Tôi đã đi từ chỗ mất hàng ngàn đô đến xây dựng một sự nghiệp trang điểm sinh lời như thế nào

Bởi Sofia Martinez, Chuyên viên trang điểm tự do & Chuyên gia cô dâu — Los Angeles, CA

Tôi đã làm trang điểm chuyên nghiệp được chín năm. Tôi từng làm cho cô dâu, trên phim trường, trong studio quảng cáo, và tại các buổi chụp tạp chí cho ba tờ tạp chí thời trang. Tôi đã chạm vào gương mặt của hàng trăm khách hàng và xây dựng một danh tiếng đổi bằng nhiều năm dậy sớm, kết thúc muộn và những cuối tuần xa gia đình. Vậy mà trong bốn năm đầu của chín năm ấy, tôi đã vô tình cho đi miễn phí một phần đáng kể của công sức đó.

Tôi không nói về việc định giá ngày của mình quá thấp — dù đó cũng là một vấn đề tôi đã phải sửa. Tôi đang nói về một điều căn bản hơn và đáng xấu hổ hơn: tôi không có một hệ thống lập hóa đơn chuyên nghiệp. Tôi thu tiền qua ứng dụng chuyển tiền, qua chuyển khoản dàn xếp trên tin nhắn Instagram, qua tiền mặt được đưa cho tôi ở bãi đỗ xe sau những buổi sáng cô dâu. Tôi gộp phí kit vào “giá chung”. Tôi nhắc chi phí di chuyển sau khi đã làm xong và hy vọng khách sẽ thông cảm. Tôi gửi yêu cầu thanh toán kèm những tin nhắn kiểu “Chào bạn, đây là link cho cuối tuần này nhé!” và coi đó là hệ thống lập hóa đơn của mình.

Cái giá thực sự của cách làm này chỉ thực sự rõ ràng với tôi sau một năm đặc biệt khó khăn.

Cái năm tôi quyết định phải thay đổi điều gì đó

Vào mùa xuân của cái năm hóa ra tốn kém nhất trong sự nghiệp tự do của tôi, tôi mất ba lượt đặt lịch cô dâu chỉ trong tháng Sáu. Không phải vì tôi bận. Không phải vì tay nghề của tôi kém. Mà vì ba cô dâu đã dành hàng giờ tư vấn với tôi — đã xem portfolio của tôi, bàn về ý tưởng của họ, thống nhất giá cả — đơn giản là biến mất khi đến lúc phải cam kết về tài chính. Một người đặt đối thủ của tôi. Một người kết hôn ở tòa thị chính với bạn bè tự trang điểm. Một người tôi không bao giờ nghe tin lại nữa.

Tôi tính xem ba buổi tư vấn đó đã lấy mất của tôi bao nhiêu thời gian: khoảng 14 tiếng đồng hồ trong đời, cộng với chi phí cơ hội của những ngày tôi đã ngầm giữ chỗ. Tôi đã giữ những ngày ấy cho những người chẳng cam kết tài chính gì cả. Không gì hết. Không cọc. Không ký kết gì. Chỉ là một cuộc trò chuyện trên WhatsApp và một thỏa thuận miệng.

Rồi đến công việc cho đoàn phim, khi bộ phận công nợ của công ty sản xuất từ chối hóa đơn của tôi — vốn chỉ là một yêu cầu thanh toán kèm ghi chú — vì họ cần một hóa đơn chính thức có số đơn đặt hàng, mã tham chiếu nhà cung cấp, và bảng phân tách giá ngày, phí kit cùng chi phí di chuyển. Tôi phải tìm hiểu một “hóa đơn đúng chuẩn” trông thế nào trong vòng 48 tiếng, trong lúc đang làm một công việc khác. Tôi gửi một thứ chắp vá bằng Google Docs. Họ thanh toán, nhưng chậm hai tháng, vì nó vẫn không khớp chính xác với yêu cầu hệ thống của họ. Lúc đó tôi đã làm phim được ba năm. Ba năm thanh toán chậm và hóa đơn tùy tiện bị từ chối.

