Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Interiørdesigneren som begynte å vinne bedriftskunder: En faktureringsforvandling

Av Natalie Rhodes, interiørdesigner og partner — Nashville, TN

Jeg startet interiørdesignstudioet mitt rett etter fullført mastergrad, jobbet fra et hjemmekontor og tok ethvert privatprosjekt jeg kunne finne. De tidlige årene var en designutdanning: hvert prosjekt lærte meg noe om kundekommunikasjon, håndtering av omfang og realitetene i å gjøre en visjon om til et ferdig rom.

Det de også lærte meg, sakte og til tider smertefullt, var at den økonomiske strukturen i interiørdesignarbeid er en av de mest komplekse i noen tjenestebransje. Du er samtidig en kreativ tjenesteleverandør, en innkjøpsspesialist, en prosjektleder og en entreprenørkoordinator. Hver rolle har en ulik faktureringslogikk. Det tok meg mange år å finne ut hvordan jeg skulle håndtere dem alle på en sammenhengende, profesjonell måte.

Historien om hvordan jeg fant ut av det er egentlig historien om å vinne mitt første store bedriftsprosjekt — og å miste det midlertidig fordi faktureringsdokumentasjonen min ikke var god nok.

Hotellprosjektet som nesten glapp

Fem år ut i praksisen min fikk jeg en henvendelse fra en utbygger av et boutiquehotell som skulle skape en eiendom med ti rom i East Nashville. Han hadde sett privatarbeidet mitt og syntes estetikken min passet eiendommen. Vi hadde et møte. Han elsket konseptet mitt. Vi begynte å snakke om honorarer.

Da jeg presenterte honorarstrukturen min — muntlig, i et møte — var han oppriktig interessert. Da han tok med forretningspartneren sin og regnskapsføreren deres, endret samtalen seg. De trengte formell dokumentasjon. De trengte en prosjektfakturastruktur som samsvarte med byggebudsjettprosessen deres. De trengte å se fasefakturering med leveransemilepæler, dokumentasjon av viderefakturering av underkonsulenter, og noe regnskapsføreren deres kunne kategorisere mot CapEx-budsjettet deres.

Jeg dro hjem og prøvde å produsere det de ba om. Det jeg hadde var en Word-dokumentmal jeg hadde brukt til privatprosjekter, lett modifisert for kommersiell bruk. Den hadde ikke fasemilepælstruktur. Den hadde ikke faktureringsformat for underkonsulenter. Den hadde ikke bedriftsfeltene de trengte.

Jeg sendte den. De kom tilbake med en liste over det som manglet. Jeg reviderte. Jeg sendte på nytt. De kom tilbake med flere spørsmål.

Prosjektet gikk til slutt videre. Men det ble to ekstra uker med frem og tilbake om faktureringsdokumentasjon før vi kunne begynne. Jeg var svært nær ved å miste prosjektet fordi utbyggerens regnskapsfører ikke var komfortabel med kvaliteten på dokumentasjonen min.

Etter den erfaringen bygde jeg opp hele faktureringssystemet mitt på nytt.

Hva kommersiell interiørdesignfakturering faktisk krever

Invoice Flow app fakturaeditor for en interiørdesigner — sofa, salongbord og teppe til bransjepriser med et 25 % påslag for designtjeneste vist som egen linje og prosjekt- og bransjekontoreferanser i egendefinerte felt
Hvert møbel til sin bransjepris med 25 %-påslaget på egen linje — produktkostnad og designhonorar blandes aldri.

Bedriftskunder — hoteller, restauranter, kontorer, butikklokaler — opererer i et fundamentalt annerledes økonomisk miljø enn privatkunder. De har:

Budsjettkoder og prosjektreferanser: Hver faktura må referere til en spesifikk budsjettlinje eller prosjektkode slik at den kan kategoriseres mot sporingen av kapitalinvesteringene deres.

Fasebaserte milepæler: Kommersielle prosjekter går gjennom definerte faser — konseptdesign, skisseprosjekt, detaljprosjektering, byggetegninger, byggeoppfølging — og faktureringen er knyttet til faseavslutning, ikke til tidsbruk.

Dokumentasjon av underkonsulenter: Når jeg koordinerer en AV-konsulent, en lysdesigner eller en produsent av spesialtilpassede møbler, trenger kunden den kostnaden dokumentert atskilt fra designhonoraret mitt, med koordineringspåslaget mitt tydelig oppgitt.

Betalingsbetingelser netto 30 dager: Bedriftskunder betaler via leverandørgjeld på netto-30-sykluser. De betaler ikke ved slutten av et møte. De trenger formelle fakturaer som kan rutes gjennom økonomiavdelingen deres.

Min privatkunde-faktureringstilnærming håndterte ingen av disse kravene.

Å bygge det kommersielle faktureringssystemet i InvoiceFlow

Invoice Flow app dokumenter for en interiørdesigner – et designhonorar, en faktura for møbelinnkjøp, en hotell-innredningsfase og en restaurant-konseptfase
Et honorar, en innkjøpsfaktura og to kommersielle faser – bolig- og næringsarbeid sporet side om side.

Etter hotellprosjektet brukte jeg en helg på å sette opp InvoiceFlow for kommersielt arbeid.

