InvoiceFlow за преводачи и устни преводачи: професионално фактуриране отвъд всяка езикова бариера

Защо преводачите се нуждаят от специализирано фактуриране

Преводът е една от малкото професии, която работи наистина глобално от първия ден. Преводач във Варшава може едновременно да работи за адвокатска кантора в Лондон, маркетингова агенция в Ню Йорк и фармацевтична компания в Токио — всеки с различни тарифи, различни валути, различни условия за плащане и различни очаквания за формат на фактурата.

Тази международна сложност прави фактурирането уникално предизвикателство. Таксувате на дума в изходния текст, на дума в целевия текст, на стандартна страница, на час устен превод или на ден конферентен превод — понякога всичко това на една и съща фактура. Добавяте надбавки за техническо съдържание, заверка на заклет превод, спешност или конвертиране на файлов формат. Фактурирате в EUR, USD, GBP, PLN, JPY — понякога се налага да приемете плащане във валутата на клиента, дори когато оперативните ви разходи са в друга. Работите с агенции, които имат 45-60-дневни цикли на плащане, и с директни клиенти, на които понякога трябва да се напомни по три пъти.

InvoiceFlow поддържа 150+ валути, 50+ езика в интерфейса на приложението и 16 езикови опции за етикетите на фактурите — което го прави естествен избор за преводачи, работещи през граници.

Най-големите проблеми за преводачите

Създаване на различни формати на фактури за различни държави (фактури с ДДС в EUR за клиенти от ЕС, прости фактури за клиенти от САЩ и т.н.)
Проследяване на плащания в множество валути и изчисляване на реално полученото
Загуба на контрол върху тарифите на дума или на страница при много различни езикови двойки
Клиенти от агенции, които изискват официални фактури със специфични полета (техния номер на поръчка, референция на проекта, отчет за броя думи от CAT инструмент)
Липса на автоматизирана система за повтарящ се абонаментен хонорар от агенция или месечно обемно фактуриране
Необходимост от създаване на фактури на езика на клиента (френски клиент очаква фактура на френски, немски клиент очаква немски етикети на фактурата)
Забравяне на последователно прилагане на CAT отстъпки или надбавки

Как InvoiceFlow решава тези предизвикателства

Фактури на езика на клиента

InvoiceFlow генерира етикетите на PDF фактурите (Invoice, Bill To, Subtotal, Tax, Total, Payment Terms, Notes и т.н.) на 16 езика: английски, руски, немски, френски, испански, италиански, португалски, нидерландски, полски, японски, корейски, китайски, арабски, хинди, турски и украински. Когато фактурирате френски клиент, изберете френски като език на фактурата — клиентът получава професионално оформена фактура на своя език, което ускорява одобрението в неговия отдел за разплащания.

PDF фактура за парижка агенция, генерирана от Invoice Flow app с всички етикети на френски — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — парижката агенция чете фактурата си на френски и плаща по-бързо.

Многовалутно фактуриране със 150+ валути

Задайте предпочитаната валута на всеки клиент в неговия профил. Фактурите се генерират в тази валута автоматично. За преводачи, които фактурират едновременно в EUR, GBP, USD, JPY и PLN, това е от съществено значение. Проследявайте точно общия си доход, независимо в кои валути плащат клиентите.

Списък с клиенти в Invoice Flow app на преводач — агенция в Париж, адвокатска кантора в Лондон, фармацевтична компания в Токио и маркетингова агенция в Ню Йорк, всеки фактуриран в своя собствена валута — Париж, Лондон, Токио, Ню Йорк — един списък с клиенти, четири валути.

Гъвкаво фактуриране на единица

Използвайте позициите на InvoiceFlow, за да фактурирате точно както работите: думи в изходния текст, думи в целевия текст, стандартни страници (1800 знака), часове устен превод, дневни тарифи. Полето за единица е свободен текст — можете да въведете „думи в изходния текст“, „думи в целевия текст“, „нормостраници“ или каквото и да съответства на вашия стандарт. Прилагайте различни тарифи за всяка езикова двойка или тип съдържание, като предварително изградите библиотеката си с услуги.

Редактор на фактури в Invoice Flow app на преводач — 12 400 изходни думи по ставка на дума, заклета заверка на страница и надбавка за спешност в GBP — 12 400 изходни думи × твоята ставка, заверка на страница, спешност отгоре — точно както се остойностява преводът.

