Näin siirryin tuhansien menettämisestä kannattavan meikkitaiteilijan liiketoiminnan rakentamiseen

Kirjoittanut Sofia Martinez, freelance-meikkaaja ja häämeikkiasiantuntija — Los Angeles, CA

Olen tehnyt meikkejä ammatikseni yhdeksän vuotta. Olen työskennellyt morsiamien kanssa, elokuvakuvauksissa, mainosstudioissa ja editoriaalikuvauksissa kolmelle muotilehdelle. Olen koskettanut satojen asiakkaiden kasvoja ja rakentanut maineen, joka vaati vuosien varhaisia aamuja, myöhäisiä lopetusaikoja ja perheestä poissa vietettyjä viikonloppuja. Ja noista yhdeksästä vuodesta ensimmäiset neljä annoin tietämättäni merkittävän osan tuosta kovasta työstä ilmaiseksi.

En puhu siitä, että päivätaksani oli alihinnoiteltu — vaikka sekin oli ongelma, joka minun piti korjata. Puhun jostain perustavanlaatuisemmasta ja nolommasta: minulla ei ollut ammattimaista laskutusjärjestelmää. Keräsin rahat MobilePayn kautta, Instagram-viesteissä sovittujen tilisiirtojen kautta, käteisenä jonka sain parkkipaikoilla hääaamujen jälkeen. Sulautin kittimaksuni “taksaan”. Lisäsin matkakuluja keskusteluihin jälkikäteen ja toivoin, että asiakkaat ymmärtäisivät. Lähetin maksupyyntöjä viesteillä kuten “Hei, tässä linkki tälle viikonlopulle!” laskutusjärjestelmänäni.

Tämän lähestymistavan todellinen hinta selvisi minulle vasta yhden erityisen vaikean vuoden jälkeen.

Vuosi, jolloin päätin että jonkin oli muututtava

Keväällä siitä, joka osoittautui kalleimmaksi vuodekseni itsenäisenä yrittäjänä, menetin kolme häävarausta kesäkuun aikana. En siksi, etten ollut vapaana. En siksi, ettei työni ollut vahvaa. Siksi, että kolme morsianta, jotka olivat viettäneet tuntikausia kanssani konsultaatiossa — jotka olivat nähneet portfolioni, keskustelleet visiostaan, sopineet hinnoittelusta — yksinkertaisesti katosivat, kun tuli aika sitoutua taloudellisesti. Yksi heistä varasi kilpailijan. Yksi meni naimisiin maistraatissa ystävien tehdessä hänen meikkinsä. Yhdestä en koskaan enää kuullut.

Laskin, mitä nuo kolme konsultaatiota olivat maksaneet minulle aikana: noin 14 tuntia elämästäni, plus vaihtoehtoiskustannus päivistä, joita olin henkisesti varannut. Olin varannut niitä ihmisille, jotka eivät olleet tehneet minkäänlaista taloudellista sitoumusta. Ei mitään. Ei ennakkomaksua. Ei allekirjoitettua mitään. WhatsApp-keskustelu ja suullinen sopimus.

Sitten tuli elokuvatuotantotyö, jossa tuotantoyhtiön ostoreskontraosasto hylkäsi laskuni — joka oli maksupyyntö saatteineen — koska he vaativat virallisen laskun tilausnumeroineen, toimittajaviitteineen ja erittelyineen päivätaksastani, kittimaksustani ja matkakorvauksestani. Minun piti selvittää, miltä “kunnollinen lasku” näyttää 48 tunnissa toisen työn ohessa. Lähetin jotain, jonka kyhäsin kokoon Google Docsissa. He maksoivat sen, mutta kaksi kuukautta myöhässä, koska se ei silti vastannut heidän järjestelmävaatimuksiaan tarkalleen. Olin tehnyt elokuvatyötä siihen mennessä kolme vuotta. Kolme vuotta myöhästyneitä maksuja ja hylättyä epävirallista laskutusta.

Herätyshetki oli, kun istuin alas ja yritin laskea, mitä olin todella ansainnut sinä vuonna verrattuna siihen, mitä olin tarjonnut. Kuilu sen välillä, mitä asiakkaat suostuivat maksamaan ja mitä olin todella kerännyt, oli merkittävä. Kittimaksuja, jotka olin maininnut ohimennen mutta joita en koskaan laskuttanut. Matkakuluja, jotka olin “päättänyt olla ottamatta puheeksi” koska se tuntui kiusalliselta. Päivätaksan mukautus, jonka olin suullisesti suostunut alentamaan koska tunsin oloni epämukavaksi lähettää korjattu lasku jälkikäteen. Yksi häävaraus, joka maksoi minulle 800 € kuuden hengen hääseurueen aamusta — morsian mukaan lukien — koska olin laskuttanut vain “morsiamen meikistä” ja olettanut, että kaasojen maksut hoidettaisiin erikseen ja epävirallisesti, mitä ei tehty.

