웨딩 고객을 잃는 일을 멈추고 안정적인 꽃 사업을 일군 방법

작성: Claire Dawson, 웨딩 & 이벤트 플로리스트 — 미국 오리건주 포틀랜드

저는 11년째 전문적으로 꽃을 다뤄왔습니다. 전통 꽃집의 보조로 시작해 행사 일로 옮겼고, 결국 웨딩과 법인 행사를 전문으로 하는 저만의 부티크 플로럴 스튜디오를 세웠습니다. 제가 만든 꽃은 세 개의 지역 웨딩 매체에 소개되었습니다. 저는 역사적인 저택, 와이너리 부지, 도심 호텔 연회장에서 열린 피로연의 꽃을 디자인했습니다. 외적인 기준으로 보면 제 사업은 성공적입니다.

하지만 처음 7년 동안, 저는 성공적으로 보이는 사업을 조용히 혼란스러운 재정 기반 위에서 운영하고 있었습니다. 웨딩을 위한 예약금 시스템이 없었습니다. 법인 정기 구독 고객을 위한 자동 청구도 없었습니다. 저는 일요일 아침 — 제 유일하게 일정한 휴일 — 을 누가 얼마를 빚졌는지 수작업으로 계산하고 이메일로 직접 작성한 개별 청구 요청을 보내는 데 쓰고 있었습니다.

변화는 극적인 위기가 아니라, 연말 결산 검토 중 회계사와의 조용한 대화에서 왔습니다. 그녀는 제 미수금 처리 절차를 설명해달라고 했습니다. 제가 설명을 마치자, 그녀는 잠시 침묵하더니 말했습니다. “Claire, 그건 절차가 아니에요. 그냥 바라는 거죠.”

그녀가 옳았습니다. 그리고 저는 그 후 3주 동안 그것을 고쳤습니다.

이 문제가 제게 초래하던 비용

청구 시스템을 고치기 전, 저는 서로 연결되어 있다고 명확히 인식하지 못했던 세 가지 재정적 손실 범주를 안고 있었습니다.

첫째는 예약금이 없어 대금을 받지 못한 웨딩 디자인 작업이었습니다. 저는 상담, 플로럴 기획, 공급업체 소싱, 디자인 제안에 시간을 투자했는데, 신부들은 마음을 바꾸거나 다른 플로리스트를 선택하거나 그냥 연락을 끊었습니다. 예약금을 요구하지 않았기 때문에, 저는 그 시간에 대한 어떤 재정적 청구권도 없었습니다. 제 최선의 추정으로, 저는 성사되지 않은 무료 상담으로 연간 약 80시간의 디자인 작업을 잃었습니다.

둘째는 법인 꽃 계정 청구였습니다. 저는 정기 주간 또는 격주 어레인지먼트를 받는 여덟 곳의 법인 고객 — 사무실, 호텔 로비, 레스토랑 그룹 — 을 두고 있었습니다. 저는 매월 말에 이들을 수작업으로 청구했습니다. 때로는 배송을 깜빡했습니다. 때로는 한 주의 가격을 잘못 기억했습니다. 때로는 청구서를 늦게 보내 매입 부서가 다음 달 주기에 처리했습니다. 그 결과 현금 흐름은 항상 있어야 할 시점보다 2~4주 뒤처져 있었습니다.

셋째는 제가 떠안고 있던 설치 인건비였습니다. 대형 행사 플로럴 설치 — 네 시간의 설치와 두 시간의 철거가 필요한 종류 — 의 경우, 저는 꽃 값만 청구하고 인건비는 청구서에서 뺐습니다. 고객이 반발할 거라고 생각했기 때문입니다. 아마 그러지 않았을 겁니다. 하지만 저는 청구서에 넣은 적이 없어서 결코 알 수 없었습니다.

