InvoiceFlow pro střihače videa: Profesionální fakturace pro lidi za každým snímkem

Proč střihači videa potřebují chytřejší fakturační systém

Střih videa je náročný na projekty, náročný na revize a často probíhá na dálku — což z fakturace dělá neustálý zdroj tření mezi střihači a jejich klienty. Pracujete pro produkční společnosti, marketingové agentury, tvůrce obsahu, firemní klienty i dokumentaristy. Každý má jiný rozpočet, jiná očekávání ohledně revizí a jiné platební lhůty.

Váš model účtování je málokdy jednoduchý. Účtujete paušální sazbu za projekt a klient pak požaduje 6 kol revizí nad rámec dohodnutých 2. Přidáte za to poplatek — ale máte písemný záznam o tom, co bylo dohodnuto? Účtujete za minutu finálního videa, za hodinu střihu nebo za projektový milník (hrubý sestřih, jemný sestřih, finální dodání). Přeúčtováváte náklady na software, licence na stock záběry, poplatky za licencování hudby a náklady na cloudové úložiště, které patří klientovi. A pracujete napříč časovými pásmy — tvůrce obsahu v USA, firemní klient ve Velké Británii, produkční dům v Německu — každý očekává faktury ve svém vlastním formátu a měně.

InvoiceFlow přináší profesionální fakturaci do profese, která si ji zaslouží.

Největší bolístky střihačů videa

• Žádná zdokumentovaná dohoda o revizích — klienti požadují víc, vy vyhovíte, a je to zdarma
• Zapomínání účtovat za stock záběry, hudební licence nebo balíčky efektů zakoupené pro projekt
• Vymáhání plateb týdny po dodání finálního souboru — jakmile má klient soubor, nemáte žádnou páku
• Nekonzistentní formáty faktur, které vypadají u každého klienta jinak
• Žádný systém pro sledování, které projekty jsou plně zaplacené a které neuhrazené
• Práce s více klienty ve více zemích bez možnosti řešit rozdíly v měnách a daních
• Žádný systém připomínek — spoléhání na paměť při urgování prošlých faktur

Jak InvoiceFlow tyto výzvy řeší

Struktura faktur podle milníků

Rozdělte videoprojekt na fakturovatelné fáze: poplatek za předprodukci, dodání hrubého sestřihu, dodání jemného sestřihu, finální dodání. Vytvořte samostatné faktury pro každý milník nebo uveďte všechny milníky s množstvím na jedné faktuře. Klienti platí postupně — u každé fáze dodání máte páku. Pokud klient po hrubém sestřihu zmizí, za tuto fázi už máte zaplaceno.

Sledování revizí prostřednictvím smluv

Vytvořte v InvoiceFlow pro každého klienta smlouvu, která specifikuje počet zahrnutých kol revizí. Propojte smlouvu s fakturami projektu. Když klient požaduje 5. revizi, máte podepsaný dokument, na který se můžete odkázat. Použijte vlastní pole na faktuře k poznámce „Kolo revize 3 — dodatečný poplatek”.

Evidence výdajů na stock materiál a licence

Když zakoupíte stock záběry, hudební licenci nebo balíček zvukových efektů pro klientský projekt, vyfotografujte nebo zadejte náklad do sledování výdajů v InvoiceFlow. Označte jej jako fakturovatelný danému klientovi. Na finální faktuře se tyto náklady objeví jako položky automaticky. Vaše marže je chráněná.

Položky se sazbou za minutu i za hodinu

Knihovna produktů v InvoiceFlow podporuje jakoukoli jednotku. Nastavte si „Střih videa — za minutu finálního videa”, „Barevné korekce — za hodinu”, „Pohyblivá grafika — paušál za prvek”. Při fakturaci vyberte z knihovny — popisy a sazby se předvyplní.

Více měn pro mezinárodní klienty

Účtujte klientům v USA v USD, klientům ve Velké Británii v GBP, klientům v EU v EUR — vše z jedné aplikace. Nastavte měnu každého klienta v jeho profilu. Faktury se generují ve správné měně automaticky. Podporováno je více než 150 měn.

Platba před dodáním u velkých projektů

Využijte tok dokumentů v InvoiceFlow: nejprve pošlete nabídku, vezměte zálohu prostřednictvím proforma faktury a poté při dodání vystavte finální fakturu. U projektů s vysokou hodnotou vyžadujte 50 % předem. Označte každou přijatou platbu, jakmile dorazí. Vždy znáte přesný zbývající zůstatek.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

1. Zahájení projektu: Klient schválí nabídku. Vytvořte proforma fakturu na zálohu 50 %. Klient zaplatí — potvrďte v aplikaci. Začněte střihat.

2. Během produkce: Nákup stock záběrů → vyfotografujte účtenku → propojte s klientem jako fakturovatelný výdaj. Hotovo za 30 sekund.

3. Dodání hrubého sestřihu: Vytvořte fakturu za milník hrubého sestřihu. Odešlete. Klient zkontroluje a schválí. Zaznamenejte platbu.

4. Finální dodání: Přidejte zbývající milníky a případné dodatečné poplatky za revize do finální faktury. Odkažte se na smlouvu ohledně počtu revizí. Odešlete.

5. Po dodání: Pokud platba vázne, systém připomínek vás upozorní. Urgujte profesionální zprávou s uvedením přesného čísla faktury a částky.

6. Měsíční přehled: Analytika zobrazuje tržby podle klienta, tržby podle měsíce, zisk vs. výdaje. Zjistíte, kterým klientům se vyplatí dávat přednost.

Nejcennější funkce pro střihače videa

1. Fakturace podle milníků — Dostanete zaplaceno v každé fázi projektu, ne až na konci
2. Smlouvy — Zdokumentujte pravidla pro revize a právně se chraňte
3. Sledování výdajů — Získejte zpět náklady na licence stock materiálu, hudby a efektů
4. Knihovna produktů — Předpřipravte sazby za minutu, za hodinu a za dodávku
5. Více měn — Mezinárodní klienti ve své měně
6. Tok záloh — Proforma faktura pro zálohy předem
7. Připomínky plateb — Automatické urgence prošlých faktur

Reálný příklad: David střihá. InvoiceFlow inkasuje.

David je střihač na volné noze specializující se na firemní a YouTube obsah. Má 6 aktivních klientů měsíčně s průměrnou hodnotou projektu 800 USD. Před InvoiceFlow dodával soubory, posílal faktury jako přílohy e-mailů a čekal. Jeho průměrná doba do zaplacení byla 52 dní. Nyní používá fakturaci podle milníků — 50 % předem, 50 % při dodání. V prvním měsíci používání sledování výdajů získal zpět 340 USD na nákladech za stock záběry a hudební licence. Jeho průměrná doba do zaplacení klesla na 14 dní, protože má páku v každé fázi dodání. Také přestal poskytovat revize zdarma, protože jeho smlouvy jsou propojené s každou fakturou a odkazuje na ně v každé urgenci.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Vytvořte si knihovnu služeb se svými střihačskými sazbami a typy dodávek. Nastavte si první fakturu podle milníků pro svůj další projekt. Dostaňte zaplaceno v každé fázi, ne až na konci.