Invoice Flow app icon Invoice Flow management Scarica l’app
IT

Dal recruiting a contingency alla ricerca su mandato: come la fatturazione ha cambiato tutto

Di Vanessa Moore, titolare di un’agenzia di recruiting — Minneapolis, MN

Ho avviato Pinnacle Search nel 2017 con una scrivania, un database di recruiting e un modello esclusivamente a contingency. Il recruiting a contingency è il punto di ingresso standard per i recruiter indipendenti: lavori la ricerca, riempi la posizione, vieni pagato. Se non la riempi — per qualsiasi motivo — non prendi nulla. È ad alto rischio, ad alto volume e strutturalmente svantaggioso per il recruiter.

Nel recruiting a contingency stavo essenzialmente dando ai clienti un’opzione gratuita: potevano lavorare con me, con diverse altre agenzie e con il loro team interno di talent acquisition contemporaneamente. Il primo che piazza un candidato vince. Gli altri assorbono il proprio tempo e i propri costi.

Entro il 2021 avevo piazzato 84 candidati, costruito un solido portafoglio clienti ed ero sopravvissuta a un anno davvero terribile durante i blocchi delle assunzioni della pandemia. Avevo anche, secondo i miei calcoli, lavorato circa 2.300 ore su ricerche che non si sono mai concluse con un piazzamento — ricerche annullate da blocchi delle assunzioni, promozioni interne, cambi di scopo o clienti che alla fine hanno assunto qualcuno trovato tramite LinkedIn.

2.300 ore. Zero ricavi.

Ho ricostruito l’attività attorno alla ricerca su mandato. Il modello di fatturazione ha cambiato tutto.

Il modello della ricerca su mandato

La ricerca su mandato significa che il cliente paga una parte del compenso anticipatamente, prima che la ricerca inizi. La struttura standard su mandato è in terzi:

Il compenso di incarico ricompensa il lavoro effettivo di condurre una ricerca, indipendentemente dall’esito. È questa la differenza strutturale rispetto al contingency: vengo ricompensata per la competenza e il lavoro, non solo per la fortuna di un piazzamento in un ambiente competitivo.

Ho mantenuto un’opzione a contingency per i clienti che non vogliono impegnarsi sul mandato — ma applico un premio per essa e la gestisco come priorità secondaria.

La struttura delle fatture della ricerca su mandato

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un recruiter — un onorario di collocamento permanente del 22% con data di inizio del candidato, retribuzione e un periodo di garanzia di 90 giorni nei campi personalizzati
L'onorario di collocamento con data di inizio, retribuzione e la garanzia di 90 giorni — documentato nel momento in cui accade.

Incarico di ricerca su mandato — [Nome azienda] — [Data]:

L’intera struttura del compenso — tutti e tre i terzi — appare sulla prima fattura. Il cliente vede l’impegno totale prima che l’incarico inizi. Nessuna sorpresa alla presentazione dei finalisti o al piazzamento.

La seconda e la terza fattura

Ricerca su mandato — Presentazione finalisti — [Nome azienda] — [Data]:

Ricerca su mandato — Piazzamento — [Nome azienda] — [Data]:

Ogni fattura fa riferimento alla ricerca e tiene traccia del totale progressivo. Nessun calcolo richiesto al cliente.

Fatture per i piazzamenti a contingency

Documenti dell'app Invoice Flow di un'agenzia di recruitment — una commissione per collocamento permanente, una tranche di ricerca su incarico, una fattura settimanale di somministrazione temporanea e lavoro pagato
Commissioni permanenti, tranche su incarico, fatturazione temporanea settimanale — ogni modello in un'unica schermata.

Per i piazzamenti a contingency, il compenso intero viene fatturato alla data di inizio:

Piazzamento a contingency — [Nome azienda] — [Data]:

Il calcolo della garanzia sulla fattura previene contestazioni su come viene calcolato un rimborso se la garanzia viene attivata.

Fatture per staffing temporaneo e a contratto

Per i piazzamenti temporanei e a contratto, fatturo settimanalmente con il calcolo del markup documentato:

Staffing a contratto — [Nome azienda] — Settimana del [Data]:

Fatture settimanali con il calcolo del markup visibile — i clienti sanno sempre esattamente qual è il markup. La trasparenza costruisce fiducia; i markup non dichiarati costruiscono sospetto.

Fatture per clienti aziendali su mandato con campi PO

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un recruiter — una fattura settimanale di somministrazione per addetti al magazzino a ore
Il desk del lavoro temporaneo si fattura da solo ogni settimana — ore dentro, fattura fuori, niente ricostruzione manuale.

I grandi clienti enterprise hanno requisiti di approvvigionamento:

Executive search — [Nome azienda] — [Data]:

L’attività cinque anni dopo il passaggio al mandato

Pratica attuale:

Le 2.300 ore non retribuite dei miei anni a contingency rappresentano un costo permanente che ho assorbito in cambio di un portafoglio clienti e di una posizione di mercato. Il modello su mandato significa che ogni ricerca che conduco ora porta a un pagamento o a una garanzia di sostituzione — mai a zero.

Cosa fa InvoiceFlow per le agenzie di recruiting

La fatturazione del recruiting comporta fatture a tre milestone per le ricerche su mandato, fatture di piazzamento a contingency con calcolo della garanzia, fatture settimanali di staffing a contratto con documentazione del markup e campi PO aziendali. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android.

Scarica InvoiceFlow. Crea il modello a tre fatture della ricerca su mandato. Aggiungi il calcolo della garanzia alle fatture di piazzamento a contingency. Documenta il markup sulle fatture di staffing a contratto. La struttura di fatturazione di una società di ricerca su mandato è una fatturazione disciplinata — e InvoiceFlow la rende pratica.

Vanessa Moore è la titolare di Pinnacle Search a Minneapolis, Minnesota, e offre executive search su mandato, recruiting professionale a contingency e staffing a contratto per ruoli nel settore tecnologico, operations e finance.