Rechnung schreiben als Übersetzerin: Von Normzeile zu Honorar

Du übersetzt Verträge aus dem Französischen, lokalisierst Marketingtexte vom Englischen ins Deutsche, beglaubigst Urkunden für österreichische Behörden. Übersetzen ist Präzision und Verantwortung – jedes Komma trägt. Doch wenn es um deine eigene Rechnung geht, wird oft improvisiert. Manche Kunden rechnen pro Normzeile (55 Anschläge), manche pro Wort, manche pauschal pro Dokument. Wie bringst du das in eine saubere, akzeptierte Rechnung?

Dieser Artikel zeigt freiberuflichen Übersetzerinnen und Übersetzern in DE/AT/CH, wie sie mit InvoiceFlow ihre Honorarabrechnung souverän führen.

Warum Übersetzer eine professionelle Rechnungsstellung brauchen

Übersetzer sitzen oft zwischen mehreren Welten: Auftraggeber aus Frankreich, Endkunden in Deutschland, eine Rechnung in Englisch, eine in Französisch. Mehrsprachige Rechnungen sind hier kein Luxus, sondern Standard.

Zudem ist die Branche von Mengenangaben geprägt: Normzeile (DE/AT), Wortpreis (international), Pauschale (beglaubigt, beeidet). Das Finanzamt verlangt klare Mengeneinheiten in der Rechnung.

Die größten Schmerzpunkte

Verschiedene Mengeneinheiten. Wer mit derselben Vorlage Zeilen, Wörter und Pauschalen abrechnen will, scheitert oft an starren Formularen.

Beeidete Übersetzungen. Beglaubigungsstempel, Pauschalpreise pro Dokument, manche Behörden zahlen direkt, manche nicht.

Internationale Agenturen. Eine Pariser Übersetzungsagentur zahlt in 60 Tagen, manchmal in USD, manchmal in EUR.

Reverse Charge. Eine niederländische Übersetzungsagentur kauft deine Leistung B2B – Reverse Charge mit gültiger USt-IdNr.

CAT-Tools. Trados, MemoQ, Phrase – die Kosten sind dein Investment, gehören nicht direkt auf die Rechnung, aber in die Kalkulation.

Wie InvoiceFlow das löst

Mengeneinheiten frei wählbar

Pro Position: Normzeile, Wort, Stunde, Dokument, Seite. Du kannst pro Kunde Standardeinheiten hinterlegen.

Rechnungs-PDF für eine Pariser Agentur, erstellt mit der Invoice Flow app mit allen Bezeichnungen auf Französisch — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — die Pariser Agentur liest ihre Rechnung auf Französisch und zahlt schneller.

Mehrsprachige PDFs

Eine Rechnung an die französische Agentur in Französisch, eine an den Wiener Direktkunden in Deutsch, eine an die kanadische Stadt auf Englisch – alle aus derselben App. NotoSans und HarfBuzz garantieren saubere Akzente.

Kundenliste eines Übersetzers in der Invoice Flow app – eine Agentur in Paris, eine Kanzlei in London, ein Pharmaunternehmen in Tokio und eine Marketingagentur in New York, jeweils in eigener Währung abgerechnet — Paris, London, Tokio, New York – eine Kundenliste, vier Währungen.

Mehrwährungsfähigkeit

EUR, USD, CHF, GBP – Kursfixierung pro Rechnung.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Übersetzers – 12.400 Ausgangswörter zum Wortpreis, beglaubigte Zertifizierung pro Seite und ein Eilzuschlag in GBP — 12.400 Ausgangswörter × Ihr Satz, Zertifizierung pro Seite, Eilzuschlag obendrauf – genau so werden Übersetzungen berechnet.

Beeidete Übersetzungen als Standard-Position

Lege „Beglaubigte Übersetzung Urkunde, deutsch-französisch, inkl. Beglaubigungsstempel” als Vorlage an, mit pauschaler Preisangabe.

Invoice Flow app Produktübersicht einer Übersetzerin — Sätze pro Ausgangswort für Sprachpaare, beglaubigte Übersetzung pro Seite, Konferenzdolmetschen pro Tag — Jedes Sprachpaar und jede Leistung mit eigenem Satz und eigener Einheit — vorbereitet, nie neu getippt.

Kleinunternehmerregelung

Aktivierbar pro Profil. Sobald du die Grenze überschreitest, deaktiviere und stelle auf Regelbesteuerung um.

Wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden

Eine deutsche Anwaltskanzlei beauftragt monatlich Vertragsübersetzungen. Du baust ein monatliches Schätzpaket und korrigierst am Ende des Monats nach tatsächlicher Wortmenge.

Belege scannen

CAT-Tool-Abos, Wörterbücher, Reisen zu Gerichtsterminen – alles scannen und sortieren.

Praxisbeispiel: Markus aus Innsbruck

Markus, 47, beeideter Übersetzer für Italienisch-Deutsch in Tirol, betreut zwei Gerichte, drei Anwaltskanzleien und eine Mailänder Übersetzungsagentur. Honorare: Normzeile 1,75 € (Standard), Beglaubigung pro Dokument 45 €, Eilzuschlag 30 %.

Vorher: Word-Vorlagen mit kopierter Kopfzeile, Excel für die Wortzählung, drei Mahnungen pro Quartal an die Mailänder Agentur.

Mit InvoiceFlow ab Sommer 2025: Vier Standardpositionen mit Mengeneinheiten Normzeile/Dokument/Stunde. Mailänder Agentur erhält Rechnung auf Italienisch in EUR mit Reverse-Charge-Hinweis (gültige UID). Anwaltskanzleien in Innsbruck und Salzburg mit UID und ohne Reverse Charge (innerstaatliche B2B). Gerichte in beglaubigter Pauschale. Mahnstufen automatisch ab Tag 31.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil anlegen. Mit USt-IdNr. und Beeidigungsnachweis (falls relevant).
Mengeneinheiten konfigurieren. Normzeile, Wort, Dokument, Stunde.
Standardpositionen pflegen.
Kunden anlegen mit Sprache + Währung.
Auftragsannahme. Wortmenge schätzen oder Pauschalpreis.
Lieferung + Rechnung. Mehrsprachig nach Empfänger.
Mahnstufen automatisch.
Quartalsexport.

Häufige Fehler

Normzeile vs. Wortpreis vermischen. Pro Auftrag eine Einheit, klar dokumentiert.

Beglaubigungsstempel vergessen abzurechnen. Eigene Position, nicht in Zeilenpreis einrechnen.

Reverse Charge falsch. Innergemeinschaftliche B2B = Reverse Charge mit gültiger USt-IdNr. UK seit Brexit als Drittland.

Eilzuschläge nicht ausweisen. Eigene Position mit Hinweis „Eilzuschlag 30 % wegen Lieferung innerhalb 24h”.

Mahnungen scheuen. Verzugszinsen sind dein gutes Recht.

Jetzt starten

Du bist Sprachprofi. Deine Rechnung sollte sprachlich genauso präzise sein. Lade InvoiceFlow im Google Play Store, pflege deine Einheiten, baue mehrsprachige Vorlagen und schick deine nächste Übersetzungsrechnung in der Sprache, die der Kunde lesen wird.