InvoiceFlow för rekryteringsbyråer: professionell fakturering för talangproffs

Varför rekryteringsbyråer behöver professionell fakturering

Fristående rekryterare och små rekryteringsbyråer verkar i en högvärdig, prestationsdriven bransch. Placeringsarvoden på 15–25 % av årslönen för roller med löner på 600 000–2 000 000 kr innebär att enskilda fakturor ofta motsvarar transaktioner på 100 000 till 500 000 kr. Den nivån av ekonomisk dokumentation kräver professionell fakturering.

Rekryteringsbyråer hanterar också komplexa faktureringsscenarier: retained-uppdrag med förskottsarvoden, contingency-placeringar som faktureras vid tillträdesdatum, bemanning med veckovis tidrapportsfakturering och företagskonton med volymrabatt och särskild prissättning. Varje modell behöver lämplig dokumentation.

Vanliga problem för rekryteringsbyråer

Placeringsfakturor utan tydlig dokumentation av garantiperiod
Arvoden för retained-uppdrag utan strukturerat faktureringsschema
Veckovis bemanningsfakturering utan automatiserad fakturering
Företagskunder som kräver fakturor med referenser till rekryterande chef och positionskoder
Ingen systematisk intäktsspårning över flera placeringar per månad
Spårning av garantiperiod — om en placerad kandidat slutar gäller ersättning eller återbetalning

Så löser InvoiceFlow det

Fakturering av tillsvidareplaceringar

När en kandidat placeras skapar du omedelbart en detaljerad placeringsfaktura: “Tillsvidareplacering — Marknadschef, Acme Corp — Tillträdesdatum: 1 maj 2026 — Lön: 850 000 kr — Arvode: 22 %: 187 000 kr.” Inkludera kandidatens tillträdesdatum, rolltitel och garantiperiod. Dokumentera placeringen fullständigt i det ögonblick den sker.

Invoice Flow app fakturaredigerare för en rekryterare — en placeringsavgift på 22 % för fast anställning med kandidatens startdatum, lön och en 90-dagars garantiperiod i anpassade fält — Placeringsavgiften med startdatum, lön och 90-dagarsgarantin — dokumenterad i samma stund det sker.

Fakturering av retained-uppdrag

För retained-uppdrag fakturerar du i tre delar: “Retained-uppdrag — VP Engineering — Uppstartsarvode (1/3): 100 000 kr.” Sedan vid kandidatlista: “Retained-uppdrag — Kandidatlista levererad — Delbetalning (1/3): 100 000 kr.” Sedan vid placering: “Retained-uppdrag — Placering — Slutbetalning (1/3): 100 000 kr.” Professionell delbetalningsfakturering för ett komplext uppdrag.

Invoice Flow app dokument för en rekryteringsbyrå — ett arvode för fast placering, en delbetalning för retained search, en veckovis faktura för bemanning och betalt arbete — Fasta arvoden, retained-delbetalningar, veckovis bemanningsfakturering — varje modell på en skärm.

Veckovis bemanningsfakturering

För bemanningsplaceringar skapar du återkommande veckofakturor för varje konsult: “Bemanning — Registerspecialist (Jane Smith) — Vecka 28 april — 40 timmar × 450 kr/tim: 18 000 kr.” Veckovis fakturering med tidrapportsreferens. Företagskunder hanterar dessa genom sitt system för leverantörsbetalningar.

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en rekryterare — en veckovis faktura för bemanning av lagermedarbetare per timme — Bemanningsdisken fakturerar sig själv veckovis — timmar in, faktura ut, ingen manuell återskapning.

Fakturering av företagskonton med volym

För företagskunder med flera samtidiga anställningar konsoliderar du faktureringen: en månadsfaktura som täcker alla aktiva sökuppdrag, placeringar och bemanningsfaktureringar för perioden. Ett professionellt konsoliderat underlag som deras inköpsteam kan matcha mot budgeten.

Spårning av garantiperiod

Dokumentera garantiperioder på placeringsfakturor. Om en placerad kandidat slutar inom garantiperioden har du tydlig dokumentation av garantivillkoren för lösning kring ersättning eller återbetalning.

Ditt arbetsflöde med InvoiceFlow

Tillsvidareplacering: Faktura skapas vid kandidatens tillträdesdatum. Garantiperiod dokumenterad. Skickas till den rekryterande chefens faktureringskontakt.
Retained-uppdrag: Tre fakturor vid delmål. Varje kopplad till en leverans. Betalningen följer framstegen.
Bemanning: Återkommande veckofaktura per konsult. Tidrapportsreferens inkluderad.
Företagskonto: Månatligt konsoliderat underlag som täcker all aktivitet. Professionell kontohantering.
Månatlig genomgång: Analysen visar totala placeringsarvoden, bemanningsfakturering och retained-arvoden. Tydlig verksamhetsprestation.

De mest värdefulla funktionerna för rekryteringsbyråer

Anpassade fält — Kandidatnamn, rolltitel, lön, tillträdesdatum, garantiperiod
Betalningsschema — Delfakturering av retained-uppdrag
Återkommande fakturor — Veckovis bemanningsfakturering
Kundprofiler — Hantering av företagskonton
Analys — Placeringsarvoden per kund och månad
Professionella PDF-mallar — Lämpliga för högvärdiga affärstransaktioner

Verkligt exempel: Summit Recruitment fakturerar sina företagskonton professionellt

Summit Recruitment är en tvåpersonersbyrå specialiserad på teknikplaceringar. Före InvoiceFlow fakturerade de i Excel efter varje placering — en process som tog 30–45 minuter per faktura och ibland försenade faktureringen med dagar. På en placeringsfaktura på 250 000 kr innebär en 5 dagars faktureringsförsening en betydande påverkan på kassaflödet. Nu faktureras placeringar samma dag. Retained-uppdrag faktureras enligt delmålsschemat från dag ett. Deras största företagskund (6 placeringar per år) får professionella fakturor som matchar deras inköpsstandard.

Kom igång

Ladda ner InvoiceFlow gratis på Android. Ställ in dina arvodesstrukturer och tjänstekatalog för placeringar. Utfärda din nästa placeringsfaktura inom timmar efter kandidatens tillträde — inte dagar.