Konsultacja wstępna, która kosztowała mnie 2400 zł

Autor: Darius Flemming, certyfikowany life coach — Denver, CO

Odszedłem z korporacyjnego HR w 2019 roku, żeby zajmować się coachingiem na pełen etat. Miałem certyfikat ICF, stronę internetową, logo i absolutnie żadnego systemu rozliczeń.

Moje pierwsze sześć miesięcy wyglądało tak: ktoś mnie znajdował, umawiał konsultację wstępną, decydował się na współpracę, a ja wysyłałem mu prośbę o płatność za pierwszą sesję. Potem wysyłałem kolejną za następną sesję. Potem przypominałem, gdy nie zapłacił. Potem wysyłałem to jeszcze raz.

W listopadzie 2019 pewien klient — nazwijmy go Marcus — odbył osiem sesji w ciągu trzech miesięcy. Coaching kariery, praca nad dużą zmianą, naprawdę znacząca dla nas obu. Zapłacił za pięć z nich. Trzy pozostawały nieopłacone po 800 zł za sesję.

Ścigałem 2400 zł przez cztery miesiące. Nigdy tego nie odzyskałem. Odpisałem to. A potem spędziłem sporo czasu, zastanawiając się, co zrobiłbym inaczej.

Odpowiedź brzmiała: wszystko.

Budowanie struktury fakturowania, którą powinienem mieć od pierwszego dnia

Traktowałem rozliczenia jak coś drugorzędnego. Każda rozmowa była ciepła i wspierająca; a potem niezręcznie doklejałem link do płatności. Żadnej umowy. Żadnej struktury pakietowej. Żadnej faktury.

Odbudowałem wszystko od podstaw:

Po pierwsze: pakiety, nie pojedyncze sesje.

Współpraca coachingowa to zobowiązanie do procesu, a nie seria pojedynczych transakcji. Klient, który rezerwuje sesja po sesji, nigdy nie jest w pełni zaangażowany w pracę. Klient, który kupuje 3-miesięczny pakiet, podjął prawdziwą decyzję.

Po drugie: warunki płatności ustalone z góry. Zawsze.

Nie opcjonalnie. Nie jako niezręczna prośba. Uzgodnienie zasad płatności — i pobranie pierwszej raty przed pierwszą sesją — jest częścią procesu wdrożenia, jasno przedstawianą na starcie.

Po trzecie: faktura przy zapisie, nie po każdej sesji.

Wyślij fakturę za pakiet przy zapisie. Udokumentuj, co zawiera. Rozpocznij relację z jasnością co do tego, co zostało uzgodnione.

Oto jak to wyglądało:

Pakiet coachingowy — [Nazwa klienta] — [Data zapisu]:

• Pakiet: [Foundations 3-miesięczny / Accelerator 6-miesięczny / Executive 12-miesięczny]
• Zawiera:
  • [N] 60-minutowych sesji
  • [N] rozmów kontrolnych (20 min)
  • Kontakt między sesjami przez [platforma]
  • Notatki z sesji i plany działania
  • [Materiały niestandardowe w miarę potrzeb]
• Inwestycja w pakiet: [kwota] zł
• Płatność: z góry — [kwota] zł | lub miesięcznie: [kwota] zł × [N] miesięcy

Harmonogram rat miesięcznych:

• Miesiąc 1 (płatne przy zapisie): [kwota] zł
• Miesiąc 2 (automatycznie rozliczane [data]): [kwota] zł
• Miesiąc 3 (automatycznie rozliczane [data]): [kwota] zł

InvoiceFlow generuje i wysyła fakturę za każdy miesiąc w zaplanowanym dniu. Ustawiłem to przy zapisie; działa samo.

Kontrakt na coaching firmowy, który zmienił skalę

Rok po starcie robiłem 21 600 zł/miesiąc — głównie klienci indywidualni, kilka poleceń od terapeuty, z którym się poznałem.

Wtedy zadzwoniła dyrektorka HR z firmy technologicznej. Chcieli coachingu przywódczego dla 12 menedżerów średniego szczebla przez 6 miesięcy. Budżet to był budżet coachingowy, a nie czyjeś prywatne wydatki uznaniowe.

Zakres wynosił 96 000 zł za całą współpracę: 12 uczestników × 8000 zł każdy za 6-miesięczny pakiet. Potrzebowali formalnej umowy, opisu zakresu prac (SOW) i faktur, które ich dział zobowiązań mógł przetworzyć.

Miałem kompetencje coachingowe. Nie miałem struktury fakturowania.

