải nghiệm đó, và hai tháng sau, chuyện tương tự lại xảy ra với một buổi đặt nhóm khác — một tiệc độc thân đã xác nhận qua tin nhắn Instagram mà không đặt cọc và đơn giản là không trả lời tin nhắn của tôi vào tuần trước sự kiện.

Hai ngày thứ Bảy bị mất đó là một khoản tiền đáng kể. Quan trọng hơn, chúng thể hiện một khuôn mẫu mà tôi sẽ không thể duy trì được nếu muốn cơ sở của mình phát triển.

Thiết lập InvoiceFlow cho Cơ sở Lưu động của Tôi

Tôi biết đến InvoiceFlow qua một lời giới thiệu trong một nhóm Facebook dành cho các chuyên viên làm đẹp độc lập. Có người hỏi các thợ làm tóc lưu động khác xử lý việc đặt cọc cho buổi đặt nhóm ra sao. Nhiều người đã giới thiệu ứng dụng này. Tôi tải nó ngay tối hôm đó.

Việc đầu tiên tôi làm là thiết lập danh mục dịch vụ của mình: sấy tạo kiểu lưu động, búi tóc lưu động, trang điểm dạ hội full glam lưu động, trang điểm dặm lại lưu động, tết tóc, các gói tóc và trang điểm cho sự kiện đặc biệt. Tôi đặt giá cho từng dịch vụ. Tôi tạo một mức phí di chuyển tiêu chuẩn dựa trên số ki-lô-mét. Tôi lập một dòng mục phí gửi xe. Tôi tạo một gói buổi sáng cho cô dâu.

Bản thân việc làm này đã rất sáng tỏ. Nó mất khoảng bốn mươi lăm phút. Nhưng sau bốn mươi lăm phút ấy, tôi đã có một danh mục dịch vụ chuyên nghiệp mà trước đây chưa từng có. Mọi thứ đều có tên. Mọi thứ đều có giá. Mọi thứ đều là điều tôi có thể đưa lên hóa đơn mà không phải suy nghĩ ngay tại chỗ.

Hệ thống Đặt cọc Đã Thay đổi Mảng Cưới của Tôi

Ngày hôm sau tôi có một buổi tư vấn cưới tại một quán cà phê gần địa điểm tổ chức. Cô dâu rất dễ mến — đang đính hôn, hào hứng, rõ ràng về điều mình muốn. Chúng tôi trao đổi kỹ về lịch trình buổi sáng. Cô ấy muốn làm tóc và trang điểm cho bản thân và bốn phù dâu, giờ hẹn 6 giờ sáng tại khách sạn, và thiên về phong cách soft glam.

Cuối buổi tư vấn, tôi mở InvoiceFlow trên điện thoại, tạo một hóa đơn đặt cọc bằng 35% tổng gói nhóm, rồi xoay màn hình về phía cô ấy. “Cái này giữ chắc ngày của bạn,” tôi nói. “Phần còn lại thanh toán vào tuần trước đám cưới.”

Cô ấy thanh toán ngay từ điện thoại, ngay tại bàn cà phê, trong khoảng chín mươi giây.

Đó là lần đầu tiên trong ba năm làm mảng cưới mà tôi có một cô dâu đặt cọc trước khi rời khỏi buổi tư vấn. Tôi lái xe về nhà với cảm giác lần đầu tiên mình đã làm điều gì đó thật chuyên nghiệp.

Đám cưới của cô dâu ấy rất đẹp. Nhưng quan trọng hơn: ngày đó là của tôi. Đã khóa. Được bảo vệ. Nếu có chuyện gì xảy ra, tôi có khoản cọc bù đắp cho chi phí cơ hội bị mất. Không còn giữ chỗ miễn phí nữa.

Giờ tôi có một chính sách rõ ràng: không giữ ngày nào nếu chưa thanh toán hóa đơn đặt cọc. Tôi gửi hóa đơn cọc trong vòng một giờ sau mỗi buổi tư vấn. Tỷ lệ chốt đặt lịch của tôi đã tăng đáng kể vì bản thân hóa đơn phát đi tín hiệu về sự chuyên nghiệp và nghiêm túc — những cô dâu vốn dĩ sẽ đặt tôi giờ đặt nhanh hơn, còn những cô dâu chỉ đang “cân nhắc” thì tự động rút lui ngay, giúp tôi tiết kiệm thời gian đeo bám những buổi đặt vốn chẳng bao giờ thành.

Lập Hóa đơn Nhóm cho Buổi sáng Cưới

Chuyển biến khác trong mảng cưới của tôi là hóa đơn nhóm. Trước InvoiceFlow, tôi chỉ mường tượng mơ hồ một buổi đặt nhóm sẽ có giá bao nhiêu, nhưng không có cách nào nhất quán để ghi lại. Có lúc tôi báo một giá trọn gói cho nhóm. Có lúc tôi tính theo đầu người. Sự thiếu nhất quán đôi khi dẫn đến lúng túng vào cuối một buổi sáng cưới dài, khi mọi người đã sẵn sàng ra xe đến lễ đường còn tôi thì cần thu tiền.

