Rechnungen für Reinigungsfirmen: Vom privaten Haushaltsservice bis zur gewerblichen Unterhaltsreinigung

Der Reinigungsbetrieb in Wien hat 14 Mitarbeiterinnen und vier Reinigungswagen. Tägliche Routine: 22 Privathaushalte mit wöchentlicher Reinigung, sechs Gewerbeobjekte mit täglicher Unterhaltsreinigung (Büros, Arztpraxis, kleines Hotel), zwei Großputz-Aufträge (Endreinigung Baustelle, Praxisgrundreinigung) und ein Glasreinigungs-Termin im Hochhaus. Sechs Rechnungsarten parallel: Wochenpauschalen, Monatsabos, Einmal-Pauschalen, Stundenabrechnung, qm-Sätze. Alles im Privatkunden-Bereich §35a EStG (DE) bzw. §18 EStG (AT) – Steuerbonus für die Kundschaft.

Warum Reinigungsfirmen eine eigene Rechnungslogik brauchen

Privatkunden-Geschäft lebt vom §35a-Vorteil (DE) – Kunden ziehen 20% der Lohn- und Fahrtkosten von der Einkommensteuer ab. Voraussetzung: Rechnung mit Lohn-/Material-Trennung, Überweisung (kein Bargeld bei §35a). In Österreich §18 EStG mit ähnlichem Konzept für Pflege/Haushalt.

Gewerbe-Aufträge: Monatliche oder wöchentliche wiederkehrende Rechnungen. B2B, ggf. X-Rechnung.

Sonderreinigungen (Baustelle, Praxis) pauschal oder qm-basiert.

Glasreinigung mit Sicherheitsvorschriften (PSA, Hubsteiger).

Die größten Schmerzpunkte

§35a-konforme Privatkunden-Rechnung. Lohn getrennt, Überweisung Pflicht.

Viele wiederkehrende Aufträge. Monatsabrechnung für 30+ Kunden – zu hand-machen unmöglich.

Mitarbeiter-Stunden-Tracking. Wer war wann wo wie lange.

Verbrauchsmaterial (Reinigungsmittel, Vlies-Tücher). In Pauschale eingerechnet oder separat.

Sonderreinigungen pauschal oder Stunden. Vor Ort prüfen.

Glasreinigung mit Hubsteiger. Vermiet-Kosten weiterberechnen.

Wie InvoiceFlow das löst

Wiederkehrende Rechnungen Massenhaft

30 Privatkunden mit Wochenpauschale → 30 wiederkehrende Rechnungen monatlich automatisch.

Wiederkehrende Rechnungen eines Reinigungsbetriebs in der Invoice Flow app – wöchentliche und zweiwöchentliche Haushalte, ein Zahnarztbüro zweimal pro Woche und ein monatlicher Gebäudereinigungsvertrag, automatisch abgerechnet — Wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich – das ganze Kundenbuch rechnet sich selbst ab.

Lohn/Material §35a

Standard in Positionen.

Invoice Flow app Produktbildschirm eines Reinigungsunternehmens – Standard- und Grundreinigungen, Büroeinsätze, Auszugs-Pauschalen und Zusatzleistungen, einmal bepreist — Standard, Grundreinigung, Auszug, Zusatzleistungen – jede Leistung einmal bepreist, in Sekunden abgerechnet.

Mehrere Profile

“Haushaltsservice Privat”, “Gewerbereinigung B2B”.

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Reinigungskraft — die wöchentliche Standardreinigung plus Backofen-Innen- und Fenster-Innenreinigung als separate Positionen — Die wöchentliche Reinigung plus die Extras dieser Woche — Grundpreis unberührt, Add-ons dokumentiert.

Standardpositionen

“Unterhaltsreinigung qm”, “Glasreinigung pro Fenster”, “Grundreinigung pro Stunde”, “Baureinigung pauschal”.

Stunden-Tracking

Time-Tracker pro Auftrag.

Belege Reinigungsmittel-Großhandel

OCR.

X-Rechnung B2B

Für Großkunden, Behörden.

Mahnstufen

Säumige Privatkunden mit Verzugszinsen.

Praxisbeispiel: Eva aus Wien

Eva führt Eva Reinigungs GmbH in Wien. Mix Privat (40%) und Gewerbe (60%). Vor InvoiceFlow Lexware-Lösung, gut für Gewerbe-Monatsrechnung, schwach für mobile Sonderaufträge.

Heute: 22 Privatkunden mit wöchentlicher Reinigung à 80 EUR – wiederkehrende Monatsrechnung 320 EUR mit Lohn/Material-Trennung. Gewerbe-Bürogebäude tägliche Unterhaltsreinigung 2.400 EUR/Monat – wiederkehrend, X-Rechnung. Baustellen-Endreinigung 1.800 EUR pauschal – einmalige Rechnung. Glasreinigung Hochhaus mit Hubsteiger – Position Hubsteigermiete weiterberechnet.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profile: Privat (Haushaltsservice) und Gewerbe (B2B).
Standardpositionen je Service.
Wiederkehrende Aufträge für alle Daueraufträge.
Lohn/Material §35a bei Privat.
Stunden-Tracking für Sonderaufträge.
Belege Reinigungsmittel OCR.
B2B X-Rechnung automatisch.

Häufige Fehler

§35a-Trennung fehlt → Privatkunden unzufrieden.

Bar-Zahlung bei §35a-Anspruch → Kunde verliert Steuerbonus.

Wiederkehrende Rechnungen manuell pflegen → Personal-Verschwendung.

Sonderreinigung pauschal kalkuliert ohne Vor-Ort-Check → Verlustgeschäft.

Hubsteigermiete nicht weiterberechnet.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, baue die zwei Profile, leg deine 30 wiederkehrenden Aufträge ein – einmal eingerichtet, jeder Monat automatisch.