Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Het kennismakingsgesprek dat me € 2.400 kostte

Door Darius Flemming, gecertificeerd life coach — Denver, CO

Ik verliet de corporate HR-wereld in 2019 om fulltime te gaan coachen. Ik had mijn ICF-certificering, een website, een logo en absoluut geen factuursysteem.

Mijn eerste zes maanden zagen er zo uit: iemand vond me, plande een kennismakingsgesprek, besloot met me te werken, en ik stuurde een betaalverzoek voor de eerste sessie. Daarna stuurde ik er nog een voor de volgende sessie. Daarna stuurde ik een herinnering als ze niet betaalden. Daarna stuurde ik het opnieuw.

In november 2019 voltooide een klant — laten we hem Marcus noemen — acht sessies over drie maanden. Loopbaancoaching, ingrijpend transitiewerk, oprecht betekenisvol voor ons beiden. Hij had er vijf betaald. Drie stonden nog open, à € 200 per sessie.

Ik joeg vier maanden lang achter € 600 aan. Ik heb het nooit geïnd. Ik heb het afgeschreven. En daarna heb ik veel nagedacht over wat ik anders had moeten doen.

Het antwoord was: alles.

De factuurstructuur bouwen die ik vanaf dag één had moeten hebben

Ik had facturatie als bijzaak behandeld. Elk gesprek was warm en ondersteunend; daarna plakte ik er ongemakkelijk een betaallink aan vast. Geen contract. Geen pakketstructuur. Geen betaalgegevens vooraf. Geen factuur.

Ik bouwde alles opnieuw op vanaf de basis:

Eerst: pakketten, niet per sessie.

Een coachingtraject is een toewijding aan een proces, niet een reeks losse transacties. De klant die sessie voor sessie boekt, is nooit volledig toegewijd aan het werk. De klant die een pakket van 3 maanden koopt, heeft een echte beslissing genomen.

Ten tweede: betaalvoorwaarden vooraf vastgelegd. Altijd.

Niet optioneel. Geen ongemakkelijke vraag. Afspreken hoe de betaling werkt — en de eerste termijn betaald krijgen vóór de eerste sessie — is onderdeel van het onboardingproces, vooraf duidelijk gesteld.

Ten derde: factureren bij inschrijving, niet na elke sessie.

Stuur de pakketfactuur bij inschrijving. Documenteer wat erin zit. Begin de relatie met duidelijkheid over wat er is afgesproken.

Zo zag dat eruit:

Coachingpakket — [Naam klant] — [Inschrijfdatum]:

Maandelijks termijnschema:

InvoiceFlow genereert en verstuurt elke maand de factuur op de geplande datum. Ik stelde het in bij inschrijving; het draait vanzelf.

Het bedrijfscoachingcontract dat de schaal veranderde

Invoice Flow app documenten van een coachingpraktijk — een programma van 6 maanden met eerste termijn betaald, een bedrijfsopdracht verzonden, een betaalde groepscohort en een betaalde kennismakingssessie
Programma, cohort, retainer, kennismakingsgesprek — elke opdracht met een papieren spoor.

Een jaar na mijn start draaide ik € 5.400 per maand — vooral individuen, sommige doorverwijzingen van een therapeut met wie ik contact had gelegd.

Toen belde de HR-directeur van een techbedrijf. Ze wilden leiderschapscoaching voor 12 middenmanagers gedurende 6 maanden. Het budget was het coachingbudget, niet iemands discretionaire uitgaven.

De omvang was € 24.000 voor het traject: 12 deelnemers × € 2.000 elk voor een pakket van 6 maanden. Ze hadden een formeel contract nodig, een opdrachtbeschrijving en facturen die hun crediteurenadministratie kon verwerken.

Ik had de coachingkwaliteiten. Ik had de factuurstructuur niet.

Bedrijfscoachingprogramma — [Bedrijfsnaam] — [Factuurperiode]:

Programma: [Leiderschapscoachingprogramma / Executive Development / Teamcoaching] Factuurperiode: [Maand jaar]

Facturatie deze periode:

Te betalen aan: [Jouw naam], [Diploma’s] | KvK: [nummer] | Btw: [nummer] PO-nummer: [PO-####] Betaaltermijn: 30 dagen Btw-nummer geregistreerd

Dat traject liep 6 maanden. Netto-omzet: € 22.800 (ik gaf 5% groepskorting). En de HR-directeur verwees me door naar twee andere bedrijven.

Beleid voor kennismakingsgesprekken

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een coach — een maandelijkse retainer voor twee sessies en het termijnschema van een 6-maands executiveprogramma
Retainers en termijnen lopen vanzelf — jij coacht, het factureren gebeurt.

Na de situatie met Marcus veranderde ik ook hoe ik kennismakingsgesprekken aanpak.

Kennismakingsgesprekken duren 30 minuten, zijn gratis en vinden plaats vóór enige toezegging. Maar ik documenteer nu de uitkomst:

Samenvatting na kennismakingsgesprek — [Naam prospect] — [Datum]:

Dit is geen factuur — het is een schriftelijk verslag dat ik via InvoiceFlow als offerte verstuur. Als ze zich inschrijven, zet ik het om in een factuur. Als ze dat niet doen, heb ik documentatie van de besproken omvang. Het verminderde de verwarring rond “ik dacht dat het kennismakingsgesprek bij het pakket inbegrepen was” met 100%.

Groepscoachingprogramma’s

Invoice Flow app factuureditor van een lifecoach — een Q3-leadershipprogramma voor drie leidinggevenden met prijs per sessie en 360-debriefings, projectcode in aangepaste velden
18 sessies, 3 leidinggevenden, de projectcode die hun financiële team nodig heeft — wrijvingsloos.

Online groepscoaching-cohorten werden na 2021 een belangrijk omzetkanaal.

Groepscoachingprogramma — [Programmanaam] — [Maand jaar]:

Betaalopties:

Voor cohortprogramma’s int ik de volledige betaling (of de eerste termijn) bij inschrijving. Geen toezegging zonder een betaling vooraf.

VIP-intensive-dagen

Intensieve sessies van een hele of halve dag voor klanten die geconcentreerd willen werken.

VIP-intensive — [Naam klant] — [Datum]:

VIP-intensives vereisen altijd een aanbetaling. Alleen al het voorbereidende werk (intakevragenlijst doornemen, sessieplanning) is aanzienlijk. Ik heb sinds ik de aanbetalingseis invoerde nooit meer een no-show gehad.

Vier jaar verder

De € 600 die ik nooit van Marcus heb geïnd, is het beste geld dat ik nooit heb gekregen. Het zette me aan om het factuursysteem te bouwen waar al het andere op draait.

Download InvoiceFlow. Bouw pakketsjablonen voor elk trajectniveau met termijnschema’s. Stel termijnen in om automatisch te factureren bij inschrijving. Voeg KvK-/btw-nummer en PO-veld toe aan zakelijke sjablonen. Voeg een aanbetalingsstructuur toe aan VIP-intensives. Stuur nooit meer een betaalverzoek na een sessie.

Darius Flemming is een gecertificeerd life coach in Denver, Colorado, die individuele klanten bedient met pakketprogramma’s, leiderschapscoaching voor bedrijven, groepscohorten en VIP-intensive-trajecten.