Giờ tôi gửi cho cô dâu một hóa đơn nhóm đầy đủ trước ngày cưới. Nó có dạng như thế này: Cô dâu — Tóc và Trang điểm Trọn gói: 3.200.000đ; Phù dâu chính — Tóc và Trang điểm: 2.800.000đ; Phù dâu 1 — Sấy tạo kiểu và Trang điểm: 2.400.000đ; Phù dâu 2 — Sấy tạo kiểu và Trang điểm: 2.400.000đ; Phù dâu 3 — Búi tóc: 1.800.000đ; Di chuyển đến khách sạn Driskill — 8 km: 140.000đ; Phụ phí Giờ hẹn Sớm — trước 7 giờ sáng: 600.000đ. Tổng cộng: 13.340.000đ. Đã đặt cọc: 4.670.000đ. Còn phải trả trong Ngày cưới: 8.670.000đ.

Cô dâu thấy toàn bộ chi tiết. Cô ấy có thể chia sẻ với đoàn cưới. Không có sự nhầm lẫn nào vào buổi sáng về việc ai nợ bao nhiêu, vì cô dâu đã có một chứng từ chuyên nghiệp được nhìn thấy từ nhiều tuần trước. Tôi đến, làm thật đẹp, rồi rời đi. Không còn cảnh thu tiền ngượng nghịu trước cửa phòng khách sạn trong khi thợ chụp ảnh đứng chờ.

Thu hồi Phí Di chuyển: Thay đổi Nhỏ với Tác động Thật sự

Làm việc lưu động nghĩa là phải di chuyển. Mỗi buổi đặt lịch đều bao gồm việc tôi chất đồ nghề lên xe, lái đến một địa điểm, dựng đồ trong bất kỳ không gian nào có sẵn, làm việc, dọn dẹp, rồi lái xe về. Việc này tốn thời gian và tiền bạc. Trong mười tám tháng đầu tiên, tôi hầu như không thu hồi được đồng nào cho khoản đó.

Rào cản tâm lý của tôi là phí di chuyển có vẻ như một sự áp đặt. Khách đã trả tiền cho dịch vụ rồi. Đòi thêm phí di chuyển nghe có vẻ tham lam. Cách nghĩ này khiến tôi mất một khoản tiền đáng kể qua hàng trăm buổi làm.

Khi thiết lập InvoiceFlow, tôi tạo một phí di chuyển tiêu chuẩn: 12.500đ mỗi ki-lô-mét tính từ cơ sở của tôi, tối thiểu 120.000đ. Con số này còn thấp hơn chi phí thực tế tôi bỏ ra mỗi ki-lô-mét nếu tính cả xăng, bảo dưỡng xe và thời gian. Đó là một khoản phí chuyên nghiệp hợp lý, chứ không phải một khoản xa xỉ.

Tôi thêm nó vào hóa đơn tiếp theo mà không hề lo lắng, vì nó chỉ là một dòng mục trên một chứng từ chuyên nghiệp. Khách hàng không hề chớp mắt. Cô ấy thanh toán đầy đủ hóa đơn. Kể từ đó cô ấy đã đặt tôi ba lần.

Giờ tôi đã tính phí di chuyển trên mọi hóa đơn suốt hơn một năm. Không một khách nào phàn nàn. Không một ai yêu cầu tôi bỏ khoản đó đi. Không một ai từ chối đặt tôi vì nó. Cuộc trò chuyện về phí di chuyển mà tôi từng sợ phải nói ra thực ra không tồn tại, vì tôi không hề trò chuyện gì cả — tôi chỉ đưa cho khách một hóa đơn chuyên nghiệp.

Làm đẹp cho Doanh nghiệp và Sự kiện: Một Thị trường Khác

Khoảng tám tháng sau khi dùng InvoiceFlow, tôi nhận được cuộc gọi từ một điều phối viên sự kiện của một công ty công nghệ ở Austin. Họ tổ chức một sự kiện tri ân nhân viên và muốn có dịch vụ làm đẹp tại chỗ vào buổi chiều — sấy tạo kiểu nhanh và trang điểm dặm cho khoảng 20 nhân viên muốn trông thật rạng rỡ trước buổi tiệc tối.

Đây là một kiểu khách hoàn toàn khác so với mảng cưới của tôi. Khách doanh nghiệp có các yêu cầu về thủ tục mua sắm. Họ cần một tên doanh nghiệp, chứ không phải một tài khoản chuyển khoản cá nhân. Họ cần một số hóa đơn. Họ muốn thanh toán theo kỳ hạn — net 15 hoặc net 30 — chứ không qua ứng dụng thanh toán di động.

