Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Sisustussuunnittelija, joka alkoi voittaa yritysasiakkaita: laskutuksen muodonmuutos

Kirjoittanut Natalie Rhodes, sisustussuunnittelija ja studion vetäjä — Nashville, TN

Perustin sisustussuunnittelustudioni juuri valmistuttuani maisteriohjelmasta, työskentelin kotitoimistosta käsin ja otin vastaan minkä tahansa yksityisasiakkaan projektin, jonka löysin. Nuo alkuvuodet olivat suunnittelun oppitunti: jokainen projekti opetti minulle jotain asiakasviestinnästä, laajuuden hallinnasta ja siitä todellisuudesta, joka liittyy vision muuttamiseen valmiiksi tilaksi.

Ne opettivat minulle myös, hitaasti ja joskus tuskallisesti, että sisustussuunnittelutyön taloudellinen rakenne on yksi monimutkaisimmista koko palvelualalla. Olet yhtä aikaa luova palveluntarjoaja, hankinta-asiantuntija, projektipäällikkö ja urakoitsijoiden koordinaattori. Jokaisella roolilla on erilainen laskutuslogiikka. Niiden kaikkien hallinta yhtenäisellä, ammattimaisella tavalla vei minulta vuosia hahmottaa.

Tarina siitä, miten sen hahmotin, on oikeastaan tarina ensimmäisen suuren yritysprojektini voittamisesta — ja sen tilapäisestä menettämisestä, koska laskutusdokumentaationi ei ollut riittävän hyvä.

Hotelliprojekti, joka melkein lipesi käsistä

Viisi vuotta toimintani aloittamisen jälkeen sain tiedustelun putiikkihotellin kehittäjältä, joka rakensi kymmenen huoneen kohdetta Itä-Nashvilleen. Hän oli nähnyt yksityisasiakkaideni töitä ja ajatteli, että estetiikkani sopi kohteeseen. Meillä oli tapaaminen. Hän rakastui konseptiini. Aloimme puhua palkkioista.

Kun esitin palkkiorakenteeni — suullisesti, tapaamisessa — hän oli aidosti kiinnostunut. Kun hän toi mukaan liikekumppaninsa ja heidän kirjanpitäjänsä, keskustelu muuttui. He tarvitsivat muodollisen dokumentaation. He tarvitsivat projektilaskurakenteen, joka vastasi heidän rakennusbudjettiprosessiaan. He halusivat nähdä vaihelaskutuksen toimitusvaiheineen, alikonsulttien läpilaskutusdokumentaation ja jotain, mitä heidän kirjanpitäjänsä pystyisi kohdistamaan investointibudjettiinsa.

Menin kotiin ja yritin tuottaa sitä, mitä he pyysivät. Minulla oli Word-dokumenttimalli, jota olin käyttänyt yksityisasiakkaiden projekteissa, hieman muokattuna yrityskäyttöön. Siinä ei ollut vaiheiden toimitusrakennetta. Siinä ei ollut alikonsulttien laskutusmuotoa. Siinä ei ollut niitä yrityskenttiä, joita he tarvitsivat.

Lähetin sen. He palasivat listalla siitä, mitä puuttui. Muokkasin. Lähetin uudelleen. He palasivat lisäkysymyksin.

Projekti eteni lopulta. Mutta laskutusdokumentaation edestakaisin lähettelyä kesti kaksi ylimääräistä viikkoa ennen kuin pääsimme aloittamaan. Olin hyvin lähellä menettää projektin, koska kehittäjän kirjanpitäjä ei ollut tyytyväinen dokumentaationi laatuun.

Tuon kokemuksen jälkeen rakensin koko laskutusjärjestelmäni uudelleen.

Mitä yrityssisustussuunnittelun laskutus todella vaatii

Invoice Flow app -laskueditori sisustussuunnittelijalta — sohva, sohvapöytä ja matto tukkuhinnoilla 25 % suunnittelupalvelun lisällä erillisenä rivinä ja projekti- ja tukkutiliviitteet mukautetuissa kentissä
Jokainen kaluste tukkuhintaansa 25 % lisän ollessa omalla rivillään — tuotekustannus ja suunnittelupalkkio eivät koskaan sekoitu.

