Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

InvoiceFlow pitopalveluyrityksille: täydellinen laskutusopas

Laskutus häihin, yritystapahtumiin, toimituspitopalveluun ja suuren mittakaavan ruokapalveluun

Pitopalvelun laskut kattavat enemmän laskutusrakenteita kuin lähes minkään muun ruokapalvelualan yrityksen: monivaiheiset ennakkomaksut häihin, netto-30-yritystilit, kiinteähintainen toimitus ja henkilökohtaiset vierasmäärän mukautukset, jotka eivät lopullistu ennen kuin päiviä ennen tapahtumaa. InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta — pohjilla jokaiselle tapahtumatyypille, ennakkomaksujen seurannalla, PO-kentillä yritysasiakkaille ja peruutuskäytännön dokumentoinnilla suoraan laskussa.

Pitopalvelun laskutuksen ydinperiaate

Pitopalvelun laskutuksessa on yksi sääntö, joka ohittaa kaikki muut: loppusaldon on erääntyttävä ennen tapahtumaa, ei sen jälkeen.

Ruokakustannuksesi syntyvät, kun teet raaka-ainetilaukset. Työvoimakustannuksesi sitoutuvat, kun aikataulutat henkilökunnan. Tapahtuman koittaessa olet jo käyttänyt suurimman osan rahoistasi. Jos maksu kerätään tapahtuman jälkeen, asiakkaalla on kaikki vipuvoima — ja sinulla ei mitään.

Ennakkomaksu-ennen / loppusaldo-ennen -malli:

Hää- ja suurten tapahtumien laskut

Hääpitopalveluun liittyvät korkeimmat laskuarvot ja pisimmät sitoumusikkunat. Laskun on dokumentoitava ennakkomaksurakenne selkeästi.

Hääpitopalvelun lasku — [Asiakkaan nimi] — [Tapahtuman päivämäärä]:

Palvelun tiedot:

Hinnoittelu:

Maksuaikataulu:

Vierasmäärän mukautus:

Peruutuskäytäntö:

Peruutuskäytännön porrastus suojaa liiketoimintaa viime hetken peruutuksilta ja antaa samalla asiakkaille joustavuutta varhaisissa peruutuksissa.

Yritystapahtumien pitopalvelulaskut

Yritysgaalan lasku-PDF, jonka Invoice Flow app loi Professional-mallilla — pitopalvelun kirjelomake, vieraskohtaiset cateringrivit, henkilöstö ja vuokraukset sekä sovellettu ennakko GBP:ssä
Sama tapahtuma hankintavalmiina PDF:nä, jonka heidän ostoreskontransa käsittelee ilman jälkikyselyä.

Yritysasiakkaat odottavat ammattimaista laskuformaattia PO-viitteineen ja selkeine netto-ehtoineen. He voivat tyypillisesti toimia netto-30-ehdolla loppusaldolle, koska ostoreskontraprosessit ovat luotettavia.

Yrityspitopalvelun lasku — [Yrityksen nimi] — [Tapahtuman päivämäärä]:

Tapahtuman tiedot:

Hinnoittelu:

Maksuehdot:

Laskutusyhteyshenkilö: [Nimi, sähköposti, osasto]

Toistuville yritystileille (viikkolounaat, kuukausittaiset tiimiateriat) lähetä kuukausittainen koontilasku, jossa on eritelty jokainen palvelupäivä, vierasmäärä ja palvelukohtainen summa.

Toimitus- ja buffetpitopalvelun laskut

Toimituspitopalvelu ilman palveluhenkilökuntaa käyttää yksinkertaisempaa formaattia. Maksu kerätään tyypillisesti toimituksen yhteydessä.

Pitopalvelun toimitus — [Asiakkaan nimi] — [Päivämäärä]:

Asiakkaille, jotka tarvitsevat laskun ennen toimitusta hyväksyntää varten, lisää:

Henkilökohtaisen hinnan asettaminen ja vierasmäärän mukautukset

Henkilökohtainen hinnoittelu vähimmäisvierasmäärän takuulla on pitopalvelun laskutuksen vakiomalli. Laskun tulisi dokumentoida molemmat:

Vierasmäärän mukautusmuistiinpano laskussa:

Tämä muistiinpano estää kiistat, kun lopullinen vierasmäärä eroaa alkuperäisestä arviosta.

