InvoiceFlow för flyttfirmor: Komplett faktureringsguide

Faktureringssystemet byggt för bostadsflyttare, kommersiella relocationtjänster och långdistansflyttfirmor

Fakturering för flyttfirmor har unika risker som de flesta tjänsteföretag inte möter. Skadetvister, sena avbokningar, kassaflödesglapp vid långdistansflyttar och komplexa krav vid kommersiella flyttar kräver alla ett strukturerat sätt att fakturera.

InvoiceFlow hanterar varje typ av flyttfakturering från en enda Android-app. Den här guiden går igenom hur du sätter upp var och en.

Depositionsfakturor: Grunden för skydd

Den viktigaste förändringen en flyttfirma kan göra i sin fakturering är att kräva en deposition vid bokning. Utan deposition riskerar du:

Sena avbokningar utan något ekonomiskt skydd
Uteblivna kunder med blockerad lastbil och besättning
Kunder som bokar flera firmor och väljer på själva dagen

En deposition på 25 % som inte återbetalas fram till 48 timmar före flyttdatumet är branschstandard för skydd utan att ta för mycket betalt.

“Deposition flyttjänst – [Kundnamn] – Flyttdatum: [Datum]: Uppskattat flyttvärde: 18 000,00 kr Deposition (25 % – ej återbetalningsbar inom 48 timmar före flyttdatum): 4 500,00 kr Resterande belopp att betala vid godkänt slutfört uppdrag: 13 500,00 kr

Flyttdatumet bekräftas och reserveras vid mottagande av denna deposition.”

Skapa depositionsfakturan i InvoiceFlow och skicka den samma dag som bokningssamtalet. Sätt en betalningsfrist på 48 timmar. Om den inte betalas är datumet ledigt. Kunder som betalar deposition avbokar nästan aldrig.

Slutfakturan med bekräftelse

Invoice Flow app fakturaredigerare för ett flyttföretag — en specificerad bostadsflytt med arbete, lastbil, körsträcka, packmaterial och möbelskydd och den avdragna bokningsdepositionen — Arbete, lastbil, körsträcka, material och skydd specificerade — med den betalda depositionen som en negativ rad så saldot är otvetydigt.

När flytten är klar skapar du slutfakturan på plats och samlar in resterande belopp tillsammans med en undertecknad nöjdhetsbekräftelse.

“Flyttjänster – [Kundnamn] – [Datum]: Flyttarbete – [X] besättningsmedlemmar × [X] timmar: [Belopp] kr Lastbilsavgift och bränsletillägg: [Belopp] kr Packmaterial (specificerat): [Belopp] kr Montering/demontering: [Belopp] kr Delsumma: [Belopp] kr Avdragen deposition: ([Belopp] kr) Att betala: [Belopp] kr

Kundens underskrift som bekräftar godkänt slutfört uppdrag: ___________”

Nöjdhetsunderskriften fråntar inte kunden rätten att bestrida senare skador, men den fastställer att flytten slutfördes till kundens belåtenhet vid leveranstillfället. Skadeanspråk efter slutförd flytt mot undertecknade avslut är avsevärt svagare än de utan dokumentation.

Dokumentation av skick före flytt

Innan ett enda föremål lastas:

Fotografera möbler, konst, elektronik och ömtåliga föremål från flera vinklar
Notera eventuella befintliga skador i fakturanoteringarna eller en skickchecklista
Låt kunden signera med initialer på listan över skick före flytt

När din dokumentation visar att ett föremål redan var repat före flytten kan skadeanspråk efter flytten kopplade till det föremålet inte hålla.

Fakturering av arbete per timme

Invoice Flow app dokument för ett flyttföretag — en bostadsflytt, en företagsomlokalisering med en HR-referens, en långdistansflytt, en bokningshandpenning och månatlig förvaring — Bostadsflyttar, en företagsomlokalisering med sin HR-referens, ett långdistansjobb och en handpenning — hela flyttboken i en vy.

De flesta lokala bostadsflyttar faktureras enligt en struktur med tre komponenter:

Arbete: besättningsstorlek × arbetade timmar × timtaxa
Lastbilsavgift: fast avgift eller baserad på körsträcka
Material: kartonger, emballage, madrasspåsar, garderobskartonger

“Flyttarbete – [Kundnamn] – [Datum]: Besättning: 3 flyttare × 6,5 timmar × 650 kr/flyttare/tim: 12 675,00 kr Lastbilsavgift 26-fots (upp till 50 km): 1 500,00 kr Bränsletillägg körsträcka (38 km × 9,50 kr): 361,00 kr Garderobskartonger (4, returnerade): 400,00 kr Madrasspåsar (2 dubbelsäng): 200,00 kr Tillägg pianoflytt (piano): 1 500,00 kr Summa: 16 636,00 kr”

Bygg upp alla dina standardtaxor i förväg i InvoiceFlows tjänstekatalog. Tilläggsavgifter för specialföremål (pianon, biljardbord, kassaskåp, vapenskåp) bör definieras med specifika taxor som du tillämpar konsekvent.

