Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Van contingency-recruiting naar retained search: hoe mijn facturatie alles veranderde

Door Vanessa Moore, eigenaar werving- en selectiebureau — Minneapolis, MN

Ik begon Pinnacle Search in 2017 met één bureau, een recruitingdatabase en een puur contingency-model. Contingency-recruiting is het standaard startpunt voor zelfstandige recruiters: je werkt de search, vult de functie in, krijgt betaald. Als je hem niet invult — om welke reden dan ook — krijg je niets. Het is hoogrisico, hoogvolume en structureel nadelig voor de recruiter.

Bij contingency-recruiting gaf ik klanten in wezen een gratis optie: ze konden tegelijkertijd met mij, meerdere andere bureaus en hun interne talentteam werken. De eerste die een kandidaat plaatst, wint. De rest slikt zijn tijd en kosten.

Tegen 2021 had ik 84 kandidaten geplaatst, een solide klantenbestand opgebouwd en een werkelijk verschrikkelijk jaar overleefd tijdens de aanwervingsstops door de pandemie. Ik had ook, volgens mijn berekening, ongeveer 2.300 uur gewerkt aan searches die nooit tot een plaatsing leidden — searches die stukliepen op aanwervingsstops, interne promoties, scopewijzigingen of klanten die uiteindelijk iemand aannamen die ze via LinkedIn hadden gevonden.

2.300 uur. Nul omzet.

Ik bouwde de praktijk opnieuw op rond retained search. Het facturatiemodel veranderde alles.

Het retained-searchmodel

Retained search betekent dat de klant een deel van de vergoeding vooraf betaalt, voordat de search begint. De standaard retained-structuur is in derden:

De engagement fee compenseert het feitelijke werk van het uitvoeren van een search, ongeacht de uitkomst. Dit is het structurele verschil met contingency: ik word gecompenseerd voor de expertise en het werk, niet alleen voor het geluk van een plaatsing in een concurrerende omgeving.

Ik hield een contingency-optie aan voor klanten die zich niet aan retained willen binden — maar ik reken er een premie voor en beheer het als secundaire prioriteit.

Invoice Flow app factuureditor van een recruiter — een plaatsingsfee van 22% voor een vaste aanstelling met startdatum van de kandidaat, salaris en een garantieperiode van 90 dagen in aangepaste velden
De plaatsingsfee met startdatum, salaris en de 90-daagse garantie — gedocumenteerd op het moment dat het gebeurt.

Retained search engagement — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

De volledige vergoedingsstructuur — alle drie de derden — staat op de eerste factuur. De klant ziet de totale verplichting voordat de opdracht begint. Geen verrassingen bij de presentatie van finalisten of de plaatsing.

De tweede en derde factuur

Retained search — Presentatie finalisten — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Retained search — Plaatsing — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Elke factuur verwijst naar de search en houdt het lopende totaal bij. Geen rekenwerk vereist voor de klant.

Facturen voor contingency-plaatsingen

Invoice Flow app documenten van een wervingsbureau — een vergoeding voor vaste plaatsing, een tranche van een retained search, een wekelijkse factuur voor tijdelijke bemensing en betaald werk
Vaste vergoedingen, retained tranches, wekelijkse tijdelijke facturatie — elk model op één scherm.

Voor contingency-plaatsingen wordt de volledige vergoedingsfactuur op de startdatum uitgereikt:

Contingency-plaatsing — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

De garantieberekening op de factuur voorkomt geschillen over hoe een restitutie wordt berekend als de garantie wordt ingeroepen.

Facturen voor uitzend- en contractdetachering

Voor uitzend- en contractplaatsingen factureer ik wekelijks met gedocumenteerde opslagberekening:

Contractdetachering — [Bedrijfsnaam] — Week van [Datum]:

Wekelijkse facturen met zichtbare opslagberekening — klanten weten altijd precies wat de opslag is. Transparantie bouwt vertrouwen op; onthulde opslagen bouwen argwaan op.

Facturen voor zakelijke retained-klanten met po-velden

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een recruiter — een wekelijkse uitzendfactuur voor magazijnmedewerkers per uur
De uitzenddesk factureert zichzelf wekelijks — uren erin, factuur eruit, geen handmatig overtypen.

Grote enterprise-klanten hebben inkoopvereisten:

Executive search — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

De onderneming vijf jaar na de overstap naar retained

Huidige praktijk:

De 2.300 onbetaalde uren uit mijn contingency-jaren vertegenwoordigen een permanente kostenpost die ik heb geslikt in ruil voor een klantenbestand en marktpositie. Het retained-model betekent dat elke search die ik nu uitvoer óf resulteert in betaling óf in een vervangingsgarantie — nooit nul.

Wat InvoiceFlow voor werving- en selectiebureaus doet

Facturatie in de recruiting omvat driedelige mijlpaalfacturen voor retained search, facturen voor contingency-plaatsingen met garantieberekening, wekelijkse facturen voor contractdetachering met opslagdocumentatie, en po-velden voor enterprise-klanten. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app.

Download InvoiceFlow. Bouw het drie-factuursjabloon voor retained search. Voeg de garantieberekening toe aan contingency-plaatsingsfacturen. Documenteer de opslag op contractdetacheringsfacturen. De facturatiestructuur van een retained-searchkantoor is gedisciplineerd factureren — en InvoiceFlow maakt het praktisch uitvoerbaar.

Vanessa Moore is eigenaar van Pinnacle Search in Minneapolis, Minnesota, en levert executive retained search, professionele contingency-recruiting en contractdetachering voor functies in technologie, operations en finance.