Program coachingu firmowego — [Nazwa firmy] — [Okres rozliczeniowy]:

Program: [Program coachingu przywódczego / Rozwój executive / Coaching zespołu] Okres rozliczeniowy: [Miesiąc Rok]

• Uczestnicy: [N] menedżerów/liderów zapisanych
• Miesięczne sesje coachingowe na uczestnika: [N] × 60 min
• Grupowa sesja kohortowa (miesięcznie): [N] × 90 min
• Prowadzący: [Imię i nazwisko głównego coacha]
• Miesiąc programu: [N] z [łącznie]

Rozliczenie w tym okresie:

• Sesje indywidualne: [N] uczestników × [N] sesji × [stawka] zł = [suma] zł
• Grupowa sesja kohortowa: [N] uczestników × [stawka] zł = [suma] zł
• Zarządzanie programem i raportowanie: [kwota] zł
• Suma faktury: [suma] zł

Wystawca: [Twoje imię i nazwisko], [Kwalifikacje] | NIP: [XXX-XXX-XX-XX] Numer zamówienia (PO): [PO-####] Termin płatności: netto 30 dni Dane rejestrowe na fakturze

Ta współpraca trwała 6 miesięcy. Przychód netto: 91 200 zł (dałem 5% rabatu grupowego). A dyrektorka HR poleciła mnie dwóm innym firmom.

Polityka konsultacji wstępnych

Po sytuacji z Marcusem zmieniłem też sposób prowadzenia konsultacji wstępnych.

Konsultacje wstępne trwają 30 minut, są bezpłatne i odbywają się przed jakimkolwiek zobowiązaniem. Ale teraz dokumentuję ich wynik:

Podsumowanie po konsultacji wstępnej — [Nazwa potencjalnego klienta] — [Data]:

• Konsultacja wstępna: 30 min | Data: [Data]
• Omówione obszary: [Krótki opis]
• Rekomendowany program: [Nazwa pakietu, stawka, czas trwania]
• Następny krok: [Link do zapisu / Rozmowa kontrolna / Decyzja do dnia]

To nie jest faktura — to pisemny zapis, który wysyłam przez InvoiceFlow jako wycenę. Jeśli klient się zapisze, konwertuję ją na fakturę. Jeśli nie, mam dokumentację omówionego zakresu. Zredukowało to nieporozumienia typu „myślałem, że konsultacja wstępna była wliczona w pakiet” o 100%.

Grupowe programy coachingowe

Kohorty grupowego coachingu online stały się głównym kanałem przychodów po 2021 roku.

Grupowy program coachingowy — [Nazwa programu] — [Miesiąc Rok]:

• Program: [Tytuł] — kohorta [N]-tygodniowa | Terminy: [Początek] do [Koniec]
• Format: cotygodniowe sesje na żywo + społeczność między sesjami + zasoby
• Zapisy: [N] uczestników
• Inwestycja: [kwota] zł na uczestnika

Opcje płatności:

• Płatność z góry przy zapisie: [kwota] zł (oszczędność [kwota] zł)
• Plan 2-ratowy: [kwota] zł przy zapisie + [kwota] zł w tygodniu 4

W programach kohortowych pobieram pełną płatność (lub pierwszą ratę) przy zapisie. Żadnego zobowiązania bez płatności z góry.

Dni intensywne VIP

Całodniowe lub półdniowe sesje intensywne dla klientów, którzy chcą skoncentrowanej pracy.

Intensyw VIP — [Nazwa klienta] — [Data]:

• Format: [Całodniowy (6 godzin) / Półdniowy (3 godziny)] intensyw
• Data: [Data] | Miejsce: [Stacjonarnie lub platforma online]
• Skupienie: [Temat — np. Klarowność kariery, coaching relacji, wizja biznesowa]
• Zawiera: kwestionariusz wstępny + sesję + rozmowę kontrolną po 2 tygodniach + pisemne podsumowanie
• Inwestycja: [kwota] zł
• Zaliczka (50%, płatna przy rezerwacji): [zaliczka] zł
• Pozostała kwota (płatna 7 dni przed sesją): [saldo] zł

Intensywy VIP zawsze wymagają zaliczki. Sam nakład przygotowawczy (analiza kwestionariusza wstępnego, planowanie sesji) jest znaczący. Odkąd wprowadziłem wymóg zaliczki, nie miałem ani jednej nieobecności.

Cztery lata później

• Programy coachingu firmowego (4 firmy, stale): około 51 200 zł/miesiąc
• Pakiety indywidualne (aktywni klienci): około 24 800 zł/miesiąc
• Grupowe programy kohortowe: około 16 400 zł/miesiąc
• Dni intensywne VIP: około 9600 zł/miesiąc
• Dochód z partnerstw polecających: około 3200 zł/miesiąc
• Łączny przychód miesięczny: około 105 200 zł/miesiąc

Te 2400 zł, których nigdy nie odzyskałem od Marcusa, to najlepsze pieniądze, jakich nigdy nie dostałem. Sprawiły, że zbudowałem system rozliczeń, na którym opiera się wszystko inne.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablony pakietów dla każdego poziomu współpracy z harmonogramami rat. Ustaw automatyczne rozliczanie rat przy zapisie. Dodaj NIP i pole PO do szablonów firmowych. Dodaj strukturę zaliczek do intensywów VIP. Nigdy więcej nie wysyłaj prośby o płatność po sesji.

Darius Flemming jest certyfikowanym life coachem w Denver w Kolorado, obsługującym klientów indywidualnych na programach pakietowych, coaching przywódczy dla firm, kohorty grupowe i intensywne współprace VIP.