Kerroin kumppanilleni luvusta. Hän kysyi, mitä aioin tehdä asialle. Kerroin, että aioin löytää laskutussovelluksen ja oppia käyttämään sitä ennen seuraavaa varausta.

InvoiceFlow’n löytäminen ja laskuttamisen oppiminen liiketoimintana

En tarvinnut yritysluokan kirjanpitojärjestelmää. Olen yksinyrittäjä. Kannan kittini yhdessä laukussa ja puhelimeni taskussani. Tarvitsin jotain, jota voisin käyttää puhelimellani, joka tuottaisi ammattimaisen näköisiä laskuja jotka voisin jakaa välittömästi, joka antaisi minun määrittää ennakkomaksulaskutuksen, ja joka ei maksaisi 80 € kuukaudessa pelkästä olemassaolostaan.

Löysin InvoiceFlow’n Androidin sovelluskaupasta. Sitä sai kokeilla ilmaiseksi. Latasin sen ennen seuraavaa hääkonsultaatiotani.

En osannut odottaa, kuinka paljon palveluideni määrittäminen — niiden nimeäminen kunnolla, hintojen antaminen, sen päättäminen mikä olisi laskurivi — selkeyttäisi liiketoiminta-ajatteluani. Kun sinun täytyy kirjoittaa “Kittimaksu” laskutuskenttään ja määrittää sille hinta, lakkaat kohtelemasta sitä palveluksena. Alat kohdella sitä liiketoiminnan kustannuksena, jonka perimiseen olet ammatillisesti oikeutettu.

Miten rakensin häälaskutukseni uudelleen

Ensimmäinen muutos oli ennakkomaksujärjestelmän käyttöönotto kaikkiin häävarauksiin. Ennen minulla oli konsultaatio, lähetin “vahvistus”-viestin ja toivoin parasta. Nyt konsultaatio päättyy ja otan puhelimeni esiin. Morsiamen ollessa vielä pöydän ääressä luon ennakkomaksulaskun — 35 % koko hääpaketin hinnasta — ja lähetän sen suoraan hänen sähköpostiinsa sovelluksesta.

Ensimmäisellä kerralla olin hermostunut. Luulin, että hän pitäisi sitä tyrkyttävänä. Hän maksoi kahden tunnin sisällä. Varaus oli varmistettu. Päivä oli varattu. En koskaan enää käynyt “löyhän varauksen” keskustelua.

Nykyinen häälaskurakenteeni näyttää tältä: Konsultaation jälkeen lähtee ennakkomaksulasku. Tämä varmistaa päivän ja kattaa suunnilleen aikapanokseni konsultaatioon ja sitä seuraavaan suunnittelutyöhön. Neljä-kuusi viikkoa ennen häitä lähetän loppulaskun: jäljelle jäävän maksun, rivin varhaisaamun matkasta jos sovellettavissa, rivin mahdollisista mukanani tuomista assistenteista, ja lopullisen loppusumman. Parilla on selkeä kuva kaikesta. Ei yllätyksiä.

Tyypillisen kuuden hengen hääseurueen kohdalla laskuni lukee: Morsian — täysglam kampaus ja meikki: 380 €; Kaaso — kampaus ja meikki: 280 €; Kaasot ×4 — kampaus ja meikki: 260 € kukin; Varhaisen aamun herätysajan lisä (ennen klo 6): 75 €; Työkohdematka — hotelli, 22 km meno-paluu: 30 €; Pysäköinti: 15 €. Yhteensä: 1 460 €. Jokainen rivi on dokumentoitu. Jokainen perheenjäsen joka tarkastaa laskun näkee tarkalleen, mistä he maksavat. Laskun ammattimaisuudesta on tullut osa arvoa, jonka he ostavat.

Maksun saaminen elokuva- ja tuotantoasiakkailta

Kun aloin käyttää InvoiceFlow’ta, elokuva- ja tuotantolaskutukseni muuttui täysin. Tuotantoyhtiöillä on viralliset kirjanpito-osastot. Ne tarvitsevat virallisia laskuja. Ne tarvitsevat viitatut tilausnumerot. Ne tarvitsevat taksasi, kittimaksusi ja kulusi erillisillä riveillä.

