Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

InvoiceFlow для кейтеринговых компаний: полное руководство по биллингу

Биллинг для свадеб, корпоративных мероприятий, кейтеринга с доставкой и крупного выездного обслуживания

Счета в кейтеринге охватывают больше биллинговых структур, чем почти любой другой бизнес в сфере питания: многоэтапные предоплаты за свадьбы, корпоративные аккаунты с net-30, фиксированную плату за доставку и корректировки по числу гостей, которые не фиксируются вплоть до нескольких дней до мероприятия. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения — с шаблонами для каждого типа мероприятия, учётом предоплат, полями PO для корпоративных клиентов и условиями отмены, встроенными прямо в счёт.

Главный принцип биллинга в кейтеринге

В биллинге кейтеринга есть одно правило, которое важнее всех остальных: остаток должен быть оплачен до мероприятия, а не после.

Ваши затраты на продукты возникают в момент заказа ингредиентов. Затраты на труд фиксируются, когда вы ставите персонал в график. К моменту самого мероприятия вы уже потратили большую часть денег. Если оплата собирается после мероприятия, все рычаги у клиента — а у вас их нет.

Модель «предоплата заранее / остаток заранее»:

Счета на свадьбы и крупные мероприятия

Свадебный кейтеринг подразумевает самые высокие суммы счетов и самые длинные окна обязательств. Счёт должен чётко документировать структуру предоплаты.

Счёт за свадебный кейтеринг — [Имя клиента] — [Дата мероприятия]:

Детали обслуживания:

Стоимость:

График оплаты:

Корректировка по числу гостей:

Политика отмены:

Градиент политики отмены защищает бизнес при отменах в последнюю минуту, давая клиентам гибкость при ранних отменах.

Счета на корпоративный кейтеринг мероприятий

PDF-счёт за корпоративный гала-ужин, созданный в приложении Invoice Flow с шаблоном Professional — фирменный бланк кейтеринга, позиции кейтеринга на гостя, персонал и аренда, применённый депозит в GBP
То же мероприятие в виде готового для закупок PDF, который их бухгалтерия проводит без уточнений.

Корпоративные клиенты ожидают профессиональный формат счёта со ссылкой на PO и чёткими условиями оплаты. Обычно они могут оплатить остаток по net-30, поскольку процессы кредиторской задолженности у них надёжны.

Счёт за корпоративный кейтеринг — [Название компании] — [Дата мероприятия]:

Детали мероприятия:

Стоимость:

Условия оплаты:

Контакт по биллингу: [Имя, email, отдел]

Для корпоративных повторяющихся аккаунтов (еженедельные обеды, ежемесячные командные приёмы пищи) выставляйте один консолидированный ежемесячный счёт с перечислением каждой даты обслуживания, числа гостей и итога за услугу.

Счета на кейтеринг с доставкой и буфет

Кейтеринг с доставкой без обслуживающего персонала использует более простой формат. Оплата обычно собирается при доставке.

Кейтеринг с доставкой — [Имя клиента] — [Дата]:

Для клиентов, которым нужен счёт до доставки для согласования, добавьте:

Установка ставки на гостя и корректировки по числу гостей

Ценообразование на гостя с гарантированным минимумом — стандартная модель биллинга в кейтеринге. Счёт должен документировать оба параметра:

Примечание о корректировке числа гостей в счёте:

Это примечание предотвращает споры, когда окончательное число гостей отличается от исходной сметы.

Счета на частные мероприятия (выпускные, дни рождения, благотворительные гала-вечера)

Редактор счетов кейтеринга в приложении Invoice Flow — канапе и подача ужина на гостя, часы обслуживающего персонала, аренда оборудования и бара, плата за координацию и учтённый депозит
Еда на гостя, часы персонала, аренда, зачтённый депозит — мероприятие на £15k без скрытых позиций.

Частные мероприятия используют более высокий процент предоплаты, чем корпоративные, потому что клиент — физическое лицо, а не бизнес с процессами кредиторской задолженности.

Кейтеринг частного мероприятия — [Имя клиента] — [Дата]:

Ежемесячные повторяющиеся корпоративные аккаунты

Для корпоративных клиентов с регулярным запланированным кейтерингом (еженедельные командные обеды, ежемесячные ужины совета директоров) настройте повторяющийся ежемесячный счёт в InvoiceFlow:

Ежемесячный корпоративный кейтеринг — [Название компании] — [Месяц, год]:

InvoiceFlow автоматически формирует их 1-го числа каждого месяца. Клиент получает единообразный счёт, который может обработать, не звоня вам.

Использование InvoiceFlow для биллинга кейтеринга

Документы Invoice Flow app кейтеринговой компании — корпоративный гала под аванс, свадебный приём под аванс, еженедельный счёт за офисные обеды и оплаченное мероприятие
Гала, свадьбы, постоянные офисные счета — каждое мероприятие и его аванс на одном экране.

Учёт предоплат: InvoiceFlow фиксирует платёж-предоплату и автоматически формирует счёт на остаток с оставшейся суммой. И счёт-предоплата, и счёт на остаток ссылаются на одно мероприятие, так что ваши записи чисты.

Примечания о числе гостей: Используйте поле «Примечания», чтобы зафиксировать гарантию по числу гостей, срок окончательного числа и формулу корректировки. Это примечание идёт с каждым счётом и устраняет споры.

Поля PO: Корпоративные клиенты требуют номер PO на каждом счёте. InvoiceFlow включает поле ссылки на PO. Всегда подтверждайте номер PO перед отправкой первого счёта новому корпоративному клиенту — некоторые компании не обрабатывают счета без действительного PO.

Политика отмены: Добавьте градиент политики отмены как стандартное примечание в каждый шаблон счёта на мероприятие. Если она в счёте, который подписал клиент, она имеет силу.

Несколько типов мероприятий: Сохраните отдельные шаблоны для свадеб, корпоративных мероприятий, частных мероприятий и заказов с доставкой. В каждом шаблоне заранее заданы правильный процент предоплаты, сроки оплаты и формулировки об отмене.

Проценты предоплаты по типу мероприятия

Что делать, когда клиент просит выставить счёт после мероприятия

Некоторые корпоративные клиенты будут просить net-30 или net-60 после мероприятия без предоплаты. Для устоявшихся корпоративных аккаунтов с системами PO и надёжными отделами кредиторской задолженности это допустимо — но оформляйте иначе:

Для новых или частных клиентов — предоплата до мероприятия, остаток до мероприятия, без исключений.

Чек-лист счёта кейтеринга

Перед отправкой любого счёта кейтеринга проверьте:

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблон для каждого типа мероприятия. Установите срок оплаты остатка до мероприятия. Предоплата защищает ваши обязательства по продуктам. Остаток до мероприятия устраняет риск сбора оплаты после него.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для владельцев малого бизнеса. Отправляйте профессиональные счета, ведите учёт предоплат, управляйте повторяющимися корпоративными аккаунтами и документируйте условия отмены — всё с телефона.