Sosiaalisten tapahtumien laskut (valmistujaisjuhlat, syntymäpäivät, hyväntekeväisyysgaalat)

Invoice Flow app -laskueditori pitopalvelulta — canapét ja lautasannokset vierasta kohti, tarjoiluhenkilöstön tunnit, laite- ja baarivuokra, koordinointimaksu ja ennakko sovellettuna
Vieraskohtainen ruoka, henkilöstötunnit, vuokrat, ennakko sovellettuna — 15 000 £:n tapahtuma ilman piilotettua.

Sosiaalisissa tapahtumissa käytetään korkeampia ennakkomaksuprosentteja kuin yritystapahtumissa, koska asiakas on yksityishenkilö, ei yritys, jolla on ostoreskontraprosessit.

Sosiaalisen tapahtuman pitopalvelu — [Asiakkaan nimi] — [Päivämäärä]:

Kuukausittain toistuvat yritystilit

Yritysasiakkaille, joilla on säännöllistä aikataulutettua pitopalvelua (viikoittaiset tiimilounaat, kuukausittaiset johtokunnan illalliset), luo toistuva kuukausilasku InvoiceFlow’ssa:

Kuukausittainen yrityspitopalvelu — [Yrityksen nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

InvoiceFlow luo nämä automaattisesti kunkin kuukauden 1. päivänä. Asiakas saa johdonmukaisen laskun, jonka hän voi käsitellä soittamatta sinulle.

InvoiceFlow’n käyttö pitopalvelun laskutukseen

Invoice Flow app -dokumentit pitopalveluyritykseltä — yritysgaala ennakolla, hääjuhla ennakolla, viikoittainen toimistolounastili ja maksettu tapahtuma
Gaalat, häät, jatkuvat toimistotilit — jokainen tapahtuma ja sen ennakko yhdellä näytöllä.

Ennakkomaksujen seuranta: InvoiceFlow kirjaa ennakkomaksun ja luo loppusaldolaskun automaattisesti jäljellä olevalla summalla. Sekä ennakkomaksu- että loppusaldolasku viittaavat samaan tapahtumaan, joten kirjanpitosi pysyy selkeänä.

Vierasmäärämuistiinpanot: Käytä Muistiinpanot-kenttää dokumentoidaksesi vierasmäärän takuun, lopullisen määrän määräajan ja mukautuskaavan. Tämä muistiinpano kulkee jokaisen laskun mukana ja poistaa kiistat.

PO-kentät: Yritysasiakkaat vaativat PO-numeron jokaiseen laskuun. InvoiceFlow sisältää PO-viitekentän. Vahvista PO-numero aina ennen ensimmäisen laskun lähettämistä uudelle yritysasiakkaalle — jotkin yritykset eivät käsittele laskuja ilman voimassa olevaa PO-numeroa.

Peruutuskäytäntö: Lisää peruutuskäytännön porrastus vakiomuistiinpanona jokaiseen tapahtumalaskupohjaan. Jos se on laskussa, jonka asiakas allekirjoitti, se on täytäntöönpanokelpoinen.

Useita tapahtumatyyppejä: Tallenna erilliset pohjat häihin, yritystapahtumiin, sosiaalisiin tapahtumiin ja toimitustilauksiin. Jokaisessa pohjassa on oikea ennakkomaksuprosentti, maksuajankohta ja peruutusehdot valmiiksi ladattuina.

Ennakkomaksuprosentit tapahtumatyypeittäin

Mitä tehdä, kun asiakas pyytää tapahtuman jälkeistä laskutusta

Jotkin yritysasiakkaat pyytävät netto-30- tai netto-60-tapahtuman jälkeistä laskutusta ilman ennakkomaksua. Vakiintuneille yritystileille, joilla on PO-järjestelmät ja luotettavat ostoreskontraosastot, tämä on hallittavissa — mutta dokumentoi se eri tavalla:

Uusille asiakkaille tai yksityisasiakkaille — ennakkomaksu ennen tapahtumaa, loppusaldo ennen tapahtumaa, ei poikkeuksia.

Pitopalvelun laskun tarkistuslista

Ennen minkään pitopalvelulaskun lähettämistä varmista:

Lataa InvoiceFlow. Rakenna pohja jokaiselle tapahtumatyypille. Aseta loppusaldon eräpäivä ennen tapahtumaa. Ennakkomaksu suojaa ruokakustannussitoumuksesi. Ennen tapahtumaa maksettava loppusaldo poistaa tapahtuman jälkeisen perintäriskin.

InvoiceFlow on ilmainen Android-laskutussovellus, joka on rakennettu pienyrittäjille. Lähetä ammattimaisia laskuja, seuraa ennakkomaksuja, hallitse toistuvia yritystilejä ja dokumentoi peruutuskäytäntöjä — kaikki puhelimestasi.