InvoiceFlow til oversættere og tolke: Professionel fakturering på tværs af enhver sprogbarriere

Hvorfor oversættere har brug for specialiseret fakturering

Oversættelse er et af de få fag, der fra dag ét arbejder helt globalt. En oversætter i Warszawa kan samtidig arbejde for et advokatfirma i London, et marketingbureau i New York og en medicinalvirksomhed i Tokyo — hver med forskellige takster, forskellige valutaer, forskellige betalingsbetingelser og forskellige forventninger til fakturaformat.

Denne internationale kompleksitet gør faktureringen særligt udfordrende. Du fakturerer pr. kildeord, pr. målord, pr. standardside, pr. tolketime eller pr. dag ved konferencetolkning — nogle gange alt sammen på den samme faktura. Du lægger tillæg til for teknisk indhold, autoriseret oversættelse, hastværk eller konvertering af filformat. Du fakturerer i EUR, USD, GBP, PLN, JPY — og har nogle gange brug for at modtage betaling i kundens valuta, selv når dine driftsomkostninger er i en anden. Du håndterer bureauer med betalingscyklusser på 45-60 dage og direkte kunder, der nogle gange skal mindes tre gange.

InvoiceFlow understøtter 150+ valutaer, 50+ sprog i appens brugerflade og 16 sprogmuligheder til fakturaetiketter — hvilket gør det til det naturlige valg for oversættere, der arbejder på tværs af grænser.

De største smertepunkter for oversættere

At skabe forskellige fakturaformater til forskellige lande (EUR/moms-fakturaer til EU-kunder, simple fakturaer til amerikanske kunder osv.)
At holde styr på betalinger i flere valutaer og beregne, hvad du faktisk modtog
At miste overblikket over takster pr. ord eller pr. side på tværs af mange forskellige sprogpar
Bureaukunder, der kræver formelle fakturaer med specifikke felter (deres indkøbsordrenummer, projektreference, ordantalsrapport fra CAT-værktøj)
Intet automatiseret system til tilbagevendende bureau-retainer eller månedlig volumenfakturering
At skulle oprette fakturaer på kundens sprog (en fransk kunde forventer en fransk faktura, en tysk kunde forventer tyske fakturaetiketter)
At glemme at anvende CAT-rabatter eller tillæg konsekvent

Hvordan InvoiceFlow løser disse udfordringer

Fakturaer på kundens sprog

InvoiceFlow genererer PDF-fakturaetiketter (Faktura, Faktureres til, Subtotal, Moms, Total, Betalingsbetingelser, Noter osv.) på 16 sprog: engelsk, russisk, tysk, fransk, spansk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, japansk, koreansk, kinesisk, arabisk, hindi, tyrkisk og ukrainsk. Når du fakturerer en fransk kunde, vælger du fransk som fakturasprog — kunden modtager en professionelt mærket faktura på deres sprog, hvilket fremskynder godkendelsen i deres kreditorafdeling.

Faktura-PDF til et Paris-bureau genereret af Invoice Flow app med alle etiketter på fransk — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — Paris-bureauet læser sin faktura på fransk og betaler hurtigere.

Fakturering i flere valutaer med 150+ valutaer

Angiv hver kundes foretrukne valuta i deres profil. Fakturaer genereres i den valuta automatisk. Den indbyggede valutakursservice giver aktuelle kurser. For oversættere, der fakturerer i EUR, GBP, USD, JPY og PLN samtidig, er dette afgørende. Hold nøje styr på din samlede indkomst uanset hvilke valutaer kunderne betaler i.

Invoice Flow app kundeliste for en oversætter — et bureau i Paris, et advokatfirma i London, en medicinalvirksomhed i Tokyo og et marketingbureau i New York, hver faktureret i deres egen valuta — Paris, London, Tokyo, New York — én kundeliste, fire valutaer.

Fleksibel fakturering pr. enhed

Brug InvoiceFlows linjeposter til at fakturere præcis, som du arbejder: kildeord, målord, standardsider (1.800 tegn), tolketimer, dagstakster. Enhedsfeltet er fri tekst — du kan skrive “kildeord”, “målord”, “normsider” eller hvad der end matcher din standard. Anvend forskellige takster pr. sprogpar eller indholdstype ved at forudopbygge dit servicebibliotek.

Invoice Flow app-fakturaeditor for en oversætter — 12.400 kildeord til en sats pr. ord, autoriseret certificering pr. side og et hastetillæg i GBP — 12.400 kildeord × din sats, certificering pr. side, hastegebyr ovenpå — præcis, som oversættelse prissættes.

