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学区からの注文が、私に請求業務を本気で見直させた

Jerome Williams、電子機器リセラー — ミシガン州デトロイト

私が電子機器の転売を副収入として始めたのは2018年のことでした。リファービッシュ品のノートPC、中古スマートフォン、時々オークションで仕入れるタブレットのロット。清算オークションで仕入れ、すべてをテスト・清掃してから、eBayとフリマで販売していました。2020年までには月に約6,400ドルの総売上を上げていました — ほとんどが個人客で、支払いは現金かPayPalでした。

2020年後半にB2Bの問い合わせが来始めたとき、事業はより本格的になりました。ある小さな教会が、コミュニティのコンピュータラボ用にノートPCを6台必要としていました。美容室のオーナーはスタイリストのステーション用にiPadを5台欲しがっていました。運送会社はドライバー用に頑丈なスマホを15台求めていました。

私はこれらを個人販売と同じように処理していました — 合計金額をメッセージで送り、相手はPayPalかVenmoで支払い、私が届ける。学区から電話が来るまでは、それでうまくいっていました。

学区の問題

デトロイト周辺のチャータースクール学区が連絡してきました。彼らは教室拡張のためにリファービッシュ品のChromebookを40台必要としていました。IT責任者は乗り気でした。それから彼女は学区のベンダー要件を送ってきました。私の事業の正式名称と法人番号、彼らの発注書番号、そして銀行振込の支払い情報を記載した正式な請求書。

私の事業は法的には個人名義の個人事業主でした。個人の番号とは別の法人番号を持っていませんでした。振込用に整えられた銀行情報もありませんでした。

私は2週間かけて法人を設立し、事業用の銀行口座を開設し、IT責任者が期待するような請求書の作り方を考え出しました。

注文はChromebook 40台、1台あたり285ドル — 合計11,400ドルでした。私はInvoiceFlow で請求書を作成しました。

電子機器販売 — [学区名] — [日付]：

品目：

状態グレードとバッテリー健全度のメモは、IT責任者からの要望でした。彼女は購買要件を満たすために、学区が何を受け取るのかを記録する必要がありました。「グレードA リファービッシュ、バッテリー85%以上」は、それ以降すべての請求書で標準となりました。

B2B 電子機器請求書の構成

Invoice Flow app の電子機器リセラー向け請求書エディタ。CPU、マザーボード、RAM、GPU、SSD、組立作業を別明細で、バンドル割引と保証はカスタムフィールドに
各部品と組立作業を独立した明細に——中身について誰も揉めない。

学区の一件の後、私はあらゆる種類のアカウントについてB2B請求を正式化しました：

小規模事業者向けロット販売（5〜20台）：

法人向け大量販売（20台以上）：

下取り・買取請求書（企業から私が仕入れる場合）：

企業が私に機器を売る場合、私は買取請求書を発行します：

機器買取 — [売主名] — [日付]：

「売主は明確な所有権を保証する」という文言は、電子機器の買取には不可欠です。盗品を知らずに購入することは責任問題になります。署名済みの請求書で売主に明確な所有権を証明させることは、基本的な保護です。

請求書における保証・返品の記録

電子機器リセラーのInvoice Flow app書類 — 送信済みのカスタムビルド、IT部門向けのノートPC一括注文、IMEI付きの整備済みスマホ、eBay販売
カスタムビルド、10台のノートPCのIT注文、IMEI付き整備済みスマホ、eBay販売 — 1つの収入記録に。

電子機器リセラーは、保証と返品ポリシーの明確さで生き死にが決まります。曖昧な保証条件は最も多くの紛争を生みます。

私の保証区分、請求書に記載：

請求書の文言：「本デバイスには、製造上の部品および作業の欠陥をカバーする[X]日間の限定保証が付いています。保証は物理的損傷、液体損傷、無許可の改造をカバーしません。保証サービス：[連絡方法]。」

事業を始めて4年後

現在の収入内訳：

B2Bチャネル — 小規模事業者と法人 — は収入の58%を占め、最大の単一取引を生み出します。学区のChromebook注文は1枚の請求書で11,400ドルでした。2020年の私のeBayでの最高月は、数百件の取引で6,400ドルでした。

InvoiceFlow が電子機器リセラーのためにできること

電子機器リセラーの請求業務は、法人番号と振込フィールドを備えた機関向け発注書、状態グレードと保証条件を備えたB2B小規模事業者請求書、明確な所有権の文言を備えた機器買取書類、そしてeBayやプラットフォーム購入者向けの個人販売領収書にまで及びます。InvoiceFlow はこれらすべてを1つのAndroidアプリから処理します — POフィールド、事業プロフィール上の法人番号、テンプレート標準としての保証メモ、そして学区のIT責任者や法人購買チームが期待するプロフェッショナルなフォーマットを備えています。

InvoiceFlow をダウンロードしましょう。事業プロフィールに法人番号を追加します。状態グレード、仕様、保証の文言を備えたB2B請求書テンプレートを作成します。明確な所有権の文言を備えた買取請求書を作成します。40台のChromebook注文は、1か月分の個人eBay販売より価値があります — そしてそれは、彼らの経理部門が処理できる請求書から始まります。

Jerome Williams はミシガン州デトロイトの Great Lakes Tech Resale のオーナーであり、リファービッシュ品のノートPC、スマートフォン、タブレット、その他の電子機器を、消費者、小規模事業者、機関購入者に売買しています。