이 세 범주를 합친 총액은, 회계사의 대략적인 계산으로, 상당했습니다. 제가 짐작했던 것보다 많았습니다. 정규직 보조 직원을 6개월간 고용할 수 있을 정도였습니다.

새 시스템 구축

저는 웨딩 예약에 InvoiceFlow를 쓰고 있던 사진작가 친구의 추천으로 그것을 알게 되었습니다. 그녀는 예약금 기능을 설명해줬습니다. 저는 그날 저녁 다운로드해 제 꽃 사업을 처음부터 설정했습니다. 상담료, 웨딩 패키지, 법인 어레인지먼트 가격, 행사 설치 인건비율, 배송비, 대여 품목 예약금.

설정에는 약 두 시간이 걸렸습니다. 제 사업 인프라에 투자한 최고의 두 시간이었습니다.

웨딩 예약: 예약금 우선 방식

제가 만든 가장 큰 영향을 준 변화는 모든 웨딩 상담에서 예약금 청구서를 도입한 것이었습니다. 상담 자체는 거의 변하지 않았습니다 — 저는 여전히 커플을 만나고, 장소 사진을 보고, 그들의 비전을 논의하고, 색상 팔레트와 예산을 함께 검토합니다. 하지만 이제 상담은 제가 포트폴리오 가방을 집기 전에 휴대폰을 꺼내 예약금 청구서를 보내는 것으로 끝납니다.

예약금은 견적된 총 패키지의 30%입니다. 저는 커플이 아직 테이블에 앉아 있는 동안 그것을 보냅니다. 그것이 제 캘린더에 그들의 날짜를 확보하며 잔금은 결혼식 6주 전에 지급된다고 설명합니다.

처음 이렇게 했을 때, 커플은 한 시간 안에 지급했습니다. 두 번째에는, 한 커플이 그 주 후반에 지급해도 되는지 물었습니다. 저는 그렇다고 했지만, 예약금이 접수될 때까지 날짜가 열려 있을 거라고 설명했습니다. 그들은 다음 날 아침에 지급했습니다.

처음 두 달 안에 제가 알아차린 것은, 저를 고용하기로 진정으로 마음먹은 커플은 예약금을 빠르게 지급했다는 것입니다. 여전히 “여기저기 알아보는” 커플은 천천히 지급하거나 아예 지급하지 않았습니다 — 이는 유용한 정보였습니다. 저는 더 이상 그런 커플에게 그들이 다른 플로리스트를 계속 평가하는 동안 몇 시간의 디자인 관심과 제안 작업을 쏟지 않았습니다. 예약금은 자연스러운 필터를 만들었습니다.

예약금 시스템을 도입한 지 12개월 동안, 예약금을 지급한 후 취소한 신부 예약은 단 한 건도 없었습니다. 예약금이 취소하지 않는 이유는 아닙니다 — 취소하지 않는 이유는 예약금을 지급한 커플이 진정한 약속을 했기 때문입니다. 예약금은 그 약속을 만드는 메커니즘입니다.

웨딩 청구서: 모든 항목의 문서화

전체 웨딩 청구서는 제가 변모시킨 또 다른 문서입니다. 예전에는 한 줄짜리 청구서를 보냈습니다. “웨딩 플로럴 — [이름] 결혼식: 6,200,000원.” 그것이 모든 것을 포함했습니다. 커플은 총액은 알았지만 무엇이 포함되었는지에 대한 가시성은 없었습니다.

이제 제 웨딩 청구서는 이렇게 생겼습니다. 신부 부케 — 가든 로즈, 작약, 더스티 밀러: 420,000원; 신부 들러리 부케 ×4: 680,000원; 부토니에르 ×6: 180,000원; 예식 아치 — 풀 플로럴, 맞춤 프레임: 1,400,000원; 피로연 센터피스 ×14 — 로우 어레인지먼트, 혼합 플로럴: 2,100,000원; 헤드 테이블 갈랜드 — 약 5미터: 580,000원; 장소 배송: 150,000원; 설치 인건비 — 4시간: 280,000원; 철거 및 반출: 120,000원. 총액: 5,910,000원.