Khoảnh khắc thức tỉnh là khi tôi ngồi xuống và cố tính xem thực sự mình đã kiếm được bao nhiêu trong năm đó so với những gì đã báo giá. Khoảng cách giữa số tiền khách đồng ý trả và số tiền tôi thực sự thu về là rất lớn. Những khoản phí kit tôi nhắc qua loa nhưng không bao giờ đưa vào hóa đơn. Những khoản phí di chuyển tôi “quyết định không nhắc đến” vì thấy ngại. Một lần điều chỉnh giá ngày mà tôi đồng ý giảm bằng miệng vì thấy khó xử khi gửi hóa đơn đính chính sau đó. Một lượt đặt lịch cô dâu chỉ trả tôi 800 đô cho buổi sáng của đoàn sáu người — kể cả cô dâu — vì tôi chỉ lập hóa đơn cho “trang điểm cô dâu” và cho rằng tiền của các phù dâu sẽ được xử lý riêng một cách không chính thức, mà điều đó đã không xảy ra.

Tôi kể cho bạn đời của mình về con số đó. Anh hỏi tôi định làm gì với nó. Tôi bảo tôi sẽ tìm một ứng dụng lập hóa đơn và học cách dùng nó trước lượt đặt lịch tiếp theo.

Tìm thấy InvoiceFlow và học cách lập hóa đơn như một doanh nghiệp

Tôi không cần một hệ thống kế toán cỡ doanh nghiệp lớn. Tôi là một nghệ sĩ làm việc một mình. Tôi mang kit trong một túi và điện thoại trong túi quần. Thứ tôi cần là một thứ có thể dùng trên điện thoại, tạo ra những hóa đơn trông chuyên nghiệp mà tôi có thể chia sẻ ngay, cho phép tôi thiết lập lập hóa đơn cọc, và không tốn 80 đô mỗi tháng chỉ để sở hữu.

Tôi tìm thấy InvoiceFlow trên kho ứng dụng Android. Nó miễn phí để bắt đầu. Tôi tải nó về trước buổi tư vấn cô dâu tiếp theo.

Điều tôi không ngờ tới là chính hành động thiết lập các dịch vụ của mình — đặt tên chúng đúng cách, gán giá, quyết định cái gì sẽ là một dòng hóa đơn — lại giúp tư duy kinh doanh của tôi sáng tỏ đến vậy. Khi bạn phải gõ “Phí kit” vào một ô lập hóa đơn và gán cho nó một mức giá, bạn thôi coi nó như một sự ưu ái. Bạn bắt đầu coi nó như một chi phí kinh doanh mà bạn hoàn toàn có quyền thu hồi một cách chuyên nghiệp.

Tôi đã tái cấu trúc cách lập hóa đơn cô dâu như thế nào

Thay đổi đầu tiên tôi thực hiện là áp dụng hệ thống đặt cọc cho mọi lượt đặt lịch cô dâu. Trước đây, tôi sẽ tư vấn, gửi một tin nhắn “xác nhận”, rồi hy vọng vào điều tốt đẹp. Giờ đây, buổi tư vấn kết thúc và tôi rút điện thoại ra. Trong khi cô dâu vẫn còn ngồi ở bàn, tôi tạo một hóa đơn cọc — 35% của tổng giá gói cô dâu — và gửi thẳng đến email của cô ấy từ ứng dụng.

Lần đầu tiên làm điều này, tôi lo lắng. Tôi nghĩ cô ấy sẽ thấy tôi thúc ép. Cô ấy thanh toán trong vòng hai tiếng. Lịch đã được giữ. Ngày đã được khóa. Tôi không bao giờ phải có cuộc trò chuyện “giữ chỗ hờ” nữa.