Jeg bygde fire fakturamaler:

Prosjektoppdragsfaktura: Designforskudd ved prosjektstart. Dokumenterer hele prosjektomfanget, honorarstrukturen og kravet om innledende innskudd. Felt for bedriftens prosjektreferanse. Netto-30-betingelser.

Faseavslutningsfaktura: Utløses ved slutten av hver designfase. Dokumenterer fasen som er fullført, leveransene som er gitt, og honoraret for den fasen. Inkluderer løpende sum av fakturerte honorarer og gjenstående saldo.

Innkjøpsfaktura: For møbler, inventar og materialer kjøpt på kundens vegne. Spesifisert per vare med trade-kostnad og designpåslag tydelig oppgitt på hver linje. Linjeposter for underkonsulenter for eventuelle spesialkonsulenter.

Sluttfaktura: Sluttfaktura for restbeløp ved prosjektavslutning, inkludert eventuelle utestående koordineringshonorarer, installasjonstilsyn og reiseutlegg til refusjon.

Hotellprosjektet — som hadde startet rotete — ble refakturert med disse malene etter hvert som vi gikk gjennom designfasene. Da vi nådde fase tre, godkjente utbyggerens regnskapsfører fakturaer samme dag de ble mottatt. Hun sa på et tidspunkt at faktureringen min hadde blitt «akkurat det vi trenger».

Påslagssamtalen som ble et ikke-tema

Analyse i Invoice Flow app for en interiørdesigner — inntekt hittil i år på tvers av bolig- og næringsprosjekter
Bolig- og næringsinntekt i én trend — oversikten som forteller henne hvor studioet faktisk vokser.

Et av de mest ømfintlige aspektene ved interiørdesignfakturering er påslaget på trade-prisen. Når jeg kjøper møbler, inventar og materialer til trade-priser og selger dem til kunder med et påslag, er påslaget legitim kompensasjon for min innkjøpsekspertise og mine relasjoner. Men hvordan det kommuniseres på en faktura betyr noe.

I mitt tidlige privatarbeid skjulte jeg noen ganger påslaget — jeg viste kundene bare «netto»-kostnaden for dem uten å avsløre trade-prisen eller prosentandelen min. Dette skapte et grunnleggende åpenhetsproblem. Hvis en kunde oppdaget påslaget indirekte (noe som skjedde to ganger), var tillitsskaden betydelig.

Med InvoiceFlow-innkjøpsfakturaene mine viser jeg trade-kostnad og påslag åpent:

«Stueinnkjøp — hotellrom 101 konsept:

Kundene ser nøyaktig hva som ble kjøpt og nøyaktig hva jeg tjener på innkjøpet. På seks år med bruk av dette formatet har ikke én eneste bedriftskunde stilt spørsmål ved påslaget mitt når det dokumenteres på denne måten. Åpenheten fjerner det motstridende elementet fra samtalen.

Underkonsulentfaktureringen som utvidet tjenestene mine

Før jeg hadde profesjonell viderefakturering, var jeg nølende med å engasjere spesialkonsulenter på prosjektene mine. Den administrative kompleksiteten ved å håndtere enda et faktureringsforhold, legge påslag på det og presentere det ryddig for kunden var avskrekkende.

Med InvoiceFlows format for viderefakturering ble håndtering av underkonsulenter enkelt:

«Underkonsulentkoordinering — hotellprosjekt:

Kunden mottar de opprinnelige underkonsulentfakturaene vedlagt koordineringsfakturaen min. De ser underkonsulentkostnaden og påslaget mitt i ett profesjonelt dokument. Påslaget mitt er tydelig dokumentert og begrunnet av koordineringsarbeidet det representerer.

Siden jeg innførte underkonsulentfakturering, har jeg engasjert AV-konsulenter, lysdesignere, akustikkonsulenter og spesialprodusenter på flere prosjekter. Prosjektene mine er mer komplette, kunderelasjonene mine er mer omfattende, og inntekten min per prosjekt er høyere.

Hvordan studioet ser ut nå

Studioet mitt har nå en blanding av privat- og bedriftsarbeid — omtrent 40 % privat og 60 % bedrift, målt i omsetning. Overgangen til bedrift skjedde etter hvert som faktureringen min ble profesjonell nok til å tilfredsstille bedriftskundenes krav.

Nåværende prosjekter inkluderer tre boutiquehotelleiendommer, to restaurantinteriører og en kontorinnredning for et private equity-selskap. Alle faktureres gjennom InvoiceFlow med fasefakturering, innkjøpsdokumentasjon og viderefakturering av underkonsulenter.

Total prosjektomsetning i år: betydelig høyere enn den var for fire år siden, drevet nesten utelukkende av kommersielt arbeid som jeg ikke kunne ha vunnet uten profesjonell faktureringsinfrastruktur.

Hotellprosjektet som nesten glapp fordi Word-dokumentfakturaen min ikke var god nok — jeg designer deres andre eiendom nå.

Last ned InvoiceFlow. Bygg dine maler for fasefakturering, ditt format for innkjøpsfaktura og din dokumentasjon av underkonsulenter. Vinn bedriftsprosjektene som privatarbeidet ditt har kvalifisert deg for.

Natalie Rhodes er partner i Rhodes Interior Design i Nashville, Tennessee, spesialisert på boutique-gjestfrihet, restaurant- og kontorinteriører. Studioet hennes jobber med prosjekter fra konsept til byggeoppfølging.