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कैटरिंग कंपनियों के लिए InvoiceFlow: संपूर्ण बिलिंग गाइड

शादियों, कॉर्पोरेट इवेंट, ड्रॉप-ऑफ कैटरिंग और बड़े पैमाने की फ़ूड सर्विस के लिए बिलिंग

कैटरिंग इनवॉइस लगभग किसी भी अन्य फ़ूड सर्विस व्यवसाय की तुलना में अधिक बिलिंग संरचनाओं में फैले होते हैं: शादियों के लिए बहु-चरण डिपॉज़िट, net-30 कॉर्पोरेट खाते, फ़्लैट-फ़ीस ड्रॉप-ऑफ डिलीवरी, और प्रति-व्यक्ति मेहमान संख्या समायोजन जो इवेंट से कुछ दिन पहले तक अंतिम रूप नहीं लेते। InvoiceFlow इन सभी को एक ही Android ऐप से संभालता है — हर इवेंट प्रकार के लिए टेम्पलेट, डिपॉज़िट ट्रैकिंग, कॉर्पोरेट ग्राहकों के लिए PO फ़ील्ड, और इनवॉइस में शामिल रद्दीकरण नीति दस्तावेज़ीकरण के साथ।

मुख्य कैटरिंग बिलिंग सिद्धांत

कैटरिंग बिलिंग का एक नियम है जो बाकी सभी पर हावी होता है: शेष राशि इवेंट से पहले देय होनी चाहिए, बाद में नहीं।

आपकी खाद्य लागत तब लगती है जब आप सामग्री का ऑर्डर देते हैं। आपकी श्रम लागत तब प्रतिबद्ध हो जाती है जब आप स्टाफ शेड्यूल करते हैं। इवेंट होने तक, आप अपना अधिकांश पैसा पहले ही खर्च कर चुके होते हैं। यदि भुगतान इवेंट के बाद लिया जाता है, तो सारा दबाव ग्राहक के पास होता है — और आपके पास कोई नहीं।

डिपॉज़िट-पहले / शेष-पहले मॉडल:

शादी और बड़े इवेंट इनवॉइस

शादी की कैटरिंग में सबसे अधिक इनवॉइस मूल्य और सबसे लंबी प्रतिबद्धता अवधि शामिल होती है। इनवॉइस को डिपॉज़िट संरचना स्पष्ट रूप से दर्ज करनी चाहिए।

शादी कैटरिंग इनवॉइस — [ग्राहक का नाम] — [इवेंट तिथि]:

सेवा विवरण:

मूल्य निर्धारण:

भुगतान शेड्यूल:

मेहमान संख्या समायोजन:

रद्दीकरण नीति:

रद्दीकरण नीति का यह क्रमिक ढाँचा अंतिम समय के रद्दीकरण से व्यवसाय की रक्षा करता है, जबकि जल्दी रद्दीकरण के लिए ग्राहकों को लचीलापन देता है।

कॉर्पोरेट इवेंट कैटरिंग इनवॉइस

Invoice Flow app द्वारा Professional टेम्पलेट के साथ बनाया गया कॉर्पोरेट गाला इनवॉइस PDF — कैटरर लेटरहेड, प्रति-अतिथि कैटरिंग लाइनें, स्टाफ और रेंटल और GBP में लागू डिपॉज़िट
वही इवेंट एक प्रोक्योरमेंट-रेडी PDF के रूप में जिसे उनका अकाउंट्स पेएबल बिना फॉलो-अप के प्रोसेस करता है।

कॉर्पोरेट ग्राहक PO संदर्भ और स्पष्ट नेट शर्तों के साथ पेशेवर इनवॉइस प्रारूप की उम्मीद करते हैं। वे आमतौर पर शेष पर net-30 कर सकते हैं क्योंकि अकाउंट्स पेएबल प्रक्रियाएँ विश्वसनीय होती हैं।

कॉर्पोरेट कैटरिंग इनवॉइस — [कंपनी का नाम] — [इवेंट तिथि]:

इवेंट विवरण:

मूल्य निर्धारण:

भुगतान शर्तें:

बिलिंग संपर्क: [नाम, ईमेल, विभाग]

आवर्ती कॉर्पोरेट खातों (साप्ताहिक लंच, मासिक टीम भोजन) के लिए, एक मासिक समेकित इनवॉइस जारी करें जिसमें प्रत्येक सेवा तिथि, मेहमान संख्या और प्रति-सेवा कुल सूचीबद्ध हो।

ड्रॉप-ऑफ और बुफ़े कैटरिंग इनवॉइस

बिना सेवा स्टाफ वाली ड्रॉप-ऑफ कैटरिंग एक सरल प्रारूप का उपयोग करती है। भुगतान आमतौर पर डिलीवरी पर लिया जाता है।

कैटरिंग ड्रॉप-ऑफ — [ग्राहक का नाम] — [तिथि]:

उन ग्राहकों के लिए जिन्हें अनुमोदन के लिए डिलीवरी से पहले इनवॉइस चाहिए, जोड़ें:

प्रति-व्यक्ति दर निर्धारण और मेहमान संख्या समायोजन

न्यूनतम मेहमान गारंटी के साथ प्रति-व्यक्ति मूल्य निर्धारण मानक कैटरिंग बिलिंग मॉडल है। इनवॉइस को दोनों दर्ज करने चाहिए:

इनवॉइस पर मेहमान संख्या समायोजन नोट:

यह नोट तब विवादों को रोकता है जब अंतिम मेहमान संख्या मूल अनुमान से अलग होती है।

सामाजिक इवेंट इनवॉइस (ग्रेजुएशन पार्टियाँ, जन्मदिन समारोह, गैर-लाभकारी गाला)