Yritysasiakkaat — hotellit, ravintolat, toimistot, liiketilat — toimivat pohjimmiltaan erilaisessa taloudellisessa ympäristössä kuin yksityisasiakkaat. Heillä on:

Budjettikoodit ja projektiviitteet: Jokaisen laskun on viitattava tiettyyn budjettiriviin tai projektikoodiin, jotta se voidaan kohdistaa heidän investointiseurantaansa.

Vaiheittaiset välitavoitteet: Yritysprojektit etenevät määriteltyjen vaiheiden kautta — konseptisuunnittelu, luonnossuunnittelu, suunnittelun kehittäminen, toteutusdokumentit, rakentamisen hallinnointi — ja laskutus on sidottu vaiheen valmistumiseen, ei käytettyyn aikaan.

Alikonsulttien dokumentaatio: Kun koordinoin AV-konsulttia, valaistussuunnittelijaa tai räätälöityjen huonekalujen valmistajaa, asiakas tarvitsee kyseisen kustannuksen dokumentoituna erillään suunnittelupalkkiostani, ja koordinointikatteeni selkeästi ilmoitettuna.

Net-30-maksuehdot: Yritysasiakkaat maksavat ostoreskontran kautta net-30-sykleissä. He eivät maksa tapaamisen päätteeksi. He tarvitsevat muodollisia laskuja, jotka voidaan ohjata heidän talousosastonsa kautta.

Yksityisasiakkaideni laskutustapa ei hoitanut mitään näistä vaatimuksista.

Yrityslaskutusjärjestelmän rakentaminen InvoiceFlow’hun

Invoice Flow app -asiakirjat sisustussuunnittelijalle — suunnittelupalkkio, kalustehankintalasku, hotellin sisustusvaihe ja ravintolan konseptivaihe
Palkkio, hankintalasku ja kaksi kaupallista vaihetta — asunto- ja liiketilatyö seurattuna rinnakkain.

Hotelliprojektin jälkeen käytin viikonlopun InvoiceFlow’n määrittämiseen yrityskäyttöä varten.

Rakensin neljä laskumallia:

Projektin toimeksiantolasku: Suunnitteluennakko projektin alkaessa. Dokumentoi koko projektin laajuuden, palkkiorakenteen ja alkuennakon vaatimuksen. Yrityksen projektiviitekenttä. Net-30-ehdot.

Vaiheen valmistumislasku: Käynnistetään jokaisen suunnitteluvaiheen päätteeksi. Dokumentoi valmistuneen vaiheen, toimitetut tuotokset ja kyseisen vaiheen palkkion. Sisältää juoksevan summan laskutetuista palkkioista ja jäljellä olevan saldon.

Hankintalasku: Asiakkaan puolesta ostetuille huonekaluille, kalusteille ja materiaaleille. Eriteltynä tuotekohtaisesti, ammattikustannus ja suunnittelukate selkeästi ilmoitettuna jokaisella rivillä. Alikonsulttien rivit mahdollisille erikoiskonsulteille.

Valmistumislasku: Lopullinen saldolasku projektin valmistuessa, mukaan lukien mahdolliset maksamattomat koordinointipalkkiot, asennuksen valvonta ja matkakorvaukset.

Hotelliprojekti — joka oli alkanut sekavasti — laskutettiin uudelleen näillä malleilla edetessämme suunnitteluvaiheiden läpi. Kun saavuimme kolmanteen vaiheeseen, kehittäjän kirjanpitäjä hyväksyi laskut samana päivänä kun ne saapuivat. Hän kertoi minulle jossain vaiheessa, että laskutuksestani oli tullut “juuri sitä mitä tarvitsemme”.

Katekeskustelu, josta tuli epäkysymys

Invoice Flow app -analytiikka sisustussuunnittelijalta — vuoden alusta kertyneet tulot asuin- ja liiketilaprojekteista
Asuin- ja liiketilatulot yhdessä trendissä — näkymä, joka kertoo hänelle, missä studio todella kasvaa.

