Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Skoledistriktets ordre, der tvang mig til at tage faktureringen alvorligt

Af Jerome Williams, elektronikforhandler

Jeg begyndte at handle med elektronik i 2018 som en biindtægt. Renoverede bærbare, brugte smartphones, det lejlighedsvise parti tablets, jeg samlede op på auktion. Jeg indkøbte gennem likvidationsauktioner, testede og rengjorde alt og solgte derefter på online markedspladser. I 2020 omsatte jeg for omkring 45.000 kr./måned i bruttosalg — mest forbrugerkøbere, mest kontant eller via mobilbetaling.

Forretningen blev mere seriøs i slutningen af 2020, da jeg begyndte at få B2B-henvendelser. En lille kirke havde brug for seks bærbare til deres computerlokale. En frisørsalonejer ville have fem iPads til sine stylisters stationer. Et vognmandsfirma ville have femten robuste telefoner til deres chauffører.

Jeg håndterede disse på samme måde, som jeg håndterede forbrugersalg — jeg sendte en sms med en totalpris, de betalte, og jeg leverede. Det fungerede, indtil et skoledistrikt ringede.

Skoledistriktets problem

Et skoledistrikt henvendte sig. De havde brug for 40 renoverede Chromebooks til en klasseudvidelse. It-chefen var begejstret. Så sendte hun mig distriktets leverandørkrav: en formel faktura med mit juridiske virksomhedsnavn og CVR-nummer, deres indkøbsordrenummer og bankoplysninger til bankoverførsel.

Min virksomhed var juridisk set en enkeltmandsvirksomhed under mit personlige navn. Jeg havde ikke et CVR-nummer. Jeg havde ingen bankoplysninger opstillet til erhvervsoverførsler.

Jeg brugte to uger på at registrere en virksomhed, åbne en erhvervskonto og finde ud af, hvordan man laver en faktura, der så ud, som it-chefen forventede.

Ordren var på 40 Chromebooks til 2.000 kr. stykket — 80.000 kr. Jeg byggede fakturaen i InvoiceFlow.

Elektroniksalg — [Distriktnavn] — [Dato]:

Varer:

Tilstandsgraden og noten om batterisundhed var it-chefens ønske. Hun havde brug for at dokumentere, hvad distriktet modtog, for at opfylde indkøbskravene. “Grade A renoveret, batteri 85 %+” blev standard på hver faktura fra det tidspunkt.

Strukturen for B2B-elektronikfakturaen

Invoice Flow app fakturaeditor for en elektronik-forhandler — CPU, bundkort, RAM, GPU, SSD og samlingsarbejde som separate linjer med en pakkerabat og garanti i brugerdefinerede felter
Hver komponent og samlingsarbejdet på sin egen linje — ingen diskuterer, hvad der er indeni.

Efter skoledistriktet formaliserede jeg B2B-fakturering for hver kontotype:

Salg af mindre partier til små virksomheder (5-20 enheder):

Erhvervsbulksalg (20+ enheder):

Tilbagekøbs- og bytteordrefakturaer (når jeg køber fra virksomheder):

Når virksomheder sælger udstyr til mig, udsteder jeg en tilbagekøbsfaktura:

Udstyrstilbagekøb — [Sælgernavn] — [Dato]:

Formuleringen “sælger indestår for klar ejendomsret” er afgørende ved tilbagekøb af elektronik. At købe stjålne enheder uforvarende er en risiko. At have sælgeren til at attestere klar ejendomsret på en underskrevet faktura er en grundlæggende beskyttelse.

Garanti- og returdokumentation på fakturaer

Invoice Flow app dokumenter for en elektronikforhandler — en specialbygning sendt, en bulk-laptopordre til en it-afdeling, en renoveret telefon med IMEI og et eBay-salg
Specialbygning, en 10-laptops it-ordre, en renoveret telefon med IMEI, et eBay-salg — ét indtægtsregnskab.

Elektronikforhandlere lever og dør på klarhed omkring garanti og returpolitik. Vage garantivilkår skaber flest tvister.

Mine garantiniveauer, dokumenteret på fakturaer:

Fakturaformulering: “Denne enhed inkluderer en [X] dages begrænset garanti, der dækker fabrikationsfejl i dele og arbejde. Garantien dækker ikke fysisk skade, væskeskade eller uautoriseret modifikation. Garantiservice: [kontaktmetode].”

Forretningen fire år inde

Nuværende omsætningsfordeling:

B2B-kanalerne — små virksomheder og erhverv — repræsenterer 58 % af omsætningen og genererer de største enkelttransaktioner. Skoledistriktets Chromebook-ordre var 80.000 kr. på én faktura; min bedste online salgsmåned i 2020 var 45.000 kr. fra hundredvis af transaktioner.

Hvad InvoiceFlow gør for elektronikforhandlere

Fakturering for elektronikforhandlere spænder over institutionelle indkøbsordrer med CVR- og bankoverførselsfelter, B2B-fakturaer for små virksomheder med tilstandsgrader og garantivilkår, dokumentation for udstyrstilbagekøb med formuleringer om klar ejendomsret og forbrugersalgskvitteringer for markedspladskøbere. InvoiceFlow håndterer alle disse fra én Android-app — med PO-felter, CVR på virksomhedsprofilen, garantinoter som en skabelonstandard og det professionelle format, som skoledistrikters it-chefer og virksomheders indkøbsteams forventer.

Download InvoiceFlow. Tilføj dit CVR-nummer til virksomhedsprofilen. Byg B2B-fakturaskabelonen med tilstandsgrad, specifikationer og garantiformulering. Byg tilbagekøbsfakturaen med formuleringen om klar ejendomsret. Ordren på 40 enheder er mere værd end en måneds forbrugersalg — og den begynder med en faktura, som deres kreditorafdeling kan behandle.

Jerome Williams ejer en virksomhed, der køber og sælger renoverede bærbare, smartphones, tablets og anden elektronik til forbrugere, små virksomheder og institutionelle købere.