Библиотека с продукти за езикови двойки и услуги

Изградете библиотеката си с услуги: „EN→DE Технически превод“, „EN→FR Юридически превод“, „Конферентен превод (цял ден)“, „Заклет превод с печат“, „Конвертиране на файлов формат“. Задайте тарифата и единицата по подразбиране за всяка услуга. При създаване на фактура изберете от библиотеката — цената и единицата се попълват предварително, вие само добавяте количеството (брой думи или часове).

Екран с продукти в Invoice Flow app на преводач — ставки за изходна дума за езикови двойки, заклети преводи на страница, конферентен превод на ден — Всяка езикова двойка и услуга със собствена ставка и единица — предварително зададени, никога преписвани отново.

Персонализирани полета за изискванията на агенциите

Преводаческите агенции почти винаги се нуждаят от специфични полета във фактурите: техния референтен номер на проекта, техния номер на поръчка, вашето ID на доставчик, референцията на аналитичния отчет от CAT инструмента. Добавете ги като персонализирани полета за всяка фактура. Вашата фактура отговаря на изискванията за обработка на агенцията без ръчни заобиколни решения.

Обработка на данъци за клиенти от ЕС и по света

За преводачи от ЕС, фактуриращи други предприятия от ЕС, се прилага механизмът на обратно начисляване (reverse charge). За клиенти извън ЕС — без ДДС. За някои клиенти — съвсем различна ставка. Данъчната система на InvoiceFlow поддържа 45+ държави с подходящи ставки. Можете да презапишете данъка за всяка фактура, да добавите бележка за обратно начисляване в полето за бележки и да зададете правилния данък за всеки клиентски профил. В България регистрираните по ДДС преводачи (напр. ЕТ, ЕООД) начисляват ДДС и подават данни към НАП; данъчното съответствие е вградено, а не добавено допълнително.

Вашият работен процес с InvoiceFlow

Нов проект от агенция: Клиентът изпраща проект по имейл. Създайте клиентския профил (ако е нов) с неговата държава, валута, условия за плащане. Създайте фактурата с позиции: брой думи в изходния текст × тарифа, надбавка за спешност, ако е приложима.
Доставен проект: Изпратете PDF фактурата от InvoiceFlow. Етикетите на фактурата са на езика на клиента. Валутата е правилна. Номерът на поръчката е в персонализираното поле. Без излишна кореспонденция.
Получено плащане: Запишете плащането. Ако пристигне в различна сума заради банкови такси, запишете реално получената сума и отбележете разликата.
Повтаряща се работа от агенция: Настройте повтарящи се фактури за агенции с фиксирани месечни обеми. Или създайте шаблон на фактура за тази агенция и го дублирайте всеки път.
Месечно счетоводство: Аналитиката показва общия доход по валута, по клиент, по месец. Експортирайте CSV за вашия счетоводител.

Най-ценните функции за преводачите

Многоезични етикети на фактури — Фактурирайте на 16 езика за международни клиенти
Многовалутно фактуриране — 150+ валути
Библиотека с продукти — Предварително изградете езикови двойки и типове услуги
Персонализирани полета — Номера на поръчки, референции на проекти, ID на доставчик
Обработка на данъци — ДДС в ЕС, обратно начисляване, ставки по държави
Аналитика — Приходи по клиент и проследяване по валутна двойка

Реален пример: Анна превежда и получава плащания глобално

Анна е преводач EN→DE и EN→FR, работеща предимно с юридически и маркетингови агенции в Европа и САЩ. Тя фактурира 15-20 проекта на месец в EUR, USD и GBP. Преди InvoiceFlow тя създаваше фактури ръчно в Excel, поддържаше таблица за валутни преизчисления и понякога изпращаше грешна валута на клиент. Сега всеки клиентски профил има правилните настройки за валута и език. Немските клиенти получават фактури с немски етикети в EUR. Клиентите от САЩ получават фактури на английски в USD. Месечното ѝ равнение отнема 15 минути вместо 2 часа. Споровете за плащане от агенции паднаха до нула — професионалният формат и пълната информация означават, че фактурите преминават през отделите за разплащания незабавно.

Как да започнете

InvoiceFlow е достъпно безплатно за Android — не е необходим интернет за основните функции. Настройте бизнес профила си, изградете библиотеката си с преводачески услуги със стандартните си тарифи и изпратете първата си фактура за под 5 минути.