InvoiceFlow cho phép tôi gửi cho họ đúng thứ họ cần. Tôi gửi một hóa đơn chính thức: Dịch vụ Làm đẹp Tại chỗ — Sự kiện Tri ân Doanh nghiệp, 4 giờ: 6.400.000đ; Phí Dựng đồ và Bộ dụng cụ: 750.000đ; Di chuyển Tận nơi: 280.000đ. Tổng cộng: 7.430.000đ. Số hóa đơn. Thông tin doanh nghiệp của tôi. Điều khoản thanh toán: Net 15.

Họ thanh toán vào ngày thứ 12. Họ mời tôi quay lại cho tiệc cuối năm ba tháng sau đó. Kể từ đó họ đã giới thiệu tôi cho hai công ty khác tổ chức những sự kiện tương tự.

Tôi đã không có được những lời giới thiệu ấy nếu cố quản lý một hóa đơn doanh nghiệp qua ứng dụng chuyển khoản cá nhân. Chứng từ chuyên nghiệp là một phần khiến tôi trở thành một nhà cung cấp đáng tin cậy trong mắt họ.

Bán Sản phẩm tại Địa điểm của Khách

Một điều tôi không lường trước khi bắt đầu dùng InvoiceFlow là nó hữu ích đến thế nào cho việc theo dõi bán sản phẩm. Tôi mang theo một lượng nhỏ hàng bán lẻ: sản phẩm tạo kiểu tóc, vài món chăm sóc móng, sản phẩm cho môi. Chúng luôn là món thêm vào tùy hứng — khách thích thứ tôi dùng và đôi khi mua. Trước đây tôi chỉ thu tiền mặt hoặc chuyển khoản cho sản phẩm và theo dõi nó… thật ra là chẳng theo dõi gì cả.

Giờ khi một khách muốn mua thứ gì đó, tôi thêm nó thành một dòng mục trên hóa đơn dịch vụ của họ: Xịt dưỡng nhiệt GHD: 240.000đ; Sơn phủ gel OPI: 160.000đ. Nó được ghi lại. Nó nằm trên cùng một hóa đơn chuyên nghiệp với dịch vụ của họ. Thu nhập bán sản phẩm của tôi được theo dõi trong phần phân tích.

Vào cuối năm, lần đầu tiên tôi thấy được mình tạo ra bao nhiêu doanh thu từ sản phẩm. Nó nhiều hơn tôi tưởng. Giờ nó là một phần được cân nhắc trong công việc kinh doanh của tôi, chứ không còn là một giao dịch phụ không chính thức.

Cơ sở của Tôi Bây giờ Trông Ra sao

Sau ba năm, cơ sở làm đẹp lưu động của tôi chuyên nghiệp từ buổi tư vấn đầu tiên cho đến hóa đơn cuối cùng. Mỗi buổi tư vấn cưới đều kết thúc bằng một hóa đơn đặt cọc được gửi đi. Mỗi buổi đặt nhóm đều có một hóa đơn chi tiết từng khoản. Mỗi công việc đều bao gồm một khoản phí di chuyển. Mỗi khách doanh nghiệp đều nhận được một hóa đơn chính thức đáp ứng yêu cầu mua sắm của họ. Mỗi lần bán sản phẩm đều được ghi lại.

Dòng tiền của tôi có thể dự đoán được. Tôi biết khách nào còn số dư chưa thanh toán. Tôi biết thu nhập của mình trông ra sao theo từng loại dịch vụ. Tôi biết những tháng bận rộn nhất và những tháng vắng nhất. Tôi biết doanh thu của mình so với cùng kỳ năm ngoái thế nào.

Không điều gì trong số này có thể làm được khi tôi còn lập hóa đơn qua WhatsApp và hy vọng vào điều tốt nhất.

Với bất kỳ ai đang điều hành một cơ sở làm đẹp lưu động mà vẫn quản lý việc đặt lịch một cách không chính thức: cuộc trò chuyện mà bạn sợ phải nói ra về việc lập hóa đơn đặt cọc, về phí di chuyển, về hóa đơn chuyên nghiệp — cuộc trò chuyện đó không diễn ra theo cách bạn tưởng tượng đâu. Những khách sẽ làm việc với bạn một cách chuyên nghiệp sẽ đáp lại việc lập hóa đơn chuyên nghiệp một cách chuyên nghiệp. Những người phản ứng với một hóa đơn đặt cọc hợp lý hay một khoản phí di chuyển được ghi rõ đang giúp bạn tránh khỏi một cuộc trò chuyện khó khăn hơn về sau.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng danh mục dịch vụ của bạn. Thiết lập mức phí di chuyển. Gửi hóa đơn đặt cọc đầu tiên tại buổi tư vấn tiếp theo. Rồi xem điều gì sẽ xảy ra.

Jade Thompson đã điều hành cơ sở làm đẹp lưu động của mình ở Austin, Texas trong ba năm. Cô chuyên về các buổi sáng cưới, sự kiện doanh nghiệp và dịch vụ tận nơi cho đám cưới và các buổi lễ riêng tư.