Интериорният дизайнер, който започна да печели корпоративни клиенти: трансформация във фактурирането

От Натали Роудс, интериорен дизайнер и управляващ съдружник — Нашвил, Тенеси

Стартирах студиото си за интериорен дизайн направо след магистратурата, работейки от домашен офис и поемайки всеки жилищен проект, който успеех да намеря. Онези ранни години бяха дизайнерско образование: всеки проект ме учеше на нещо за комуникацията с клиенти, управлението на обхвата и реалностите при превръщането на една визия в завършено пространство.

Това, на което също ме научиха — бавно и понякога болезнено — беше, че финансовата структура на работата в интериорния дизайн е една от най-сложните в която и да е сервизна индустрия. Едновременно си доставчик на творческа услуга, специалист по доставки, ръководител на проекти и координатор на изпълнители. Всяка роля има различна логика на фактуриране. Отне ми години да разбера как да управлявам всички тях по последователен, професионален начин.

Историята за това как разбрах е всъщност историята за спечелването на първия ми голям корпоративен проект — и временната му загуба, защото документацията ми за фактуриране не беше достатъчно добра.

Хотелският проект, който почти се изплъзна

Пет години след старта на практиката ми получих запитване от инвеститор на бутиков хотел, който създаваше имот с десет стаи в Източен Нашвил. Беше видял жилищната ми работа и смяташе, че естетиката ми е подходяща за имота. Проведохме среща. Хареса концепцията ми. Започнахме да говорим за такси.

Когато представих структурата на таксите си — устно, на среща — той беше искрено заинтересован. Когато доведе бизнес партньора си и техния счетоводител, разговорът се промени. Имаха нужда от официална документация. Имаха нужда от структура на проектните фактури, която да съответства на техния процес на строителния бюджет. Имаха нужда да видят фазово фактуриране с етапни резултати, документация за прехвърляне на подизпълнителите и нещо, което счетоводителят им можеше да категоризира спрямо техния CapEx бюджет.

Прибрах се и се опитах да произведа това, което искаха. Това, което имах, беше шаблон на Word документ, който бях използвала за жилищни проекти, леко модифициран за корпоративна употреба. Нямаше структура на фазови етапи. Нямаше формат за фактуриране на подизпълнители. Нямаше корпоративните полета, от които се нуждаеха.

Изпратих го. Върнаха се със списък какво липсва. Преработих. Изпратих отново. Върнаха се с още въпроси.

Проектът в крайна сметка продължи напред. Но бяха нужни още две допълнителни седмици на разговори напред-назад относно документацията за фактуриране, преди да можем да започнем. Дойдох много близо до загубата на проекта, защото счетоводителят на инвеститора не се чувстваше комфортно с качеството на моята документация.

След това преживяване възстанових цялата си система за фактуриране.

Какво всъщност изисква фактурирането в корпоративния интериорен дизайн

Корпоративните клиенти — хотели, ресторанти, офиси, търговски площи — работят в коренно различна финансова среда от жилищните клиенти. Те имат:

Бюджетни кодове и проектни референции: Всяка фактура трябва да реферира конкретен бюджетен ред или проектен код, за да може да бъде категоризирана спрямо тяхното проследяване на капиталовите разходи.

Фазови етапи: Корпоративните проекти преминават през дефинирани фази — концептуален дизайн, схематичен дизайн, разработване на дизайна, строителна документация, строително администриране — и фактурирането е обвързано със завършването на фазата, а не с изразходваното време.

Документация за подизпълнители: Когато координирам AV консултант, дизайнер на осветление или производител на мебели по поръчка, клиентът има нужда този разход да бъде документиран отделно от моята дизайнерска такса, с ясно посочена моя надценка за координация.

Условия за плащане нето-30: Корпоративните клиенти плащат чрез отдел „Задължения” на цикли нето-30. Не плащат в края на среща. Имат нужда от официални фактури, които могат да бъдат насочени през техния финансов екип.

Моят подход за жилищно фактуриране не покриваше нито едно от тези изисквания.

Изграждане на системата за корпоративно фактуриране в InvoiceFlow

След хотелския проект прекарах един уикенд в настройка на InvoiceFlow за корпоративна работа.

Изградих четири шаблона за фактури:

Фактура за проектен ангажимент: Авансов дизайнерски ангажимент в началото на проекта. Документира пълния обхват на проекта, структурата на таксите и изискването за първоначален депозит. Поле за корпоративна проектна референция. Условия нето-30.

Фактура за завършване на фаза: Задейства се в края на всяка дизайнерска фаза. Документира завършената фаза, предоставените резултати и таксата за тази фаза. Включва текуща сума на фактурираните такси и оставащ баланс.

Фактура за доставки: За мебели, осветителни тела и материали, закупени от името на клиента. По позиции, с търговска цена и дизайнерска надценка, ясно посочени на всеки ред. Позиции за подизпълнители за всякакви специализирани консултанти.

