InvoiceFlow cho người tạo khóa học trực tuyến: Hướng dẫn lập hóa đơn toàn diện

Hệ thống lập hóa đơn được xây dựng cho người tạo nội dung e-learning, giảng viên khóa học, người tổ chức chương trình cohort và nhà sản xuất nội dung giáo dục

Lập hóa đơn khóa học trực tuyến trải rộng từ đăng ký tự nguyện của người dùng cá nhân, cấp phép suất cho doanh nghiệp, hợp đồng với tổ chức, đến các dự án tư vấn. Mỗi loại hóa đơn có các trường khác nhau, điều khoản thanh toán khác nhau và kỳ vọng của khách hàng khác nhau. InvoiceFlow xử lý tất cả từ một ứng dụng Android duy nhất.

Hóa đơn đăng ký khóa học của người dùng cá nhân

Những học viên cá nhân không thanh toán trực tiếp qua nền tảng của bạn — người tham dự hội thảo, khách được giới thiệu, hoặc học viên ở những khu vực gặp trục trặc thanh toán — cần một hóa đơn trực tiếp:

“Đăng ký khóa học — [Tên học viên] — [Ngày]: Khóa học: [Tên khóa học] Hình thức: Học trực tuyến theo nhịp độ riêng, truy cập trọn đời Phí đăng ký: 297,00 $ Bắt đầu truy cập: Ngay khi xác nhận thanh toán Chứng nhận hoàn thành: Cấp khi hoàn thành khóa học”

Với hình thức trả góp:

“Đăng ký khóa học — Trả góp — [Tên học viên] — [Ngày]: Khóa học: [Tên khóa học] Tổng phí: 497,00 $ Đợt 1/3 (đến hạn hôm nay): 166,00 $ Đợt 2/3 (đến hạn Tháng 2): 166,00 $ Đợt 3/3 (đến hạn Tháng 3): 165,00 $ Lưu ý: Truy cập khóa học bắt đầu từ lần thanh toán đầu tiên. Chứng nhận cấp khi thanh toán đầy đủ và hoàn thành.”

Hóa đơn cấp phép suất cho doanh nghiệp

Khách hàng doanh nghiệp cấp phép khóa học để đào tạo nhân viên cần tài liệu hóa đơn nhà cung cấp chính thức:

• Công ty: [Tên công ty]
• Khóa học: [Tên khóa học]
• Loại cấp phép: Cấp phép suất doanh nghiệp, truy cập theo năm
• Số suất: 40 nhân viên
• Thời hạn truy cập: 1/7/2026 – 30/6/2027
• Đơn giá: 40 suất × 160 $/suất: 6.400,00 $
• Số PO: PO-2026-L&D-0088
• Chứng nhận hoàn thành: Cấp cho từng nhân viên khi hoàn thành khóa học
• Điều khoản thanh toán: Net-30

Các trường then chốt mà khách hàng doanh nghiệp yêu cầu:

• Số suất (số lượng giấy phép)
• Thời hạn truy cập (ngày bắt đầu và ngày kết thúc)
• Ghi chú chứng nhận hoàn thành
• Trường số PO
• Mã số thuế nhà cung cấp / tham chiếu W-9 (tại Việt Nam là MST)
• Điều khoản thanh toán Net-30

Lập hóa đơn chương trình cohort với thanh toán chia đợt

Các chương trình cohort có hướng dẫn với buổi học trực tiếp thường có mức giá cao cấp. Hãy dùng hóa đơn thanh toán chia đợt:

“Chương trình cohort doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]: Chương trình: [Tên chương trình] — Cohort doanh nghiệp Hình thức: 8 tuần, buổi trực tiếp hằng tuần (90 phút mỗi buổi), hỗ trợ riêng, báo cáo tiến độ cho quản lý Người tham gia: 20 nhân viên Phí chương trình: 9.000,00 $ Đặt cọc (40%, đến hạn khi đăng ký): 3.600,00 $ Số còn lại (đến hạn ngày khai giảng): 5.400,00 $”

Khoản đặt cọc giữ chỗ trong cohort. Số còn lại đến hạn vào ngày khai giảng đảm bảo thanh toán đầy đủ trước tuần đầu tiên.

