InvoiceFlow для переводчиков: профессиональный биллинг через любой языковой барьер

Почему переводчикам нужен специализированный биллинг

Перевод — одна из немногих профессий, работающих по-настоящему глобально с первого дня. Переводчик в Варшаве может одновременно работать на юридическую фирму в Лондоне, маркетинговое агентство в Нью-Йорке и фармацевтическую компанию в Токио — у каждого свои ставки, валюты, условия оплаты и ожидания к формату счёта.

Эта международная сложность делает биллинг особенно непростым. Вы берёте плату за слово оригинала, за слово перевода, за стандартную страницу, за час устного перевода или за день конференц-перевода — иногда всё это в одном счёте. Вы добавляете надбавки за технический контент, заверение присяжного перевода, срочность или конвертацию форматов файлов. Вы выставляете в EUR, USD, GBP, PLN, JPY — иногда вынуждены принимать оплату в валюте клиента, даже когда ваши операционные расходы в другой. Вы имеете дело с агентствами с циклами оплаты 45–60 дней и с прямыми клиентами, которым иногда нужно напомнить трижды.

InvoiceFlow поддерживает более 150 валют, более 50 языков в интерфейсе приложения и 16 языковых вариантов для надписей в счёте — что делает его естественным выбором для переводчиков, работающих через границы.

Главные болевые точки переводчиков

Создание разных форматов счёта для разных стран (счета EUR/НДС для клиентов из ЕС, простые счета для клиентов из США и т. д.)
Отслеживание оплат в нескольких валютах и расчёт того, что реально получено
Теряется учёт ставок за слово или страницу по множеству языковых пар
Клиенты-агентства, требующие формальных счетов с конкретными полями (их номер PO, ссылка на проект, отчёт о словах из CAT-инструмента)
Нет автоматической системы для абонентского или ежемесячного объёмного биллинга агентств
Необходимость создавать счета на языке клиента (французский клиент ждёт французский счёт, немецкий — немецкие надписи в счёте)
Забываете последовательно применять CAT-скидки или надбавки

Как InvoiceFlow решает эти задачи

Счета на языке клиента

InvoiceFlow формирует надписи в PDF-счёте (Счёт, Кому, Подытог, Налог, Итого, Условия оплаты, Примечания и т. д.) на 16 языках: английский, русский, немецкий, французский, испанский, итальянский, португальский, нидерландский, польский, японский, корейский, китайский, арабский, хинди, турецкий и украинский. Выставляя счёт французскому клиенту, выберите французский как язык счёта — клиент получает профессионально подписанный счёт на своём языке, что ускоряет согласование в его бухгалтерии.

PDF-счёт для парижского агентства, созданный в приложении Invoice Flow со всеми надписями на французском — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — парижское агентство читает счёт на французском и платит быстрее.

Мультивалютный биллинг с более чем 150 валютами

Задайте предпочтительную валюту каждого клиента в его профиле. Счета формируются в этой валюте автоматически. Для переводчиков, выставляющих счета в EUR, GBP, USD, JPY и PLN одновременно, это незаменимо. Точно учитывайте свой суммарный доход независимо от того, в каких валютах платят клиенты.

Список клиентов Invoice Flow app переводчика — агентство в Париже, юрфирма в Лондоне, фармкомпания в Токио и маркетинговое агентство в Нью-Йорке, каждому выставляется счёт в своей валюте — Париж, Лондон, Токио, Нью-Йорк — один список клиентов, четыре валюты.

Гибкий поединичный биллинг

Используйте позиции InvoiceFlow, чтобы выставлять ровно так, как вы работаете: слова оригинала, слова перевода, стандартные страницы (1 800 знаков), часы устного перевода, дневные ставки. Поле единицы — свободный текст: можно ввести «слова оригинала», «слова перевода», «нормостраницы» или что угодно по вашему стандарту. Применяйте разные ставки по языковой паре или типу контента, заранее собрав библиотеку услуг.

Редактор счетов переводчика в приложении Invoice Flow — 12 400 слов оригинала по ставке за слово, присяжное заверение за страницу и надбавка за срочность в GBP — 12 400 слов оригинала × ваша ставка, заверение за страницу, надбавка за срочность — именно так оценивается перевод.