Produktbibliotek til sprogpar og ydelser

Byg dit servicebibliotek: “EN→DE Teknisk oversættelse”, “EN→FR Juridisk oversættelse”, “Konferencetolkning (hel dag)”, “Autoriseret oversættelse med stempel”, “Konvertering af filformat”. Angiv standardtaksten og enheden for hver ydelse. Når du opretter en faktura, vælger du fra biblioteket — pris og enhed udfyldes på forhånd, og du tilføjer blot mængden (ordantal eller timer).

Invoice Flow app produktskærm for en oversætter — takster pr. kildeord for sprogpar, autoriseret oversættelse pr. side, konferencetolkning pr. dag — Hvert sprogpar og hver ydelse med sin egen takst og enhed — færdigbygget, aldrig skrevet om.

Brugerdefinerede felter til bureaukrav

Oversættelsesbureauer har næsten altid brug for specifikke felter på fakturaer: deres projektreferencenummer, deres indkøbsordrenummer, dit leverandør-id, referencen til CAT-værktøjets analyserapport. Tilføj disse som brugerdefinerede felter pr. faktura. Din faktura opfylder bureauets behandlingskrav uden manuelle omveje.

Momshåndtering for EU- og globale kunder

For EU-oversættere, der fakturerer andre EU-virksomheder, gælder ordningen om omvendt betalingspligt (reverse charge). For kunder uden for EU: ingen moms. For nogle kunder en helt anden sats. InvoiceFlows momssystem understøtter 45+ lande med relevante satser. Du kan tilsidesætte momsen pr. faktura, tilføje en note om omvendt betalingspligt i notefeltet og angive den korrekte moms pr. kundeprofil. Momsoverholdelse er indbygget, ikke påklistret.

Dit arbejdsflow med InvoiceFlow

Nyt projekt fra bureau: Kunden sender et projekt via e-mail. Opret kundeprofilen (hvis ny) med land, valuta og betalingsbetingelser. Opret fakturaen med linjeposter: antal kildeord × takst, hastetillæg hvis relevant.
Projekt leveret: Send faktura-PDF’en fra InvoiceFlow. Fakturaetiketterne er på kundens sprog. Valutaen er korrekt. Indkøbsordrenummeret er i det brugerdefinerede felt. Ingen frem og tilbage er nødvendig.
Betaling modtaget: Registrér betalingen. Hvis den ankommer med et andet beløb på grund af bankgebyrer, registrér det faktiske modtagne beløb og notér forskellen.
Tilbagevendende bureauarbejde: Opsæt tilbagevendende fakturaer for bureauer med faste månedlige mængder. Eller opret en fakturaskabelon for det pågældende bureau og dublér den hver gang.
Månedligt regnskab: Analyse viser samlet indkomst pr. valuta, pr. kunde og pr. måned. Eksportér CSV til din revisor.

De mest værdifulde funktioner for oversættere

Fakturaetiketter på flere sprog — Fakturér på 16 sprog til internationale kunder
Fakturering i flere valutaer — 150+ valutaer, valutakursservice
Produktbibliotek — Forudopbyg sprogpar og ydelsestyper
Brugerdefinerede felter — Bureauers indkøbsordrenumre, projektreferencer, leverandør-id’er
Momshåndtering — EU-moms, omvendt betalingspligt, satser pr. land
Analyse — Omsætning pr. kunde og sporing pr. valutapar

Virkeligt eksempel: Anna oversætter og bliver betalt globalt

Anna er EN→DE- og EN→FR-oversætter, der primært arbejder med juridiske bureauer og marketingbureauer på tværs af Europa og USA. Hun fakturerer 15-20 projekter om måneden i EUR, USD og GBP. Før InvoiceFlow oprettede hun fakturaer manuelt i Excel, vedligeholdt et regneark til valutaomregning og sendte af og til den forkerte valuta til en kunde. Nu har hver kundeprofil de korrekte valuta- og sprogindstillinger. Tyske kunder modtager tyskmærkede fakturaer i EUR. Amerikanske kunder modtager engelske fakturaer i USD. Hendes månedlige afstemning tager 15 minutter i stedet for 2 timer. Betalingstvister fra bureauer faldt til nul — det professionelle format og de fuldstændige oplysninger betyder, at fakturaerne bliver godkendt i kreditorafdelingen med det samme.

Kom godt i gang

InvoiceFlow er tilgængelig gratis på Android — ingen internetforbindelse kræves til kernefunktionerne. Opsæt din virksomhedsprofil, byg dit oversættelses-servicebibliotek med dine standardtakster, og send din første faktura på under 5 minutter.