Seznamovací hovor, který mě stál 60 000 Kč

Napsal Darius Flemming, certifikovaný life kouč — Denver, CO

V roce 2019 jsem odešel z firemního HR, abych se koučinku věnoval na plný úvazek. Měl jsem certifikaci ICF, web, logo a naprosto žádný fakturační systém.

Prvních šest měsíců vypadalo takto: někdo si mě našel, domluvil si seznamovací hovor, rozhodl se se mnou spolupracovat a já mu poslal žádost o platbu za první sezení. Pak jsem poslal další za následující sezení. Pak jsem urgoval, když nezaplatili. Pak jsem to poslal znovu.

V listopadu 2019 jeden klient — říkejme mu Marcus — absolvoval osm sezení během tří měsíců. Kariérní koučink, práce na zásadní změně, opravdu smysluplná pro nás oba. Zaplatil za pět z nich. Tři byly neuhrazené po 5 000 Kč za sezení.

Čtyři měsíce jsem sháněl 15 000 Kč. Nikdy jsem je nevybral. Odepsal jsem je. A pak jsem strávil spoustu času přemýšlením o tom, co bych udělal jinak.

Odpověď byla: všechno.

Budování fakturační struktury, kterou jsem měl mít od prvního dne

Bral jsem fakturaci jako něco, co lze odbýt. Každá konverzace byla vřelá a podpůrná; pak jsem trapně přilepil platební odkaz. Žádná smlouva. Žádná struktura balíčků. Žádná uložená karta. Žádná faktura.

Přestavěl jsem to od základů:

Zaprvé: balíčky, ne fakturace po sezeních.

Koučovací spolupráce je závazek k procesu, ne série jednotlivých transakcí. Klient, který si rezervuje sezení po sezení, se práci nikdy plně neoddá. Klient, který si koupí 3měsíční balíček, učinil skutečné rozhodnutí.

Zadruhé: platební podmínky domluvené předem. Vždy.

Není to volitelné. Není to trapná prosba. Domluvit, jak platba funguje — a nechat si zaplatit první splátku před prvním sezením — je součástí procesu onboardingu, jasně řečená předem.

Zatřetí: faktura při přihlášení, ne po každém sezení.

Fakturu za balíček odešlete při přihlášení. Zdokumentujte, co je zahrnuto. Začněte vztah s jasností o tom, na čem jste se dohodli.

Takto to vypadalo:

Koučovací balíček — [Jméno klienta] — [Datum přihlášení]:

• Balíček: [Foundations 3měsíční / Accelerator 6měsíční / Executive 12měsíční]
• Zahrnuje:
  • [N] 60minutových sezení
  • [N] kontrolních hovorů (20 min)
  • Zprávy mezi sezeními přes [platforma]
  • Poznámky ze sezení a akční plány
  • [Vlastní zdroje dle potřeby]
• Investice do balíčku: [částka] Kč
• Platba: V plné výši — [částka] Kč | nebo měsíčně: [částka] Kč × [N] měsíců

Měsíční splátkový kalendář:

• Měsíc 1 (splatnost při přihlášení): [částka] Kč
• Měsíc 2 (automaticky fakturováno [datum]): [částka] Kč
• Měsíc 3 (automaticky fakturováno [datum]): [částka] Kč

InvoiceFlow vygeneruje a odešle fakturu na každý měsíc v naplánovaný den. Nastavil jsem to při přihlášení; běží to samo.

Firemní koučovací smlouva, která změnila měřítko

Rok po startu jsem měl obrat 135 000 Kč měsíčně — převážně jednotlivci, něco z doporučení od terapeutky, se kterou jsem se spojil.

Pak zavolala HR ředitelka jedné technologické firmy. Chtěli koučink vedení pro 12 středních manažerů po dobu 6 měsíců. Rozpočtem byl rozpočet na koučink, ne osobní volné výdaje jednotlivce.

Rozsah činil 600 000 Kč za spolupráci: 12 účastníků × 50 000 Kč za 6měsíční balíček. Potřebovali formální smlouvu, popis prací a faktury, které jejich účtárna dokáže zpracovat.

Koučovací dovednosti jsem měl. Fakturační strukturu ne.

