Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Fra contingency-rekruttering til retainer-søgning: Hvordan min fakturering ændrede alt

Af Vanessa Moore, ejer af rekrutteringsbureau — Minneapolis, MN

Jeg startede Pinnacle Search i 2017 med ét skrivebord, en rekrutteringsdatabase og en ren contingency-model. Contingency-rekruttering er det typiske udgangspunkt for uafhængige rekrutteringskonsulenter: du arbejder med søgningen, besætter stillingen og får betaling. Hvis du ikke besætter den — uanset årsag — får du ingenting. Det er høj risiko, høj volumen og strukturelt ufordelagtigt for rekruttereren.

I contingency-rekruttering gav jeg reelt kunderne en gratis option: de kunne arbejde med mig, flere andre bureauer og deres interne talent-team samtidig. Den første, der placerede en kandidat, vinder. De andre bruger deres tid og omkostninger til ingen nytte.

I 2021 havde jeg placeret 84 kandidater, opbygget en solid kundeportefølje og overlevet et virkelig forfærdeligt år med ansættelsesstop under pandemien. Jeg havde også, efter min beregning, arbejdet cirka 2.300 timer på søgninger, der aldrig resulterede i en placering — søgninger, der blev droppet på grund af ansættelsesstop, interne forfremmelser, ændrede krav eller kunder, der i sidste ende ansatte en, de fandt via LinkedIn.

2.300 timer. Nul omsætning.

Jeg genopbyggede virksomheden omkring retainer-søgning. Faktureringsmodellen ændrede alt.

Retainer-søgningsmodellen

Retainer-søgning betyder, at kunden betaler en del af honoraret forud, før søgningen begynder. Den typiske retainer-struktur er tredjedele:

Engagementshonoraret kompenserer for det faktiske arbejde med at gennemføre en søgning, uanset udfald. Det er den strukturelle forskel fra contingency: jeg bliver kompenseret for ekspertisen og arbejdet, ikke kun for heldet ved en placering i et konkurrencepræget miljø.

Jeg beholdt en contingency-mulighed for kunder, der ikke vil forpligte sig til retainer — men jeg tager en merpris for den og håndterer den som en sekundær prioritet.

Fakturastrukturen for retainer-søgning

Invoice Flow app-fakturaeditor for en rekrutteringskonsulent — et honorar på 22 % for fast placering med kandidatens startdato, løn og en 90-dages garantiperiode i brugerdefinerede felter
Placeringshonoraret med startdato, løn og 90-dages garantien — dokumenteret i det øjeblik det sker.

Retainer-søgning, engagement — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Den fulde honorarstruktur — alle tre tredjedele — fremgår af den første faktura. Kunden ser den samlede forpligtelse, før engagementet begynder. Ingen overraskelser ved finalistpræsentation eller placering.

Den anden og tredje faktura

Retainer-søgning — finalistpræsentation — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Retainer-søgning — placering — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Hver faktura refererer til søgningen og sporer den løbende totalsum. Ingen udregning krævet af kunden.

Contingency-placeringsfakturaer

Invoice Flow app dokumenter for et rekrutteringsbureau — et gebyr for fast ansættelse, en retained search-tranche, en ugentlig vikarbemandingsfaktura og betalt arbejde
Faste gebyrer, retained-trancher, ugentlig vikarfakturering — hver model på én skærm.

For contingency-placeringer faktureres det fulde honorar på tiltrædelsesdatoen:

Contingency-placering — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Garantiberegningen på fakturaen forhindrer uenighed om, hvordan en refusion beregnes, hvis garantien udløses.

Fakturaer for vikar- og kontraktbemanding

For vikar- og kontraktplaceringer fakturerer jeg ugentligt med markup-beregningen dokumenteret:

Kontraktbemanding — [Virksomhedsnavn] — Ugen den [Dato]:

Ugentlige fakturaer med markup-beregningen synlig — kunderne ved altid præcis, hvad markup’en er. Gennemsigtighed skaber tillid; ikke-oplyste markups skaber mistanke.

Fakturaer til virksomhedsretainer-kunder med PO-felter

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for en rekrutterer — en ugentlig vikarbemandingsfaktura for lagermedarbejdere pr. time
Vikarafdelingen fakturerer sig selv ugentligt — timer ind, faktura ud, ingen manuel genskabelse.

Store enterprise-kunder har indkøbskrav:

Executive search — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Forretningen fem år efter overgangen til retainer

Nuværende praksis:

De 2.300 ukompenserede timer fra mine contingency-år udgør en permanent omkostning, jeg absorberede til gengæld for en kundeportefølje og en markedsposition. Retainer-modellen betyder, at hver søgning, jeg nu gennemfører, enten resulterer i betaling eller en erstatningsgaranti — aldrig i nul.

Hvad InvoiceFlow gør for rekrutteringsbureauer

Fakturering i rekrutteringsbranchen involverer trefasede milepælsfakturaer for retainer-søgninger, contingency-placeringsfakturaer med garantiberegning, ugentlige kontraktbemandingsfakturaer med markup-dokumentation og PO-felter for enterprise. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app.

Download InvoiceFlow. Byg den trefasede retainer-søgningsskabelon. Tilføj garantiberegningen til contingency-placeringsfakturaer. Dokumentér markup’en på kontraktbemandingsfakturaer. Faktureringsstrukturen i et retainer-søgningsfirma er disciplineret fakturering — og InvoiceFlow gør den praktisk anvendelig.

Vanessa Moore er ejer af Pinnacle Search i Minneapolis, Minnesota, og leverer executive retainer-søgning, professionel contingency-rekruttering og kontraktbemanding til roller inden for teknologi, drift og finans.