InvoiceFlow für Ersteller von Online-Kursen: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Das Rechnungssystem für E-Learning-Ersteller, Kursleiter, Kohortenprogramm-Anbieter und Produzenten von Bildungsinhalten

Die Abrechnung von Online-Kursen umfasst die Selbstanmeldung von Verbrauchern, die Lizenzierung von Unternehmensplätzen, institutionelle Verträge und Beratungsaufträge. Jede Abrechnungsart hat andere Felder, andere Zahlungsbedingungen und andere Kundenerwartungen. InvoiceFlow bewältigt sie alle aus einer einzigen Android-App.

Rechnungen für die Kursanmeldung von Verbrauchern

Einzelne Lernende, die nicht direkt über Ihre Plattform bezahlen – Workshop-Teilnehmer, Empfehlungen oder Lernende in Regionen mit Zahlungsproblemen – benötigen eine direkte Rechnung:

“Kursanmeldung – [Name des Lernenden] – [Datum]: Kurs: [Kursname] Format: Online im eigenen Tempo, lebenslanger Zugang Anmeldegebühr: 297,00 € Zugang beginnt: Sofort nach Zahlungsbestätigung Abschlusszertifikat: Verfügbar nach Kursabschluss”

Für Ratenzahlungspläne:

“Kursanmeldung – Ratenzahlungsplan – [Name des Lernenden] – [Datum]: Kurs: [Kursname] Gesamtgebühr: 497,00 € Zahlung 1 von 3 (heute fällig): 166,00 € Zahlung 2 von 3 (fällig in Monat 2): 166,00 € Zahlung 3 von 3 (fällig in Monat 3): 165,00 € Hinweis: Der Kurszugang beginnt mit der ersten Zahlung. Das Zertifikat wird nach vollständiger Zahlung und Abschluss ausgestellt.”

Rechnungen für die Lizenzierung von Unternehmensplätzen

Firmenkunden, die Kurse für die Mitarbeiterschulung lizenzieren, benötigen eine formelle Lieferantenrechnungsdokumentation:

• Unternehmen: [Firmenname]
• Kurs: [Kursname]
• Lizenztyp: Unternehmensplatz-Lizenz, jährlicher Zugang
• Anzahl der Plätze: 40 Mitarbeiter
• Zugangszeitraum: 1. Juli 2026 – 30. Juni 2027
• Satz: 40 Plätze × 160 €/Platz: 6.400,00 €
• Bestellnummer: PO-2026-L&D-0088
• Abschlusszertifikate: Verfügbar für jeden Mitarbeiter nach Kursabschluss
• Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto

Wichtige Felder, die Firmenkunden benötigen:

• Anzahl der Plätze (Anzahl der Lizenzen)
• Zugangszeitraum (Start- und Enddatum)
• Hinweis zum Abschlusszertifikat
• Feld für die Bestellnummer
• Steuernummer / USt-IdNr. des Anbieters
• Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto

Kohortenprogramm-Abrechnung mit Teilzahlung

Betreute Kohortenprogramme mit Live-Sitzungen rechtfertigen Premium-Preise. Nutzen Sie die Teilzahlungsrechnung:

“Unternehmens-Kohortenprogramm – [Firmenname] – [Datum]: Programm: [Programmname] – Unternehmens-Kohorte Format: 8 Wochen, wöchentliche Live-Sitzungen (je 90 Min.), dedizierter Support, Fortschrittsberichte für Führungskräfte Teilnehmer: 20 Mitarbeiter Programmgebühr: 9.000,00 € Anzahlung (40 %, bei Anmeldung fällig): 3.600,00 € Restbetrag (fällig zum Programmstart): 5.400,00 €”

Die Anzahlung sichert den Kohortenplatz. Der zum Programmstart fällige Restbetrag stellt die vollständige Zahlung vor der ersten Woche sicher.