Cấu trúc hóa đơn cô dâu hiện tại của tôi trông như thế này: Sau tư vấn, một hóa đơn cọc được gửi đi. Nó giữ ngày và bù đắp phần nào cho thời gian tôi đầu tư vào buổi tư vấn cùng bất kỳ công việc thiết kế nào sau đó. Bốn đến sáu tuần trước đám cưới, tôi gửi hóa đơn phần còn lại: khoản phí còn lại, một dòng cho phí di chuyển sáng sớm nếu có, một dòng cho bất kỳ trợ lý nào tôi mang theo, và tổng cuối cùng. Cặp đôi có bức tranh rõ ràng về mọi thứ. Không có bất ngờ nào.

Với một đoàn cô dâu sáu người điển hình, hóa đơn của tôi ghi: Cô dâu — Làm tóc và trang điểm Full Glam: 380 đô; Phù dâu chính — Làm tóc và trang điểm: 280 đô; Phù dâu ×4 — Làm tóc và trang điểm: 260 đô mỗi người; Phụ phí giờ gọi sáng sớm (trước 6 giờ): 75 đô; Di chuyển tại địa điểm — Khách sạn, 22 dặm khứ hồi: 30 đô; Gửi xe: 15 đô. Tổng: 1.460 đô. Mọi dòng đều được ghi rõ. Mọi thành viên gia đình xem hóa đơn đều thấy chính xác họ đang trả cho cái gì. Sự chuyên nghiệp của hóa đơn đã trở thành một phần giá trị mà họ đang mua.

Được đoàn phim và khách sản xuất thanh toán

Sau khi tôi bắt đầu dùng InvoiceFlow, việc lập hóa đơn cho phim và đoàn sản xuất thay đổi hoàn toàn. Các công ty sản xuất có bộ phận kế toán chính quy. Họ cần hóa đơn chính thức. Họ cần được ghi số đơn đặt hàng. Họ cần giá, phí kit và chi phí của bạn nằm trên những dòng riêng biệt.

Hóa đơn sản xuất tiêu chuẩn của tôi giờ ghi: Giá ngày — ngày 10 tiếng: 800 đô; Phí kit: 150 đô; Giờ phát sinh — làm thêm 2 tiếng: 240 đô; Di chuyển — Từ studio đến địa điểm, quãng đường: 38 đô. Tổng: 1.228 đô. Mã tham chiếu PO trong phần ghi chú hóa đơn. Tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế của tôi theo yêu cầu.

Hóa đơn hoàn toàn chuyên nghiệp đầu tiên tôi gửi cho một công ty sản xuất — với tất cả các trường họ yêu cầu, được định dạng đúng chuẩn — được thanh toán 19 ngày sau khi gửi. Hóa đơn tùy tiện trước đó từ chính công ty này đã mất 62 ngày. Cùng một khách, cùng một công việc. Khác biệt nằm ở chứng từ.

Giờ đây tôi được chỉ đích danh yêu cầu làm việc lặp lại cho hai chiến dịch quảng cáo, vì các điều phối viên sản xuất bảo rằng làm việc với giấy tờ của tôi rất dễ. Đây không phải nhận xét về tay nghề của tôi. Đây là nhận xét về sự chuyên nghiệp của tôi. Cả hai đều quan trọng.

Phí kit: Dòng hóa đơn tôi đã cho đi

Tôi muốn nói riêng về phí kit, vì tôi đã trò chuyện với nhiều chuyên viên trang điểm xử lý chuyện này y hệt cách tôi từng xử lý: nhắc đến trong lúc trò chuyện rồi không lập hóa đơn.

Chi phí thay mới một bộ kit trang điểm chuyên nghiệp rơi vào khoảng 800 đến 2.000 đô mỗi năm với các chuyên viên đang làm việc, tùy loại công việc. Sản phẩm bị dùng hết. Sản phẩm hết hạn. Cọ mòn. Những món chuyên dụng cho loại da hay phong cách cụ thể được mua cho những công việc riêng và trở thành một phần của kit. Đây là chi phí kinh doanh. Nó thuộc về hóa đơn.