Vakiotuotantolaskuni lukee nyt: Päivätaksa — 10 tunnin päivä: 800 €; Kittimaksu: 150 €; Lisätunnit — 2 tuntia ylityötä: 240 €; Matka — studiolta kohteeseen, kilometrit: 38 €. Yhteensä: 1 228 €. Tilausviite laskun muistiinpanoissa. Yritykseni nimi, osoite ja Y-tunnus vaatimusten mukaisesti.

Ensimmäinen täysin ammattimainen lasku, jonka lähetin tuotantoyhtiölle — kaikkine vaadittuine kenttineen, oikein muotoiltuna — maksettiin 19 päivää toimituksen jälkeen. Saman yhtiön aiempi epävirallinen laskutus oli kestänyt 62 päivää. Sama asiakas, sama työ. Ero oli dokumentaatiossa.

Minua pyydetään nyt erikseen toistuvaan työhön kahdessa mainoskampanjassa, koska tuotantokoordinaattorit ovat kertoneet, että paperitöideni käsittely on helppoa. Tämä ei ole kommentti taiteestani. Se on kommentti ammattimaisuudestani. Molemmilla on merkitystä.

Kittimaksut: laskurivi, jonka olin antanut ilmaiseksi

Haluan puhua kittimaksuista erikseen, koska olen puhunut monille meikkitaiteilijoille, jotka hoitavat tämän samoin kuin minä ennen: mainitsemalla sen keskustelussa ja jättämällä sitten laskuttamatta.

Ammattimaisen meikkikitin uusimiskustannus on 800–2 000 € vuodessa työssäkäyville meikkaajille työtyypistä riippuen. Tuotteita käytetään. Tuotteet vanhenevat. Siveltimet kuluvat. Erikoistuotteita tietyille ihotyypeille tai ilmeille ostetaan tiettyihin töihin ja niistä tulee osa kittiä. Tämä on liiketoiminnan kustannus. Se kuuluu laskulle.

Kittimaksuni on nyt 150 € täydeltä tuotantopäivältä ja 75 € hääaamulta. Nämä luvut eivät ole sattumanvaraisia. Ne heijastavat rehellistä laskelmaa vuotuisesta kitin ylläpitokustannuksestani jaettuna työpäivilleni. Laitan ne jokaiselle laskulle. Yksikään asiakas ei ole koskaan kyseenalaistanut niitä. Ei yksikään.

Psykologinen muutos, jota kittimaksun laskuttaminen vaatii, on merkittävä. Sinun täytyy lakata kohtelemasta kittiäsi henkilökohtaisena omaisuutena jonka satut tuomaan töihin, ja alkaa kohdella sitä ammattivälineistönä, jota asiakkaat osittain rahoittavat perimiesi maksujen kautta. Tuo uudelleenmäärittely auttoi minua.

Matkakulut ja kohdelaskutus

Työkohdetyö on liiketoimintani ydin. Matkustan hotelleihin, yksityisasuntoihin, juhlapaikkoihin ja studioihin. Ennen InvoiceFlow’ta minulla oli epämääräinen henkinen käytäntö matkakulujen perimisestä, mutta ei johdonmukaista toteutusta. Joskus veloitin, joskus “annoin olla”. Tuloksena efektiivinen tuntitaksani kohteessa oli matalampi kuin studiossa, mikä on nurinkurista — kohdetyö vaatii minulta enemmän, ei vähemmän.

Nyt jokainen lasku sisältää matkarivin: etäisyyden, taksan ja loppusumman. Tietyn etäisyyden ylittävissä töissä lisään myös pysäköintirivin. Nämä eivät ole neuvottelukohtia. Ne ovat dokumentoituja kustannuksia. Lasku tekee niistä näkyviä ja ammattimaisia.

Mielenkiintoista matkakulujen laskuille laittamisessa on, että asiakkaat eivät koskaan väitä vastaan. Kun sanot “ai niin, ja tarvitsen vähän bensaan” se kuulostaa siltä, että pyydät palvelusta. Kun lasku näyttää “Työkohdematka — 18 km: 22,50 €” se on liiketapahtuma. Sama raha. Täysin eri kehystys.

Tulojen seuranta useista työtyypeistä

Yksi asia, jonka InvoiceFlow antoi minulle ja jota en osannut odottaa, oli selkeys siitä, mistä tuloni todella tulevat. Vuoden ammattimaisen laskutuksen jälkeen näin analytiikassa: kuinka suuri prosenttiosuus tuloistani oli häätyötä, mikä elokuva- ja tuotantotyötä, mikä editoriaalia, mikä koulutusta (opetan säännöllisiä mestarikursseja).

