Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Från contingency-rekrytering till retained-uppdrag: hur min fakturering förändrade allt

Av Vanessa Moore, ägare av rekryteringsbyrå — Minneapolis, MN

Jag startade Pinnacle Search 2017 med ett skrivbord, en rekryteringsdatabas och en modell baserad enbart på contingency. Contingency-rekrytering är den vanliga ingången för fristående rekryterare: du driver sökningen, tillsätter tjänsten, får betalt. Om du inte tillsätter den — av vilket skäl som helst — får du ingenting. Det är högriskbaserat, med hög volym och strukturellt ofördelaktigt för rekryteraren.

I contingency-rekrytering gav jag i praktiken kunderna en gratis option: de kunde arbeta med mig, flera andra byråer och sitt interna talangteam samtidigt. Den första som placerar en kandidat vinner. De övriga får bära sin tid och kostnad.

Vid 2021 hade jag placerat 84 kandidater, byggt en gedigen kundstock och överlevt ett riktigt uselt år med anställningsstopp under pandemin. Jag hade också, enligt min beräkning, lagt cirka 2 300 timmar på sökningar som aldrig ledde till en placering — sökningar som stoppades av anställningsstopp, interna befordringar, ändrad omfattning eller kunder som till slut anställde någon de själva hittade via LinkedIn.

2 300 timmar. Noll intäkter.

Jag byggde om verksamheten kring retained-uppdrag. Faktureringsmodellen förändrade allt.

Retained-modellen

Retained-uppdrag innebär att kunden betalar en del av arvodet i förskott, innan sökningen börjar. Den standardmässiga retained-strukturen är i tredjedelar:

Uppstartsarvodet ersätter det faktiska arbetet med att driva en sökning, oavsett utfall. Detta är den strukturella skillnaden från contingency: jag ersätts för expertisen och arbetet, inte bara för turen att göra en placering i en konkurrensutsatt miljö.

Jag behöll en contingency-option för kunder som inte vill binda sig till retained — men jag tar ut ett premiumpris för det och hanterar det som en sekundär prioritet.

Fakturastrukturen för retained-uppdrag

Invoice Flow app fakturaredigerare för en rekryterare — en placeringsavgift på 22 % för fast anställning med kandidatens startdatum, lön och en 90-dagars garantiperiod i anpassade fält
Placeringsavgiften med startdatum, lön och 90-dagarsgarantin — dokumenterad i samma stund det sker.

Retained-uppdrag uppstart — [Företagsnamn] — [Datum]:

Hela arvodesstrukturen — alla tre tredjedelar — visas på den första fakturan. Kunden ser det totala åtagandet innan uppdraget börjar. Inga överraskningar vid slutkandidatspresentation eller placering.

Den andra och tredje fakturan

Retained-uppdrag — Slutkandidatspresentation — [Företagsnamn] — [Datum]:

Retained-uppdrag — Placering — [Företagsnamn] — [Datum]:

Varje faktura hänvisar till sökningen och håller reda på det löpande totalbeloppet. Ingen räkning krävs av kunden.

Contingency-placeringsfakturor

Invoice Flow app dokument för en rekryteringsbyrå — ett arvode för fast placering, en delbetalning för retained search, en veckovis faktura för bemanning och betalt arbete
Fasta arvoden, retained-delbetalningar, veckovis bemanningsfakturering — varje modell på en skärm.

För contingency-placeringar faktureras hela arvodet på tillträdesdatumet:

Contingency-placering — [Företagsnamn] — [Datum]:

Garantiberäkningen på fakturan förhindrar tvister om hur en återbetalning beräknas om garantin utlöses.

Fakturor för bemanning och konsultuppdrag

För bemannings- och konsultplaceringar fakturerar jag veckovis med påläggsberäkningen dokumenterad:

Konsultbemanning — [Företagsnamn] — Vecka [Datum]:

Veckofakturor med påläggsberäkningen synlig — kunderna vet alltid exakt vad pålägget är. Transparens bygger förtroende; dolda pålägg bygger misstänksamhet.

Fakturor för retained-företagskunder med fält för inköpsordernummer

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en rekryterare — en veckovis faktura för bemanning av lagermedarbetare per timme
Bemanningsdisken fakturerar sig själv veckovis — timmar in, faktura ut, ingen manuell återskapning.

Stora enterprise-kunder har inköpskrav:

Executive Search — [Företagsnamn] — [Datum]:

Verksamheten fem år efter övergången till retained

Nuvarande verksamhet:

De 2 300 oersatta timmarna från mina contingency-år representerar en permanent kostnad som jag absorberade i utbyte mot en kundstock och en marknadsposition. Retained-modellen innebär att varje sökning jag driver nu antingen resulterar i betalning eller en ersättningsgaranti — aldrig noll.

Vad InvoiceFlow gör för rekryteringsbyråer

Rekryteringsfakturering omfattar retained-uppdragens tredelade delfakturor, contingency-placeringsfakturor med garantiberäkning, veckovisa konsultbemanningsfakturor med påläggsdokumentation och enterprise-fält för inköpsorder. InvoiceFlow hanterar allt detta från en enda Android-app.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg trefakturamallen för retained-uppdrag. Lägg till garantiberäkningen på contingency-placeringsfakturor. Dokumentera pålägget på konsultbemanningsfakturor. Faktureringsstrukturen för en retained-byrå är disciplinerad fakturering — och InvoiceFlow gör den praktisk.

Vanessa Moore är ägare av Pinnacle Search i Minneapolis, Minnesota, och erbjuder executive retained search, professionell contingency-rekrytering och konsultbemanning för roller inom teknik, verksamhet och ekonomi.