Yksi sisustussuunnittelun laskutuksen herkimmistä osa-alueista on ammattihinnan kate. Kun ostan huonekaluja, kalusteita ja materiaaleja ammattihinnoilla ja myyn ne asiakkaille katteella, kate on oikeutettu korvaus hankinta-asiantuntemuksestani ja suhteistani. Mutta sillä, miten se viestitään laskulla, on merkitystä.

Varhaisessa yksityisasiakastyössäni piilotin katteen joskus — näytin asiakkaille vain “netto”-kustannuksen paljastamatta ammattihintaa tai prosenttiosuuttani. Tämä loi perustavanlaatuisen läpinäkyvyysongelman. Jos asiakas sai katteen selville epäsuorasti (mitä tapahtui kahdesti), luottamusvahinko oli merkittävä.

InvoiceFlow-hankintalaskuissani näytän ammattikustannuksen ja katteen avoimesti:

“Olohuoneen hankinta — hotellihuone 101, konsepti:

Asiakkaat näkevät tarkalleen, mitä ostettiin ja tarkalleen, mitä ansaitsen hankinnasta. Kuudessa vuodessa tätä muotoa käyttäen yksikään yritysasiakas ei ole kyseenalaistanut katettani, kun se on dokumentoitu näin. Läpinäkyvyys poistaa vastakkainasettelun keskustelusta.

Alikonsulttilaskutus, joka laajensi palvelujani

Ennen kuin minulla oli ammattimainen läpilaskutus, epäröin ottaa erikoiskonsultteja projekteihini. Toisen laskutussuhteen hallinnan, katteen lisäämisen ja sen siistin esittämisen asiakkaalle liittyvä hallinnollinen monimutkaisuus lannisti.

InvoiceFlow’n läpilaskutusmuodolla alikonsulttien hallinnasta tuli suoraviivaista:

“Alikonsulttien koordinointi — hotelliprojekti:

Asiakas saa alkuperäiset alikonsulttilaskut liitettynä koordinointilaskuuni. He näkevät alikonsultin kustannuksen ja katteeni yhdessä ammattimaisessa dokumentissa. Katteeni on selkeästi dokumentoitu ja perusteltu koordinointityöllä, jota se edustaa.

Alikonsulttilaskutuksen käyttöönoton jälkeen olen ottanut AV-konsultteja, valaistussuunnittelijoita, akustiikkakonsultteja ja räätälöityjen kalusteiden valmistajia useisiin projekteihin. Projektini ovat kattavampia, asiakassuhteeni ovat kokonaisvaltaisempia ja tuloni projektia kohti on korkeampi.

Miltä studio näyttää nyt

Studiollani on nyt sekoitus yksityis- ja yritystyötä — noin 40 % yksityisasiakkaita ja 60 % yritysasiakkaita liikevaihdolla mitattuna. Siirtymä yrityspuolelle tapahtui, kun laskutuksestani tuli riittävän ammattimaista täyttääkseen yritysasiakkaiden vaatimukset.

Nykyisiin projekteihin kuuluu kolme putiikkihotellikohdetta, kaksi ravintolasisustusta ja toimiston rakennusprojekti pääomasijoitusyhtiölle. Kaikki laskutetaan InvoiceFlow’n kautta vaihelaskutuksella, hankintadokumentaatiolla ja alikonsulttien läpilaskutuksella.

Kokonaisprojektiliikevaihto tänä vuonna: merkittävästi korkeampi kuin neljä vuotta sitten, lähes kokonaan yritystyön ansiosta, jota en olisi voinut voittaa ilman ammattimaista laskutusinfrastruktuuria.

Hotelliprojekti, joka melkein lipesi käsistä, koska Word-laskuni ei ollut riittävän hyvä — suunnittelen nyt heidän toista kohdettaan.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna vaihelaskutusmallisi, hankintalaskumuotosi ja alikonsulttidokumentaatiosi. Voita ne yritysprojektit, joihin yksityisasiakastyösi on sinut pätevöittänyt.

Natalie Rhodes on Rhodes Interior Design -studion vetäjä Nashvillessä, Tennesseessä, ja erikoistuu putiikkimajoitukseen, ravintola- ja toimistosisustuksiin. Hänen studionsa työskentelee projekteissa konseptista rakentamisen hallinnointiin.