Hóa đơn cấp phép cho tổ chức

Trường đại học, cơ quan nhà nước và các sở giáo dục cần định dạng hóa đơn dành cho tổ chức với điều khoản thanh toán kéo dài:

“Cấp phép tổ chức — [Tên tổ chức] — [Ngày]: Gói khóa học: [Khóa A] + [Khóa B] Loại cấp phép: Tổ chức, số lượng đăng ký không giới hạn, truy cập theo năm Thời hạn truy cập: Năm học 2026-2027 (1/8 – 31/7) Phí cấp phép hằng năm: 12.000,00 $ Số PO: PO-UNIV-2026-0342 Điều khoản thanh toán: Net-45 (theo chính sách mua sắm của tổ chức) Gia hạn: Hằng năm, cần thông báo trước 30 ngày”

Khách hàng là tổ chức thanh toán Net-45 đến Net-60. Hãy tính đến điều này trong dòng tiền. Các hợp đồng này đáng tin cậy và gia hạn hằng năm.

Hóa đơn tư vấn song song với doanh thu khóa học

Cấp phép khóa học thường dẫn đến các yêu cầu tư vấn: rà soát chương trình học, phát triển nội dung tùy chỉnh, đào tạo người hướng dẫn. Hãy lập hóa đơn tư vấn riêng:

“Dịch vụ tư vấn — [Tên công ty] — [Ngày]: Dịch vụ: Rà soát chương trình học tùy chỉnh và điều chỉnh nội dung Phạm vi: Rà soát tài liệu, điều chỉnh case study cho ngành của khách, bàn giao các module đã sửa 8 giờ × 175 $/giờ: 1.400,00 $ Bàn giao: Trong vòng 14 ngày làm việc Điều khoản thanh toán: Đặt cọc 50% khi bắt đầu, số còn lại khi bàn giao”

Tách tư vấn khỏi cấp phép giúp việc lập hóa đơn rõ ràng cho cả kế toán của bạn lẫn bộ phận tài chính của khách hàng.

InvoiceFlow làm được gì cho người tạo khóa học trực tuyến

• Hóa đơn đăng ký cá nhân: lập hóa đơn trực tiếp cho học viên ngoài nền tảng của bạn
• Trả góp: chia đơn mua của cá nhân thành 2-4 đợt thanh toán
• Cấp phép suất doanh nghiệp: trường số PO, số suất, thời hạn truy cập, chứng nhận hoàn thành
• Cohort thanh toán chia đợt: đặt cọc + số còn lại cho các chương trình có hướng dẫn
• Hóa đơn tổ chức: điều khoản net-45/net-60, ghi chú gia hạn hằng năm
• Lập hóa đơn tư vấn: theo giờ hoặc theo dự án song song với cấp phép khóa học
• Theo dõi thanh toán: xem công nợ tồn đọng theo từng nhóm khách hàng

Bắt đầu

1. Xác định giá đăng ký cho người dùng cá nhân và các bậc giá cấp phép suất doanh nghiệp
2. Xây dựng mẫu hóa đơn cấp phép doanh nghiệp với trường PO, số suất, thời hạn truy cập, ghi chú chứng nhận hoàn thành
3. Tạo hóa đơn chương trình cohort với thanh toán chia đợt (đặt cọc + số còn lại khi khai giảng)
4. Thiết lập mẫu hóa đơn tổ chức với điều khoản net-45 và tài liệu gia hạn
5. Thêm mức giá dịch vụ tư vấn vào danh mục nếu bạn cung cấp dịch vụ về chương trình học hoặc nội dung

Tải InvoiceFlow. Xây dựng bảng giá cấp phép doanh nghiệp tách biệt với giá dành cho người dùng cá nhân. Gửi định dạng hóa đơn mà khách hàng doanh nghiệp và tổ chức thực sự có thể xử lý.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn miễn phí cho Android, được thiết kế cho các chuyên gia độc lập và chủ doanh nghiệp nhỏ.