Библиотека товаров для языковых пар и услуг

Соберите библиотеку услуг: «EN→DE технический перевод», «EN→FR юридический перевод», «Конференц-перевод (полный день)», «Присяжный перевод с печатью», «Конвертация формата файла». Задайте ставку и единицу по умолчанию для каждой услуги. При создании счёта выбирайте из библиотеки — цена и единица заполняются, вы лишь добавляете количество (число слов или часов).

Экран товаров в приложении Invoice Flow у переводчика — ставки за слово оригинала по языковым парам, присяжный перевод за страницу, синхронный перевод за день — Каждая языковая пара и услуга со своей ставкой и единицей — заготовлены заранее, без повторного ввода.

Произвольные поля для требований агентств

Переводческим агентствам почти всегда нужны конкретные поля в счёте: их номер ссылки на проект, номер PO, ваш ID поставщика, ссылка на отчёт анализа CAT-инструмента. Добавьте их как произвольные поля в счёте. Ваш счёт удовлетворяет требованиям обработки агентства без ручных обходных путей.

Обработка налогов для клиентов из ЕС и со всего мира

Для переводчиков из ЕС, выставляющих счета другим бизнесам ЕС, применяется механизм reverse charge. Для клиентов вне ЕС — без НДС. Для некоторых клиентов — совсем другая ставка. Налоговая система InvoiceFlow поддерживает 45+ стран с соответствующими ставками. Вы можете переопределить налог по счёту, добавить примечание о reverse charge в поле примечаний и задать корректный налог в профиле клиента. Налоговое соответствие встроено, а не прикручено сбоку.

Ваш рабочий процесс с InvoiceFlow

Новый проект от агентства: клиент присылает проект. Создайте профиль клиента (если новый) с его страной, валютой, условиями оплаты. Создайте счёт с позициями: число слов оригинала × ставка, надбавка за срочность при необходимости.
Проект сдан: отправьте PDF-счёт из InvoiceFlow. Надписи в счёте на языке клиента. Валюта корректна. Номер PO в произвольном поле. Никаких лишних переписок.
Оплата получена: зафиксируйте платёж. Если он приходит на другую сумму из-за банковских комиссий, зафиксируйте реально полученную сумму и отметьте разницу.
Постоянная работа с агентством: настройте регулярные счета для агентств с фиксированными месячными объёмами. Или создайте шаблон счёта для этого агентства и дублируйте его каждый раз.
Ежемесячный учёт: аналитика показывает суммарный доход по валюте, по клиенту, по месяцу. Экспортируйте CSV для бухгалтера.

Самые ценные функции для переводчиков

Многоязычные надписи в счёте — счёт на 16 языках для международных клиентов
Мультивалютный биллинг — более 150 валют
Библиотека товаров — заранее собранные языковые пары и типы услуг
Произвольные поля — номера PO агентств, ссылки на проект, ID поставщика
Обработка налогов — НДС ЕС, reverse charge, ставки по странам
Аналитика — выручка по клиенту и учёт по валютным парам

Реальный пример: Анна переводит и получает оплату по всему миру

Анна — переводчик EN→DE и EN→FR, работающий в основном с юридическими и маркетинговыми агентствами по Европе и США. Она выставляет 15–20 проектов в месяц в EUR, USD и GBP. До InvoiceFlow она создавала счета вручную в Excel, вела таблицу конвертации валют и иногда отправляла клиенту не ту валюту. Теперь у каждого профиля клиента корректные настройки валюты и языка. Немецкие клиенты получают счета с немецкими надписями в EUR. Клиенты из США получают английские счета в USD. Её ежемесячная сверка занимает 15 минут вместо 2 часов. Споры по оплате от агентств упали до нуля — профессиональный формат и полная информация означают, что счета проходят бухгалтерию сразу.

Как начать

InvoiceFlow доступен бесплатно на Android — интернет не нужен для основных функций. Настройте бизнес-профиль, соберите библиотеку переводческих услуг со своими стандартными ставками и отправьте первый счёт менее чем за 5 минут.