Phí kit của tôi giờ là 150 đô cho một ngày sản xuất đầy đủ và 75 đô cho một buổi sáng cô dâu. Những con số này không phải ngẫu nhiên. Chúng phản ánh một phép tính trung thực về chi phí bảo trì kit hằng năm của tôi chia cho số ngày làm việc. Tôi đưa chúng vào mọi hóa đơn. Chưa một khách hàng nào từng thắc mắc về chúng. Không một ai.

Sự chuyển dịch tâm lý cần thiết để lập hóa đơn cho phí kit là rất lớn. Bạn phải thôi coi kit của mình như tài sản cá nhân mà tình cờ bạn mang đến chỗ làm, và bắt đầu coi nó như thiết bị chuyên nghiệp mà khách hàng đang tài trợ một phần thông qua khoản phí bạn tính. Cách nhìn lại đó đã giúp tôi.

Phí di chuyển và lập hóa đơn tại địa điểm

Công việc tại địa điểm là một phần cốt lõi của công việc kinh doanh của tôi. Tôi di chuyển đến khách sạn, nhà riêng, địa điểm sự kiện và studio. Trước InvoiceFlow, tôi có một chính sách mơ hồ trong đầu về việc tính phí di chuyển nhưng không áp dụng nhất quán. Đôi khi tôi tính, đôi khi tôi “bỏ qua”. Kết quả là mức thù lao thực theo giờ của tôi khi làm tại địa điểm lại thấp hơn khi làm trong studio, điều đó là ngược đời — công việc tại địa điểm đòi hỏi ở tôi nhiều hơn, chứ không phải ít hơn.

Giờ đây mọi hóa đơn đều bao gồm một dòng di chuyển: quãng đường, đơn giá và tổng. Với những công việc vượt một khoảng cách nhất định, tôi thêm cả một dòng gửi xe. Đây không phải điểm để thương lượng. Đây là những chi phí được ghi chứng từ. Hóa đơn khiến chúng hiện diện và chuyên nghiệp.

Điều thú vị khi đưa phí di chuyển vào hóa đơn là khách hàng không bao giờ tranh cãi. Khi bạn nói “à và em cần thêm chút tiền xăng” thì nghe như bạn đang xin một ơn huệ. Khi hóa đơn ghi “Di chuyển tại địa điểm — 18 dặm: 22,50 đô” thì đó là một giao dịch kinh doanh. Cùng số tiền. Cách trình bày hoàn toàn khác.

Theo dõi thu nhập từ nhiều loại công việc

Một điều InvoiceFlow mang lại cho tôi mà tôi không ngờ tới là sự rõ ràng về nguồn thu nhập thực sự của mình. Sau một năm lập hóa đơn chuyên nghiệp, tôi có thể thấy trong phần phân tích: bao nhiêu phần trăm doanh thu của tôi là công việc cô dâu, bao nhiêu là phim và sản xuất, bao nhiêu là tạp chí, bao nhiêu là đào tạo (tôi dạy masterclass định kỳ).

Sự rõ ràng này thay đổi cách tôi nghĩ về tiếp thị và nhận lịch. Tôi có thể thấy công việc cô dâu chiếm tỷ lệ thu nhập cao hơn nhiều so với tôi tưởng, và rằng mức giá tạp chí của tôi cần điều chỉnh. Tôi có thể thấy các workshop đào tạo của mình — vốn tôi đã tổ chức nhiều năm như nguồn thu từ đam mê không chính thức — đang tạo ra doanh thu đáng kể mà tôi chưa bao giờ theo dõi đàng hoàng.