Tämä näkyvyys muutti tapaani ajatella markkinointia ja varauksia. Näin, että häätyö edusti paljon suurempaa osuutta tuloistani kuin olin luullut, ja että editoriaalitaksani kaipasi säätöä. Näin, että koulutustyöpajani — joita olin pyörittänyt vuosia epävirallisena intohimoprojektin tulona — tuottivat merkittävää liikevaihtoa, jota en ollut koskaan seurannut kunnolla.

Mestarikurssien tulot, jotka melkein jätin pöydälle

Koulutuksesta puheen ollen: haluan mainita tämän erikseen, koska se yllätti minut. Opetan meikin mestarikursseja muutaman kerran vuodessa. Ennen InvoiceFlow’ta ilmoittautuminen hoidettiin MobilePayn ja Instagram-viestien kautta. Ihmiset sanoivat olevansa “ehdottomasti tulossa” ja jäivät sitten pois. Ryhmäkoot olivat arvaamattomia. Joskus järjestin paikat 14 opiskelijalle ja 8 saapui.

Nyt laskutan mestarikurssin ilmoittautumisen: “Meikin mestarikurssi — edistyneet editoriaalitekniikat, 15.3. — ilmoittautuminen: 195 €.” Opiskelijat saavat ammattimaisen laskun. He ovat tehneet taloudellisen sitoumuksen. Kolmella viimeisimmällä mestarikurssillani on ollut täysi osallistujamäärä ilman yhtäkään poissaoloa. Lasku ei ole vain laskutusta. Se on sitoutumismekanismi.

Tulokset kahden ammattimaisen laskutuksen vuoden jälkeen

Haluan olla täsmällinen tuloksista, koska epämääräiset menestystarinat eivät ole hyödyllisiä.

Kahden vuoden aikana siitä, kun siirryin ammattimaiseen laskutukseen InvoiceFlow’lla:

Ennakkomaksulla varmistettujen häiden peruutusprosenttini laski arvioimastani 25–30 %:sta löyhistä varauksista käytännössä nollaan. Keskimääräinen häävarauksen arvoni kasvoi, koska lasku teki helpoksi nähdä ja lisätä rivejä, jotka olin aiemmin jättänyt pois. Elokuvatuotantojen keskimääräinen maksuaikani laski noin 45 päivästä noin 22 päivään. Kittimaksujen perintäni nousi käytännössä nollasta 100 %:iin. Matkakulujen perintäni nousi epäjohdonmukaisesta 100 %:iin. Mestarikurssien ilmoittautumisluotettavuuteni nousi arvaamattomasta täyteen osallistujamäärään joka kurssilla.

Kokonaisvaikutus ei ole pieni luku. Ammattimainen laskutus ei ole hallintoa. Se on tulojen perimistä. Työ oli aina sen arvoista, mitä minun olisi pitänyt veloittaa. En vain ollut sitä perinyt.

Mitä kerron muille meikkitaiteilijoille

Kun uudemmat meikkaajat kysyvät minulta laskutuksesta, kerron heille saman asian: lasku on osa palvelua. Se on ensimmäinen asiakirja, jonka asiakkaasi saa sinulta ennen häitä. Se on asiakirja, jonka tuotantoyhtiö arkistoi kirjanpitojärjestelmäänsä. Se edustaa liiketoimintaasi. Sen tulisi näyttää liiketoiminta-asiakirjalta.

Et tee asiakkaillesi palvelusta olemalla epävirallinen. Heikennät transaktion ammattimaisuutta. Morsian, joka saa sinulta virallisen ennakkomaksulaskun konsultaatiossa, on morsian, jota on kohdeltu arvostettuna asiakkaana aivan ensimmäisestä hetkestä. Hän tietää, että olet tosissasi. Hän tietää, että päivä on varmistettu. Hän tietää, mistä hän maksaa.

Lataa InvoiceFlow. Määritä palvelusi. Hinnoittele kittimaksusi. Laske matkataksasi. Lähetä ennakkomaksulasku konsultaatiossa, ennen kuin lähdet pöydästä. Tuleva minäsi kiittää sinua.

Sofia Martinez on toiminut ammattimaisena meikkitaiteilijana yhdeksän vuotta, työskennellen hää-, elokuva-, editoriaali- ja mainosmarkkinoilla. Hän toimii Los Angelesissa ja tarjoaa meikkikoulutustyöpajoja.