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Von Contingency-Recruiting zu Retained Search: Wie meine Abrechnung alles veränderte

Von Vanessa Moore, Inhaberin einer Personalvermittlung — Minneapolis, MN

Ich gründete Pinnacle Search 2017 mit einem Schreibtisch, einer Recruiting-Datenbank und einem reinen Contingency-Modell. Contingency-Recruiting ist der übliche Einstieg für selbstständige Recruiter: Man bearbeitet die Suche, besetzt die Position, wird bezahlt. Besetzt man sie nicht — aus welchem Grund auch immer — bekommt man nichts. Es ist risikoreich, volumenintensiv und strukturell nachteilig für den Recruiter.

Beim Contingency-Recruiting gab ich den Kunden im Grunde eine kostenlose Option: Sie konnten mit mir, mehreren anderen Agenturen und ihrem internen Talent-Team gleichzeitig arbeiten. Wer zuerst einen Kandidaten vermittelt, gewinnt. Die anderen tragen ihre Zeit und Kosten selbst.

Bis 2021 hatte ich 84 Kandidaten vermittelt, einen soliden Kundenstamm aufgebaut und ein wirklich schreckliches Jahr mit pandemiebedingten Einstellungsstopps überstanden. Ich hatte außerdem, nach meiner Berechnung, etwa 2.300 Stunden an Suchen gearbeitet, die nie zu einer Vermittlung führten — Suchen, die durch Einstellungsstopps, interne Beförderungen, Änderungen des Umfangs oder Kunden, die letztlich jemanden über LinkedIn fanden, beendet wurden.

2.300 Stunden. Null Umsatz.

Ich baute die Praxis rund um Retained Search neu auf. Das Abrechnungsmodell veränderte alles.

Das Retained-Search-Modell

Retained Search bedeutet, dass der Kunde einen Teil des Honorars im Voraus zahlt, bevor die Suche beginnt. Die Standard-Retained-Struktur sind Drittel:

Die Engagement-Gebühr entschädigt für die tatsächliche Arbeit einer Suche, unabhängig vom Ergebnis. Das ist der strukturelle Unterschied zum Contingency-Modell: Ich werde für die Expertise und die Arbeit vergütet, nicht nur für das Glück einer Vermittlung im Wettbewerbsumfeld.

Ich behielt eine Contingency-Option für Kunden, die sich nicht auf Retained festlegen wollen — aber ich berechne dafür einen Aufschlag und behandle sie als nachrangige Priorität.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Personalvermittlers – eine Vermittlungsgebühr von 22 % für eine Festanstellung mit Eintrittsdatum des Kandidaten, Gehalt und einer 90-Tage-Garantiefrist in benutzerdefinierten Feldern
Die Vermittlungsgebühr mit Eintrittsdatum, Gehalt und der 90-Tage-Garantie – dokumentiert in dem Moment, in dem sie entsteht.

Retained Search Engagement — [Firmenname] — [Datum]:

Die vollständige Honorarstruktur — alle drei Drittel — erscheint auf der ersten Rechnung. Der Kunde sieht die gesamte Verpflichtung, bevor die Beauftragung beginnt. Keine Überraschungen bei der Präsentation der Finalisten oder bei der Vermittlung.

Die zweite und dritte Rechnung

Retained Search — Präsentation der Finalisten — [Firmenname] — [Datum]:

Retained Search — Vermittlung — [Firmenname] — [Datum]:

Jede Rechnung verweist auf die Suche und verfolgt die laufende Summe. Keine Rechnerei für den Kunden erforderlich.

Rechnungen für Contingency-Vermittlung

Invoice Flow app Dokumente einer Personalvermittlung — eine Festvermittlungsgebühr, eine Tranche einer beauftragten Suche, eine wöchentliche Zeitarbeitsrechnung und bezahlte Arbeit
Festvermittlungsgebühren, beauftragte Tranchen, wöchentliche Zeitarbeitsabrechnung — jedes Modell auf einem Bildschirm.

Bei Contingency-Vermittlungen wird das volle Honorar zum Eintrittsdatum abgerechnet:

Contingency-Vermittlung — [Firmenname] — [Datum]:

Die Garantieberechnung auf der Rechnung verhindert Streit darüber, wie eine Rückerstattung berechnet wird, falls die Garantie greift.

Rechnungen für Zeitarbeit und Contract Staffing

Bei Zeitarbeits- und Contract-Vermittlungen rechne ich wöchentlich mit dokumentierter Aufschlagsberechnung ab:

Contract Staffing — [Firmenname] — Woche vom [Datum]:

Wöchentliche Rechnungen mit sichtbarer Aufschlagsberechnung — Kunden wissen jederzeit genau, wie hoch der Aufschlag ist. Transparenz schafft Vertrauen; nicht offengelegte Aufschläge schaffen Misstrauen.

Rechnungen für Retained-Firmenkunden mit PO-Feldern

Wiederkehrende Rechnungen eines Personalvermittlers in der Invoice Flow app – eine wöchentliche Rechnung für Zeitarbeit von Lagerkräften nach Stunden
Der Zeitarbeitsbereich rechnet sich wöchentlich selbst ab – Stunden rein, Rechnung raus, keine manuelle Neuerstellung.

Große Enterprise-Kunden haben Einkaufsanforderungen:

Executive Search — [Firmenname] — [Datum]:

Das Unternehmen fünf Jahre nach der Umstellung auf Retained

Aktuelle Praxis:

Die 2.300 unvergüteten Stunden aus meinen Contingency-Jahren stellen dauerhafte Kosten dar, die ich im Austausch für einen Kundenstamm und eine Marktposition getragen habe. Das Retained-Modell bedeutet, dass jede Suche, die ich jetzt durchführe, entweder zu einer Zahlung oder zu einer Ersatzgarantie führt — niemals zu null.

Was InvoiceFlow für Personalvermittlungen leistet

Die Abrechnung im Recruiting umfasst dreiteilige Meilenstein-Rechnungen für Retained Search, Rechnungen für Contingency-Vermittlung mit Garantieberechnung, wöchentliche Contract-Staffing-Rechnungen mit Aufschlagsdokumentation sowie PO-Felder für Enterprise-Kunden. InvoiceFlow deckt all das aus einer einzigen Android-App ab.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Bauen Sie die Drei-Rechnungen-Vorlage für Retained Search auf. Fügen Sie die Garantieberechnung zu Contingency-Vermittlungsrechnungen hinzu. Dokumentieren Sie den Aufschlag auf Contract-Staffing-Rechnungen. Die Abrechnungsstruktur einer Retained-Search-Firma ist disziplinierte Abrechnung — und InvoiceFlow macht sie praktikabel.

Vanessa Moore ist Inhaberin von Pinnacle Search in Minneapolis, Minnesota, und bietet Executive Retained Search, professionelles Contingency-Recruiting und Contract Staffing für Positionen in Technologie, Operations und Finanzen an.