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Del reclutamiento por contingencia a la búsqueda retenida: cómo mi facturación lo cambió todo

Por Vanessa Moore, propietaria de agencia de reclutamiento — Minneapolis, MN

Empecé Pinnacle Search en 2017 con un escritorio, una base de datos de reclutamiento y un modelo exclusivamente por contingencia. El reclutamiento por contingencia es el punto de entrada estándar para los reclutadores independientes: trabajas la búsqueda, cubres la posición, cobras. Si no la cubres — por cualquier motivo — no cobras nada. Es de alto riesgo, alto volumen y estructuralmente desfavorable para el reclutador.

En el reclutamiento por contingencia, básicamente le estaba dando a los clientes una opción gratuita: podían trabajar conmigo, con otras varias agencias y con su equipo interno de talento simultáneamente. El primero en colocar a un candidato gana. Los demás absorben su tiempo y su costo.

Para 2021, había colocado a 84 candidatos, construido una sólida cartera de clientes y sobrevivido a un año genuinamente terrible durante los congelamientos de contratación de la pandemia. También había, según mis cálculos, trabajado aproximadamente 2.300 horas en búsquedas que nunca resultaron en una colocación — búsquedas canceladas por congelamientos de contratación, promociones internas, cambios de alcance o clientes que finalmente contrataron a alguien que encontraron por LinkedIn.

2.300 horas. Cero ingresos.

Reconstruí la práctica en torno a la búsqueda retenida. El modelo de facturación lo cambió todo.

El modelo de búsqueda retenida

La búsqueda retenida significa que el cliente paga una parte del honorario por adelantado, antes de que comience la búsqueda. La estructura retenida estándar es en tercios:

El honorario de compromiso compensa el trabajo real de realizar una búsqueda, independientemente del resultado. Esta es la diferencia estructural respecto a la contingencia: se me compensa por la experiencia y el trabajo, no solo por la suerte de una colocación en un entorno competitivo.

Mantuve una opción de contingencia para los clientes que no se comprometen con la búsqueda retenida — pero cobro una prima por ella y la gestiono como una prioridad secundaria.

La estructura de la factura de búsqueda retenida

Editor de facturas de Invoice Flow app de un reclutador: una tarifa de colocación permanente del 22 % con fecha de inicio del candidato, salario y un período de garantía de 90 días en campos personalizados
La tarifa de colocación con fecha de inicio, salario y la garantía de 90 días: documentada en el momento en que ocurre.

Compromiso de búsqueda retenida — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

La estructura completa del honorario — los tres tercios — aparece en la primera factura. El cliente ve el compromiso total antes de que comience el encargo. Sin sorpresas en la presentación de finalistas ni en la colocación.

La segunda y la tercera factura

Búsqueda retenida — Presentación de finalistas — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

Búsqueda retenida — Colocación — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

Cada factura hace referencia a la búsqueda y lleva el seguimiento del total acumulado. El cliente no tiene que hacer ninguna aritmética.

Facturas de colocación por contingencia

Documentos de Invoice Flow app de una agencia de reclutamiento — un honorario de colocación permanente, un tramo de búsqueda retenida, una factura semanal de personal temporal y trabajo pagado
Honorarios permanentes, tramos retenidos, facturación semanal de temporales — cada modelo en una pantalla.

Para las colocaciones por contingencia, el honorario completo se factura en la fecha de inicio:

Colocación por contingencia — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

El cálculo de la garantía en la factura evita disputas sobre cómo se calcula un reembolso si se activa la garantía.

Facturas de staffing temporal y por contrato

Para las colocaciones temporales y por contrato, facturo semanalmente con el cálculo del margen documentado:

Staffing por contrato — [Nombre de la empresa] — Semana del [Fecha]:

Facturas semanales con el cálculo del margen visible — los clientes siempre saben exactamente cuál es el margen. La transparencia genera confianza; los márgenes no revelados generan sospecha.

Facturas para clientes corporativos retenidos con campos de orden de compra

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de un reclutador — una factura semanal de personal temporal para operarios de almacén por hora
La mesa de temporales se factura sola cada semana — horas dentro, factura fuera, sin recrear nada a mano.

Los grandes clientes empresariales tienen requisitos de compras:

Búsqueda de ejecutivos — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

El negocio cinco años después de pasar a la búsqueda retenida

Práctica actual:

Las 2.300 horas no compensadas de mis años de contingencia representan un costo permanente que absorbí a cambio de una cartera de clientes y una posición en el mercado. El modelo retenido significa que cada búsqueda que realizo ahora resulta en un pago o en una garantía de reemplazo — nunca en cero.

Lo que InvoiceFlow hace por las agencias de reclutamiento

La facturación de reclutamiento implica facturas por hitos en tres partes de la búsqueda retenida, facturas de colocación por contingencia con cálculo de garantía, facturas semanales de staffing por contrato con documentación del margen, y campos de orden de compra empresarial. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android.

Descarga InvoiceFlow. Crea la plantilla de tres facturas de la búsqueda retenida. Añade el cálculo de la garantía a las facturas de colocación por contingencia. Documenta el margen en las facturas de staffing por contrato. La estructura de facturación de una firma de búsqueda retenida es una facturación disciplinada — e InvoiceFlow la hace práctica.

Vanessa Moore es la propietaria de Pinnacle Search en Minneapolis, Minnesota, que ofrece búsqueda retenida de ejecutivos, reclutamiento profesional por contingencia y staffing por contrato para roles de tecnología, operaciones y finanzas.