Rechnungen für institutionelle Lizenzen

Universitäten, Behörden und Schulbezirke benötigen ein institutionelles Rechnungsformat mit verlängerten Zahlungszielen:

“Institutionelle Lizenz – [Name der Institution] – [Datum]: Kurspaket: [Kurs A] + [Kurs B] Lizenztyp: Institutionell, unbegrenzte Anmeldungen, jährlicher Zugang Zugangszeitraum: Akademisches Jahr 2026-2027 (1. August – 31. Juli) Jährliche Lizenzgebühr: 12.000,00 € Bestellnummer: PO-UNIV-2026-0342 Zahlungsbedingungen: 45 Tage netto (gemäß institutioneller Beschaffungsrichtlinie) Verlängerung: Jährlich, Vorankündigung von 30 Tagen erforderlich”

Institutionelle Kunden zahlen mit 45 bis 60 Tagen netto. Planen Sie dies in Ihrem Cashflow ein. Die Verträge sind zuverlässig und verlängern sich jährlich.

Beratungsrechnung neben Kurseinnahmen

Die Kurslizenzierung führt oft zu Beratungsanfragen: Lehrplanüberprüfung, individuelle Inhaltserstellung, Trainerschulung. Rechnen Sie Beratung separat ab:

“Beratungsleistungen – [Firmenname] – [Datum]: Leistung: Individuelle Lehrplanüberprüfung und Inhaltsanpassung Umfang: Überprüfung der Materialien, Anpassung von Fallstudien an die Branche des Kunden, Lieferung überarbeiteter Module 8 Stunden × 175 €/Stunde: 1.400,00 € Lieferung: Innerhalb von 14 Werktagen Zahlungsbedingungen: 50 % Anzahlung bei Start, Restbetrag bei Lieferung fällig”

Die Trennung von Beratung und Lizenzierung sorgt für klare Abrechnung – sowohl für Ihre Buchhaltung als auch für die Finanzabteilung des Kunden.

Was InvoiceFlow für Ersteller von Online-Kursen leistet

• Rechnungen für Verbraucheranmeldungen: direkte Abrechnung für Lernende außerhalb Ihrer Plattform
• Ratenzahlungspläne: Aufteilung von Verbraucherkäufen in 2-4 Zahlungen
• Lizenzierung von Unternehmensplätzen: Felder für Bestellnummer, Platzanzahl, Zugangszeitraum, Abschlusszertifikat
• Kohorten-Teilzahlung: Anzahlung + Restbetrag für betreute Programme
• Institutionelle Rechnungen: Zahlungsbedingungen 45/60 Tage netto, Hinweise zur jährlichen Verlängerung
• Beratungsabrechnung: Stunden- oder Projektsatz neben der Kurslizenzierung
• Zahlungsverfolgung: Ausstehende Beträge nach Kundentyp einsehen

Erste Schritte

1. Legen Sie Ihre Verbraucher-Anmeldepreise und die Preisstaffeln für die Lizenzierung von Unternehmensplätzen fest
2. Erstellen Sie eine Vorlage für Unternehmenslizenzrechnungen mit Feldern für Bestellnummer, Platzanzahl, Zugangszeitraum und Hinweis zum Abschlusszertifikat
3. Erstellen Sie eine Kohortenprogramm-Rechnung mit Teilzahlung (Anzahlung + Restbetrag bei Programmstart)
4. Richten Sie eine Vorlage für institutionelle Rechnungen mit Zahlungsbedingungen von 45 Tagen netto und Verlängerungsdokumentation ein
5. Fügen Sie Ihrem Katalog Beratungssätze hinzu, wenn Sie Lehrplan- oder Inhaltsdienstleistungen anbieten

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Ihre Unternehmenslizenzsätze getrennt von Ihren Verbraucherpreisen. Senden Sie das Rechnungsformat, das Firmen- und institutionelle Kunden tatsächlich verarbeiten können.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Rechnungs-App für Android, entwickelt für selbstständige Fachkräfte und Kleinunternehmer.