Фактура за завършване: Фактура за окончателен баланс при завършване на проекта, включваща всякакви неуредени такси за координация, надзор на монтажа и разходи за пътуване.

Хотелският проект — който беше започнал хаотично — беше префактуриран с помощта на тези шаблони, докато напредвахме през дизайнерските фази. Докато стигнахме до трета фаза, счетоводителят на инвеститора одобряваше фактури в същия ден, в който бяха получени. В един момент ми каза, че фактурирането ми е станало „точно това, от което имаме нужда”.

Разговорът за надценката, който се превърна в несъществен проблем

Един от най-деликатните аспекти на фактурирането в интериорния дизайн е надценката върху търговската цена. Когато купувам мебели, осветителни тела и материали на търговски цени и ги продавам на клиенти с надценка, надценката е легитимно възнаграждение за моя опит и връзки в доставките. Но как се комуникира във фактура има значение.

В ранната ми жилищна работа понякога скривах надценката — показвайки на клиентите само „нетната” цена за тях, без да разкривам търговската цена или моя процент. Това създаваше фундаментален проблем с прозрачността. Ако клиент откриеше надценката косвено (което се случи два пъти), щетата за доверието беше значителна.

С моите фактури за доставки в InvoiceFlow показвам търговската цена и надценката открито:

„Доставка за всекидневна — концепция за хотелска стая 101:

• Кресло × 4 (Designtex Trade): 1 840 лв. всяко × 4: 7 360 лв.
• Помощна маса × 4 (изработка по поръчка): 480 лв. всяка × 4: 1 920 лв.
• Килим — вълна по поръчка (Landry & Arcari): 2 800 лв.
• Произведения на изкуството — оригинални картини × 2 (поръчка на местен художник): 1 600 лв.
• Дизайнерска търговска надценка (22%): 3 005 лв. Обща фактура за доставки: 16 685 лв.”

Клиентите виждат точно какво е закупено и точно какво печеля от доставките. За шест години използване на този формат нито един корпоративен клиент не е поставил под въпрос моята надценка, когато е документирана по този начин. Прозрачността премахва конфронтационния елемент от разговора.

Фактурирането на подизпълнители, което разшири услугите ми

Преди да имам професионално фактуриране с прехвърляне на разходи, се колебаех да ангажирам специализирани консултанти в проектите си. Административната сложност на управлението на още една фактурна връзка, добавянето на надценка към нея и представянето ѝ ясно на клиента беше обезкуражаваща.

С формата за фактуриране с прехвърляне на разходи в InvoiceFlow управлението на подизпълнители стана лесно:

„Координация на подизпълнители — хотелски проект:

• AV системен дизайн — TechSpace Consulting (приложена фактура): 4 200 лв.
• Дизайн на осветление по поръчка — Lumina Design Group (приложена фактура): 3 800 лв.
• Надценка за координация на проекта (12%): 960 лв. Обща фактура за подизпълнители: 8 960 лв. Проектна референция: [КЛИЕНТСКИ КОД].”

Клиентът получава оригиналните фактури на подизпълнителите, приложени към моята фактура за координация. Виждат разхода за подизпълнителя и моята надценка в един професионален документ. Моята надценка е ясно документирана и обоснована от координационната работа, която представлява.

Откакто внедрих фактурирането на подизпълнители, съм ангажирала AV консултанти, дизайнери на осветление, акустични консултанти и производители по поръчка в множество проекти. Проектите ми са по-пълни, отношенията ми с клиенти са по-цялостни, а приходите ми на проект са по-високи.

Как изглежда студиото сега

Студиото ми сега има смесица от жилищна и корпоративна работа — приблизително 40% жилищна и 60% корпоративна, измерено по приходи. Преминаването към корпоративния сектор се случи, когато фактурирането ми стана достатъчно професионално, за да удовлетвори изискванията на корпоративните клиенти.

Текущите проекти включват три бутикови хотелски имота, два ресторантски интериора и обзавеждане на офис за фирма за частни капиталови инвестиции. Всички се фактурират чрез InvoiceFlow с фазово фактуриране, документация за доставки и прехвърляне на подизпълнители.

Общите проектни приходи тази година: значително по-високи, отколкото бяха преди четири години, движени почти изцяло от корпоративна работа, която не бих могла да спечеля без професионална инфраструктура за фактуриране.

Хотелският проект, който почти се изплъзна, защото фактурата ми в Word документ не беше достатъчно добра — сега проектирам техния втори имот.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете вашите шаблони за фазово фактуриране, формата за фактури за доставки и документацията за подизпълнители. Спечелете корпоративните проекти, за които жилищната ви работа отдавна ви квалифицира.

Натали Роудс е управляващ съдружник на Rhodes Interior Design в Нашвил, Тенеси, специализирана в бутиково хотелиерство, ресторантски и офис интериори. Студиото ѝ работи по проекти от концепция до строително администриране.