Doanh thu masterclass mà tôi suýt bỏ lỡ

Nhân nói về đào tạo: tôi muốn nhắc riêng chuyện này vì nó khiến tôi bất ngờ. Tôi dạy masterclass trang điểm vài lần một năm. Trước InvoiceFlow, việc ghi danh được xử lý qua ứng dụng chuyển tiền và tin nhắn Instagram. Người ta nói họ “chắc chắn sẽ đến” rồi lại không xuất hiện. Sĩ số lớp không thể đoán trước. Đôi khi tôi chuẩn bị cho 14 học viên mà chỉ có 8 người đến.

Giờ tôi lập hóa đơn cho việc ghi danh masterclass: “Masterclass trang điểm — Kỹ thuật editorial nâng cao, 15/03 — Ghi danh: 195 đô”. Học viên nhận một hóa đơn chuyên nghiệp. Họ đã cam kết về tài chính. Ba masterclass gần nhất của tôi đều kín chỗ với không một ai vắng mặt. Hóa đơn không chỉ là lập hóa đơn. Nó là một cơ chế cam kết.

Kết quả sau hai năm lập hóa đơn chuyên nghiệp

Tôi muốn nói cụ thể về kết quả, vì những câu chuyện thành công mơ hồ chẳng giúp ích gì.

Trong hai năm kể từ khi tôi chuyển sang lập hóa đơn chuyên nghiệp với InvoiceFlow:

Tỷ lệ hủy lịch cô dâu đã được giữ bằng cọc của tôi giảm từ mức tôi ước tính khoảng 25–30% các lượt giữ chỗ hờ xuống gần như bằng không. Giá trị trung bình mỗi lượt đặt lịch cô dâu tăng lên vì hóa đơn giúp dễ dàng nhìn thấy và thêm các dòng mà trước đây tôi đã bỏ sót. Thời gian thanh toán trung bình của các đoàn phim giảm từ khoảng 45 ngày xuống còn khoảng 22 ngày. Tỷ lệ thu hồi phí kit của tôi đi từ gần như bằng không lên 100%. Tỷ lệ thu hồi phí di chuyển đi từ thất thường lên 100%. Độ tin cậy về ghi danh masterclass đi từ chỗ khó đoán đến kín chỗ trong mọi lớp.

Tổng tác động không phải một con số nhỏ. Lập hóa đơn chuyên nghiệp không phải là công việc hành chính. Nó là thu hồi doanh thu. Công việc luôn xứng đáng với mức tôi đáng lẽ phải tính. Chỉ là tôi đã không thu về được nó.

Điều tôi nói với các chuyên viên trang điểm khác

Khi những chuyên viên trang điểm mới vào nghề hỏi tôi về việc lập hóa đơn, tôi nói với họ cùng một điều: hóa đơn là một phần của dịch vụ. Nó là văn bản đầu tiên khách hàng nhận được từ bạn trước đám cưới. Nó là văn bản mà công ty sản xuất lưu vào hệ thống kế toán của họ. Nó đại diện cho công việc kinh doanh của bạn. Nó nên trông giống một văn bản của doanh nghiệp.

Bạn không hề ban ơn cho khách hàng khi làm việc tùy tiện. Bạn đang làm suy giảm tính chuyên nghiệp của giao dịch. Một cô dâu nhận được một hóa đơn cọc chính thức từ bạn ngay tại buổi tư vấn là một cô dâu được đối xử như một khách hàng được coi trọng ngay từ khoảnh khắc đầu tiên. Cô ấy biết bạn nghiêm túc. Cô ấy biết ngày đó đã được giữ. Cô ấy biết mình đang trả cho cái gì.

Hãy tải InvoiceFlow. Thiết lập các dịch vụ của bạn. Định giá phí kit. Tính đơn giá di chuyển. Gửi hóa đơn cọc ngay tại buổi tư vấn, trước khi bạn rời khỏi bàn. Con người bạn trong tương lai sẽ cảm ơn bạn.

Sofia Martinez đã làm chuyên viên trang điểm chuyên nghiệp được chín năm, làm việc trong các thị trường cô dâu, điện ảnh, tạp chí và thương mại. Cô sống ở Los Angeles và tổ chức các workshop đào tạo trang điểm.