InvoiceFlow cho thợ lắp đặt an ninh gia đình: Bảo vệ ngôi nhà và bảo vệ doanh thu của bạn

Vì sao công ty an ninh gia đình cần lập hóa đơn chuyên nghiệp

Lắp đặt an ninh gia đình là một ngành đang phát triển với mô hình hai dòng doanh thu rất phù hợp với InvoiceFlow: các dự án lắp đặt một lần và phí giám sát hằng tháng định kỳ. Mảng lắp đặt liên quan đến lượng thiết bị đáng kể (camera, cảm biến, tủ trung tâm, khóa, dây cáp) cùng nhân công. Mảng giám sát là mô hình thuê bao, được hưởng lợi từ việc lập hóa đơn hằng tháng tự động.

Khách hàng an ninh thương mại — doanh nghiệp, văn phòng, nhà kho — có những yêu cầu mua sắm khiến việc lập hóa đơn không chính thức trở nên bất cập. Họ cần hóa đơn chính thức có ghi số sê-ri thiết bị, điều khoản bảo hành và thỏa thuận mức dịch vụ được lập thành văn bản.

Những khó khăn chính của thợ lắp đặt an ninh

• Phí giám sát hằng tháng lập thủ công — dễ sai sót và tốn thời gian
• Chi phí thiết bị không được ghi rõ ràng — khách hàng thắc mắc về giá
• Khách thương mại đòi hóa đơn chính thức đáp ứng chuẩn mua sắm của họ
• Không có chứng từ bảo hành cho thiết bị đã lắp đặt
• Không nhất quán yêu cầu đặt cọc lắp đặt — rủi ro dòng tiền
• Tính công cho các cuộc gọi dịch vụ khắc phục sự cố, sửa chữa tách biệt khỏi lắp đặt

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Hóa đơn lắp đặt gồm thiết bị + nhân công

“Camera Hikvision 4K × 4: 1.060K”, “Đầu ghi NVR 8 kênh: 380K”, “Cáp CAT6 — 60m: 85K”, “Tủ trung tâm — DSC PowerSeries: 220K”, “Cảm biến chuyển động × 6: 144K”, “Nhân công lắp đặt — 8 giờ × 95K/giờ: 760K”. Hóa đơn thiết bị và nhân công đầy đủ, minh bạch, giúp lý giải khoản đầu tư cho chủ nhà.

Hóa đơn định kỳ cho phí giám sát hằng tháng

Thiết lập cho mỗi khách hàng giám sát một hóa đơn định kỳ hằng tháng cho phí giám sát của họ. InvoiceFlow tự động tạo hóa đơn. Bạn duyệt và gửi theo lô. 100 khách giám sát được lập hóa đơn trong một lần ngồi, tự động.

Ghi chép số sê-ri thiết bị

Sử dụng các trường tùy chỉnh của InvoiceFlow để ghi số sê-ri camera, mã số model tủ trung tâm và phiên bản firmware ngay trên hóa đơn lắp đặt. Điều này tạo nên căn cứ bảo hành và hồ sơ dịch vụ. Khi một camera hỏng trong thời gian bảo hành, hóa đơn chính là bằng chứng mua hàng và ngày lắp đặt.

Hóa đơn cho khách thương mại

Các doanh nghiệp lắp đặt hệ thống an ninh mong đợi hóa đơn chính thức có mã tham chiếu dự án, ghi chú chứng từ bảo hiểm và điều khoản thỏa thuận mức dịch vụ. Mẫu Professional của InvoiceFlow với các trường tùy chỉnh cho mã dự án và địa chỉ công trình đáp ứng được các yêu cầu đó.

Lập hóa đơn dịch vụ và bảo trì

Khi một khách giám sát gọi yêu cầu thăm dịch vụ (thay cảm biến, chỉnh camera, cập nhật hệ thống), hãy tạo một hóa đơn dịch vụ từ hồ sơ khách hàng của họ. Toàn bộ lịch sử dịch vụ liên kết với cùng một hồ sơ khách hàng.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

1. Ký hợp đồng lắp đặt: Xuất hóa đơn đặt cọc (thường là 50%).

2. Hoàn thành lắp đặt: Xuất hóa đơn cuối cùng với danh sách thiết bị đầy đủ và nhân công. Số sê-ri thiết bị nằm trong các trường tùy chỉnh.

3. Bắt đầu giám sát: Thiết lập hóa đơn giám sát định kỳ hằng tháng. Hóa đơn tự động tạo mỗi tháng.

4. Cuộc gọi dịch vụ: Tạo hóa đơn dịch vụ từ hồ sơ khách hàng. Phụ tùng và nhân công. Gửi trước khi rời đi.

5. Khách thương mại: Thêm mã tham chiếu dự án, địa chỉ công trình, điều khoản SLA.

Những tính năng giá trị nhất cho thợ lắp đặt an ninh

1. Hóa đơn định kỳ — Tự động hóa phí giám sát hằng tháng
2. Ghi chép thiết bị — Số sê-ri và bảo hành qua các trường tùy chỉnh
3. Hóa đơn lắp đặt — Minh bạch toàn bộ thiết bị và nhân công
4. Hóa đơn đặt cọc — Bảo vệ dòng tiền cho các dự án lắp đặt lớn
5. Lịch sử khách hàng — Mọi hóa đơn, lần lắp đặt và cuộc gọi dịch vụ theo từng khách
6. Phân tích — Tách biệt doanh thu giám sát và doanh thu lắp đặt

Ví dụ thực tế: SecureHome Systems tự động hóa việc lập hóa đơn giám sát

SecureHome có 85 khách giám sát hằng tháng cộng thêm 4-6 lượt lắp đặt mới mỗi tháng. Việc lập hóa đơn giám sát trước đây làm thủ công — tốn 4 giờ mỗi tháng. Với InvoiceFlow, cả 85 hóa đơn giám sát tự động tạo. Chủ doanh nghiệp duyệt và gửi trong 30 phút. Hóa đơn lắp đặt chi tiết và minh bạch. Số sê-ri thiết bị được ghi lại trên mọi hóa đơn. Những cuộc gọi “camera của tôi bị hỏng” được giải quyết bằng cách tra cứu lại hóa đơn lắp đặt gốc kèm thông tin bảo hành.

Bắt đầu ngay

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Dựng thư viện thiết bị an ninh của bạn. Thiết lập những khách giám sát đầu tiên dưới dạng hóa đơn định kỳ và chạy việc lập hóa đơn giám sát tự động ngay từ tháng này.