Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Поръчката от училищния район, която ме принуди да подходя сериозно към фактурирането

От Джером Уилямс, търговец на електроника — Детройт, Мичиган

Започнах да препродавам електроника през 2018 г. като допълнителен доход. Обновени лаптопи, употребявани смартфони, от време на време партиди таблети, които вземах на търг. Снабдявах се чрез ликвидационни търгове, тествах и почиствах всичко, след което продавах онлайн — през платформи за обяви и социални мрежи. До 2020 г. правех около 6 400 щ.д./месец брутни продажби — предимно потребителски купувачи, предимно в брой или чрез онлайн разплащания.

Бизнесът стана по-сериозен в края на 2020 г., когато започнах да получавам B2B запитвания. Малка църква се нуждаеше от шест лаптопа за общностната си компютърна зала. Собственичка на салон за красота искаше пет iPad-а за работните места на стилистите. Транспортна фирма искаше петнайсет устойчиви телефона за шофьорите си.

Обработвах ги по същия начин, както потребителските продажби — пишех обща сума, плащаха чрез онлайн разплащане и доставях. Работеше, докато не се обади един училищен район.

Проблемът с училищния район

Училищен район с чартърни училища от района на Детройт се свърза с мен. Имаха нужда от 40 обновени Chromebook-а за разширяване на класна стая. ИТ директорката беше ентусиазирана. После ми изпрати изискванията на района към доставчиците: официална фактура с официалното юридическо име на бизнеса ми и данъчен номер, техния номер на поръчка (PO) и данни за плащане чрез банков превод.

Бизнесът ми беше юридически едноличен търговец на мое лично име. Нямах отделен данъчен номер за фирмата. Нямах банкова информация, форматирана за банкови преводи.

Прекарах две седмици в регистриране на ЕООД, откриване на фирмена банкова сметка и разбиране как да създам фактура, която да изглежда така, както очакваше ИТ директорката.

Поръчката беше за 40 Chromebook-а по 285 щ.д. всеки — 11 400 щ.д. Създадох фактурата в InvoiceFlow.

Продажба на електроника — [Име на района] — [Дата]:

Артикули:

Степента на състояние и бележката за здравината на батерията бяха изискване на ИТ директорката. Тя трябваше да документира какво получава районът, за да удовлетвори изискванията за доставки. „Клас A обновен, батерия 85%+“ стана стандарт на всяка фактура от този момент нататък.

Структурата на B2B фактура за електроника

Редактор на фактури в Invoice Flow app на препродавач на електроника — CPU, дънна платка, RAM, GPU, SSD и труд за сглобяване като отделни редове с отстъпка за пакет и гаранция в персонализирани полета
Всеки компонент и трудът за сглобяване на собствен ред — никой не спори какво има вътре.

След училищния район формализирах B2B фактурирането за всеки тип клиент:

Продажби на партиди за малък бизнес (5–20 бройки):

Корпоративни продажби на едро (20+ бройки):

Фактури за изкупуване и замяна (когато аз купувам от бизнеси):

Когато бизнеси ми продават оборудване, издавам фактура за изкупуване:

Изкупуване на оборудване — [Име на продавача] — [Дата]:

Текстът „продавачът гарантира чиста собственост“ е от съществено значение при изкупуване на електроника. Купуването на откраднати устройства несъзнателно е отговорност. Продавачът да удостовери чиста собственост върху подписана фактура е основна защита.

Документиране на гаранция и връщане във фактурите

Документи в Invoice Flow app на реселър на електроника — изпратен персонализиран билд, поръчка на едро за лаптопи за IT отдел, рециклиран телефон с IMEI и продажба в eBay
Персонализиран билд, поръчка за 10 лаптопа за IT, рециклиран телефон с IMEI, продажба в eBay — един запис на приход.

Търговците на електроника живеят и умират според яснотата на гаранцията и политиката за връщане. Неясните гаранционни условия създават най-много спорове.

Моите гаранционни нива, документирани във фактурите:

Текст във фактурата: „Това устройство включва [X]-дневна ограничена гаранция, покриваща производствени дефекти в частите и труда. Гаранцията не покрива физически повреди, повреди от течности или неоторизирани модификации. Гаранционно обслужване: [начин за контакт].“

Бизнесът четири години по-късно

Текущо разпределение на приходите:

B2B каналите — малък бизнес и корпоративни — представляват 58% от прихода и генерират най-големите единични трансакции. Поръчката на Chromebook-и от училищния район беше 11 400 щ.д. в една фактура; най-добрият ми месец през онлайн платформа през 2020 г. беше 6 400 щ.д. от стотици трансакции.

Какво прави InvoiceFlow за търговците на електроника

Фактурирането при търговец на електроника обхваща институционални поръчки с полета за данъчен номер и банков превод, B2B фактури за малък бизнес със степени на състояние и гаранционни условия, документация за изкупуване на оборудване с текст за чиста собственост и потребителски бележки за продажба през платформи. InvoiceFlow се справя с всички тези неща от едно Android приложение — с полета за поръчка (PO), данъчен номер в бизнес профила, гаранционни бележки като стандарт на шаблона и професионалния формат, който очакват ИТ директорите на училищни райони и корпоративните отдели за доставки.

Изтеглете InvoiceFlow. Добавете данъчния си номер към бизнес профила. Изградете B2B шаблона за фактура със степен на състояние, спецификации и гаранционен текст. Изградете фактурата за изкупуване с текст за чиста собственост. Поръчката за 40 Chromebook-а струва повече от месец потребителски продажби онлайн — и започва с фактура, която счетоводният им отдел може да обработи.

Джером Уилямс е собственик на Great Lakes Tech Resale в Детройт, Мичиган, като купува и продава обновени лаптопи, смартфони, таблети и друга електроника на потребители, малки бизнеси и институционални купувачи.