Firemní koučovací program — [Název firmy] — [Fakturační období]:

Program: [Program koučinku vedení / Rozvoj executive / Týmový koučink] Fakturační období: [Měsíc rok]

• Účastníci: [N] přihlášených manažerů/vedoucích
• Měsíční koučovací sezení na účastníka: [N] × 60 min
• Kohortové skupinové sezení (měsíčně): [N] × 90 min
• Vedoucí: [Jméno hlavního kouče]
• Měsíc programu: [N] z [celkem]

Fakturace v tomto období:

• Individuální sezení: [N] účastníků × [N] sezení × [sazba] Kč = [celkem] Kč
• Kohortové skupinové sezení: [N] účastníků × [sazba] Kč = [celkem] Kč
• Řízení programu a reporting: [částka] Kč
• Celkem faktura: [celkem] Kč

Vystaveno: [Vaše jméno], [Kvalifikace] | IČO: [XXXXXXXX] | DIČ: [CZXXXXXXXX] Číslo objednávky: [OBJ-####] Platební podmínky: splatnost 30 dní

Ta spolupráce běžela 6 měsíců. Čistý výnos: 570 000 Kč (dal jsem 5% skupinovou slevu). A HR ředitelka mě doporučila dalším dvěma firmám.

Politika seznamovacích hovorů

Po situaci s Marcusem jsem také změnil způsob, jakým řeším seznamovací hovory.

Seznamovací hovory trvají 30 minut, jsou zdarma a probíhají před jakýmkoli závazkem. Nyní ale dokumentuji výsledek:

Shrnutí po seznamovacím hovoru — [Jméno zájemce] — [Datum]:

• Seznamovací hovor: 30 min | Datum: [Datum]
• Projednané oblasti: [Stručný popis]
• Doporučený program: [Název balíčku, sazba, délka]
• Další krok: [Odkaz k přihlášení / Návazný hovor / Rozhodnutí do data]

Není to faktura — je to písemný záznam, který posílám přes InvoiceFlow jako cenovou nabídku. Pokud se přihlásí, převedu ji na fakturu. Pokud ne, mám dokumentaci projednaného rozsahu. Snížilo to zmatek typu „Myslel jsem, že seznamovací hovor byl součástí balíčku“ o 100 %.

Skupinové koučovací programy

Online skupinové koučovací kohorty se po roce 2021 staly hlavním zdrojem příjmů.

Skupinový koučovací program — [Název programu] — [Měsíc rok]:

• Program: [Název] — [N]týdenní kohorta | Termíny: [Zahájení] až [Ukončení]
• Formát: Týdenní živá sezení + komunita mezi sezeními + zdroje
• Přihlášení: [N] účastníků
• Investice: [částka] Kč na účastníka

Možnosti platby:

• Uhrazeno v plné výši při přihlášení: [částka] Kč (úspora [částka] Kč)
• Plán 2 plateb: [částka] Kč při přihlášení + [částka] Kč v týdnu 4

U kohortových programů vybírám plnou platbu (nebo první splátku) při přihlášení. Žádný závazek bez platby předem.

VIP intenzivní dny

Celodenní nebo půldenní intenzivní sezení pro klienty, kteří chtějí soustředěnou práci.

VIP intenziv — [Jméno klienta] — [Datum]:

• Formát: [Celodenní (6 hodin) / Půldenní (3 hodiny)] intenziv
• Datum: [Datum] | Místo: [Osobně nebo virtuální platforma]
• Zaměření: [Téma — např. Kariérní jasnost, vztahový koučink, vize podnikání]
• Zahrnuje: Vstupní dotazník před sezením + sezení + následný hovor po 2 týdnech + písemné shrnutí
• Investice: [částka] Kč
• Záloha (50 %, splatná při rezervaci): [záloha] Kč
• Doplatek (splatný 7 dní před sezením): [doplatek] Kč

VIP intenzivy vždy vyžadují zálohu. Samotná přípravná práce (vyhodnocení vstupního dotazníku, plánování sezení) je značná. Od zavedení požadavku na zálohu jsem neměl jediný nedostavený klient.

Po čtyřech letech

• Firemní koučovací programy (4 firmy, průběžně): přibližně 160 000 Kč/měsíc
• Individuální balíčky (aktivní klienti): přibližně 77 500 Kč/měsíc
• Skupinové kohortové programy: přibližně 51 000 Kč/měsíc
• VIP intenzivní dny: přibližně 30 000 Kč/měsíc
• Příjem z doporučovacího partnerství: přibližně 10 000 Kč/měsíc
• Celkový měsíční obrat: přibližně 328 000 Kč/měsíc

Těch 15 000 Kč, které jsem od Marcuse nikdy nevybral, jsou nejlepší peníze, které jsem nikdy nedostal. Přinutily mě vybudovat fakturační systém, na kterém všechno ostatní běží.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte šablony balíčků pro každou úroveň spolupráce se splátkovými kalendáři. Nastavte automatickou fakturaci splátek při přihlášení. Přidejte do firemních šablon pole pro IČO a číslo objednávky. Přidejte k VIP intenzivům strukturu zálohy. Už nikdy neodesílejte žádost o platbu po sezení.

Darius Flemming je certifikovaný life kouč v Denveru v Coloradu, který obsluhuje individuální klienty na balíčkových programech, firemní koučink vedení, skupinové kohorty a VIP intenzivní spolupráce.