Fakturering av långdistans- och flerdagsflyttar

För flyttar som kräver övernattning eller täcker långa avstånd fördelar fasindelad fakturering intäkterna över hela uppdraget:

Fas 1 – Lastning (40 % av totalen): Besättning och lastbil vid ursprung. Förfaller vid lastningens början. Fas 2 – Transport (variabelt): Bränsle, körsträcka, vägtullar. Förfaller vid destinationen för leverans. Fas 3 – Avlastning och installation (resterande belopp): Besättning vid destination, montering. Förfaller vid slutförande.

“Långdistansflytt – [Kundnamn] – [Ursprung] till [Destination]: Fas 1 – Lastningsdag: 4 besättning × 8 timmar × 650 kr/tim: 20 800 kr. Fasbetalning: 12 000 kr. Fas 2 – Transport: 412 km × 18,50 kr: 7 622,00 kr. Vägtullar: 380 kr. Betalning: 8 002,00 kr. Fas 3 – Avlastning: 3 besättning × 5 timmar × 650 kr/tim: 9 750 kr. Montering: 2 400 kr. Slutbetalning: 12 150 kr. Summa: 32 152,00 kr”

Fasindelad fakturering säkerställer att du aldrig ligger ute med två dagars besättning och bränsle utan meningsfull betalning.

Fakturering av kommersiella flyttar

Företags- och kontorsflyttar kräver ett fakturaformat som företagens leverantörsreskontraavdelningar kan hantera:

Referens till inköpsordernummer (PO)
Dokumenterad flytt av företagsadress (gammal adress → ny adress)
Specificerade arbets- och lastbilsavgifter
Dokumenterad specialhantering (IT-utrustning, serverrum)
Tillägg för arbete efter kontorstid eller på helger
Betalningsvillkor 30 dagar netto

“Kommersiella flyttjänster – [Företagsnamn]: Inköpsordernummer: PO-2026-FAC-0291 Kontorsflytt: [Gammal adress] → [Ny adress] Flyttarbete – 6 besättning × 10 timmar: 39 000,00 kr 3 lastbilar: 4 500,00 kr Tillägg efter kontorstid: 4 000,00 kr Specialhantering av IT-utrustning: 3 500,00 kr Summa: 51 000,00 kr — Betalningsvillkor: 30 dagar netto”

Fakturor för magasinering och mellanförvaring

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för ett flyttföretag — en månatlig klimatstyrd förvaringsenhet som faktureras automatiskt efter en flytt — Förvarat gods fakturerar sig självt — en klimatstyrd enhet fakturerad samma dag varje månad.

Om du erbjuder tillfällig magasinering som en del av en flytt, fakturera den separat med tydliga datumintervall:

“Flyttmagasinering – [Kundnamn]: Hyra av magasineringsenhet: 15 juni – 10 juli 2026 (25 dagar) Klimatkontrollerad enhet 3 × 4,5 m: 120 kr/dag × 25 dagar: 3 000,00 kr Hantering vid in- och utflytt: 1 500,00 kr Summa magasineringstjänster: 4 500,00 kr”

Vad InvoiceFlow gör för flyttfirmor

Skapande av depositionsfaktura: skickas direkt vid bokning med betalningsfrist
Slutfaktura med signaturrad: skapas på plats från mobilen
Tjänstekatalog: färdigbyggda taxor för besättningstimmar, lastbilar, material, specialföremål
Mallar för fasindelad fakturering: flerfasfakturor för långdistansflyttar
Anpassade företagsfält: inköpsordernummer, 30 dagar netto, dokumentation av företagsadress
Betalningsuppföljning: se depositionsstatus och utestående belopp per uppdrag

Kom igång

Bygg din tjänstekatalog: timtaxor per besättningsmedlem, lastbilsavgifter, körsträcka, material, tillägg för specialföremål
Skapa en mall för depositionsfaktura – 25 % av uppskattat flyttvärde, ej återbetalningsbar inom 48 timmar
Bygg en mall för slutfaktura med en signaturrad för nöjdhet
Skapa en mall för fasindelad fakturering av långdistans för flerdagsflyttar
Skicka en depositionsfaktura för din nästa bokning innan du lägger på luren

Ladda ner InvoiceFlow. Depositionsfakturor skyddar dig. Nöjdhetsbekräftelser skyddar dig. Professionell fakturering är det som gör en flyttfirma till ett riktigt företag.

InvoiceFlow är en gratis faktureringsapp för Android, utformad för egenföretagare och småföretagare.