एक कैटरर का Invoice Flow app इनवॉइस एडिटर — प्रति अतिथि कनापे और प्लेटेड डिनर, सर्विस स्टाफ घंटे, उपकरण और बार किराया, कोऑर्डिनेशन फीस और लागू डिपॉज़िट
प्रति-अतिथि भोजन, स्टाफ घंटे, किराया, लागू डिपॉज़िट — कुछ भी छिपाए बिना एक £15k इवेंट।

सामाजिक इवेंट कॉर्पोरेट इवेंट की तुलना में अधिक डिपॉज़िट प्रतिशत का उपयोग करते हैं क्योंकि ग्राहक एक व्यक्ति होता है, AP प्रक्रियाओं वाला व्यवसाय नहीं।

सामाजिक इवेंट कैटरिंग — [ग्राहक का नाम] — [तिथि]:

मासिक आवर्ती कॉर्पोरेट खाते

नियमित निर्धारित कैटरिंग (साप्ताहिक टीम लंच, मासिक बोर्ड डिनर) वाले कॉर्पोरेट ग्राहकों के लिए, InvoiceFlow में एक आवर्ती मासिक इनवॉइस सेट करें:

मासिक कॉर्पोरेट कैटरिंग — [कंपनी का नाम] — [माह वर्ष]:

InvoiceFlow इन्हें हर महीने की 1 तारीख को स्वतः बनाता है। ग्राहक को एक सुसंगत इनवॉइस मिलता है जिसे वे आपको कॉल किए बिना प्रोसेस कर सकते हैं।

कैटरिंग बिलिंग के लिए InvoiceFlow का उपयोग

एक केटरिंग कंपनी के Invoice Flow app दस्तावेज़ — डिपॉज़िट पर एक कॉर्पोरेट गाला, डिपॉज़िट पर एक शादी रिसेप्शन, एक साप्ताहिक ऑफिस लंच खाता और एक भुगतान किया गया इवेंट
गाला, शादियाँ, स्थायी ऑफिस खाते — हर इवेंट और उसकी डिपॉज़िट एक स्क्रीन पर।

डिपॉज़िट ट्रैकिंग: InvoiceFlow डिपॉज़िट भुगतान दर्ज करता है और शेष राशि के साथ शेष इनवॉइस स्वतः बनाता है। डिपॉज़िट और शेष इनवॉइस दोनों एक ही इवेंट का संदर्भ देते हैं, इसलिए आपके रिकॉर्ड साफ़ रहते हैं।

मेहमान संख्या नोट: मेहमान संख्या गारंटी, अंतिम संख्या की समय-सीमा और समायोजन सूत्र दर्ज करने के लिए नोट्स फ़ील्ड का उपयोग करें। यह नोट हर इनवॉइस के साथ जाता है और विवादों को समाप्त करता है।

PO फ़ील्ड: कॉर्पोरेट ग्राहकों को हर इनवॉइस पर PO नंबर चाहिए। InvoiceFlow में एक PO संदर्भ फ़ील्ड शामिल है। किसी नए कॉर्पोरेट ग्राहक को पहला इनवॉइस भेजने से पहले हमेशा PO नंबर की पुष्टि करें — कुछ कंपनियाँ बिना वैध PO के इनवॉइस प्रोसेस नहीं करतीं।

रद्दीकरण नीति: हर इवेंट इनवॉइस टेम्पलेट पर रद्दीकरण नीति के क्रमिक ढाँचे को एक मानक नोट के रूप में जोड़ें। यदि यह उस इनवॉइस पर है जिसे ग्राहक ने साइन किया, तो यह लागू करने योग्य है।

कई इवेंट प्रकार: शादियों, कॉर्पोरेट इवेंट, सामाजिक इवेंट और ड्रॉप-ऑफ ऑर्डर के लिए अलग-अलग टेम्पलेट सहेजें। हर टेम्पलेट में सही डिपॉज़िट प्रतिशत, भुगतान समय और रद्दीकरण की भाषा पहले से लोड होती है।

इवेंट प्रकार के अनुसार डिपॉज़िट प्रतिशत

जब कोई ग्राहक इवेंट के बाद बिलिंग का अनुरोध करे तो क्या करें

कुछ कॉर्पोरेट ग्राहक बिना डिपॉज़िट के net-30 या net-60 इवेंट-पश्चात बिलिंग का अनुरोध करेंगे। PO सिस्टम और विश्वसनीय AP विभागों वाले स्थापित कॉर्पोरेट खातों के लिए यह संभालने योग्य है — लेकिन इसे अलग तरह से दर्ज करें:

नए ग्राहकों या व्यक्तिगत ग्राहकों के लिए — इवेंट से पहले डिपॉज़िट, इवेंट से पहले शेष, कोई अपवाद नहीं।

कैटरिंग इनवॉइस चेकलिस्ट

कोई भी कैटरिंग इनवॉइस भेजने से पहले, सत्यापित करें:

InvoiceFlow डाउनलोड करें। हर इवेंट प्रकार के लिए एक टेम्पलेट बनाएँ। शेष देय तिथि इवेंट से पहले सेट करें। डिपॉज़िट आपकी खाद्य लागत प्रतिबद्धता की रक्षा करता है। इवेंट-पूर्व शेष इवेंट के बाद वसूली के जोखिम को समाप्त करता है।

InvoiceFlow एक मुफ़्त Android इनवॉइसिंग ऐप है जो छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए बनाया गया है। पेशेवर इनवॉइस भेजें, डिपॉज़िट ट्रैक करें, आवर्ती कॉर्पोरेट खातों का प्रबंधन करें, और रद्दीकरण नीतियों का दस्तावेज़ीकरण करें — सब कुछ अपने फ़ोन से।