모든 항목이 보입니다. 커플이 내린 모든 결정 — 더 큰 아치로 하기로 한 것, 헤드 테이블 갈랜드를 추가한 것, 밤이 끝날 때 꽃을 두고 가는 대신 철거하기로 한 것 — 이 가격과 함께 문서화됩니다. 최종 잔금 청구서에서 놀란 얼굴은 없습니다. 커플이 초기 제안서부터 항목을 봐왔기 때문입니다.

이제 저는 청구서를 어머니와 시어머니와 공유하는 신부들, 그것을 기획 참고 자료로 쓰는 신부들, 항목별로 결혼식 조율 스프레드시트에 저를 추가하는 신부들이 있습니다. 전문적인 문서화가 서비스 경험의 일부가 되었습니다.

법인 계정 자동화

수작업으로 청구되던 여덟 곳의 법인 고객은 이제 반복 청구서를 이용합니다. 각 고객에는 반복 청구서가 구성되어 있습니다. 어레인지먼트 설명, 배송 일정, 가격. 청구서는 매월 초에 자동으로 발송됩니다.

저는 더 이상 일요일 아침에 청구를 생각하지 않습니다.

더 중요한 것은, 제 법인 고객들이 청구가 개선되었다고 말했다는 것입니다. 한 호텔 계정은 일관된 월별 청구서 덕분에 자기네 시스템에서 제 계정을 처리하기가 더 쉬워졌다고 특별히 언급했습니다. 한 레스토랑 그룹은 이제 제가 모든 청구서에 일관된 청구서 번호와 사업자 정보를 갖추고 있어서 조달 소프트웨어에 저를 공급업체로 제대로 설정할 수 있었다고 말했습니다.

실질적인 결과는 제 법인 수입이 안정적으로 그리고 일정에 맞춰 들어온다는 것입니다. 전문적인 반복 청구로 전환한 후 법인 청구서의 평균 수금 기간이 38일에서 19일로 줄었습니다.

설치 인건비: 제가 거저 주고 있던 수입

설치 인건비 청구 변화는 제가 가장 부끄러워하는 것입니다. 가장 단순한 수정이었는데 근거 없는 두려움 때문에 몇 년간 피했기 때문입니다.

제 표준 행사 설치는 설치에 네 시간에서 여섯 시간, 철거에 두 시간에서 세 시간이 걸립니다. 제 인건비율로 보면, 이는 제가 조용히 떠안고 있던 행사당 50만~90만 원을 나타냅니다. 저는 고객이 반발할 거라고 스스로를 설득했습니다. 그것이 “포함되어 있다”고 스스로를 설득했습니다. 저는 실제로 제안서에 그것을 포함한 적이 없었습니다 — 그냥 결코 청구하지 않았을 뿐입니다.

제가 설치 인건비를 청구서에 넣기 시작했을 때 — “설치 인건비 — 5시간 @ 시간당 65,000원: 325,000원,” “철거 및 반출 — 2시간: 130,000원” — 어떤 고객도 이의를 제기하지 않았습니다. 어떤 고객도 빼달라고 요청하지 않았습니다. 두 고객은 “그 일의 양을 생각하면 매우 합당해 보인다”는 취지의 말을 했습니다. 저는 실제로 한 번도 일어난 적 없는 대화를 상상했기 때문에 몇 년간 이 돈을 요구하기를 거부하고 있었던 것입니다.

오늘 제 사업은 어떤 모습인가

제 사업은 모든 채널에 걸쳐 전문 청구를 도입한 세 번째 시즌을 맞이하고 있습니다. 저는 이전 평균보다 시즌당 두 건의 새 웨딩 예약을 추가했습니다 — 상담에서의 전문적인 예약금 청구서가 일부 커플이 특별히 찾는 사업 성숙도를 보여준다는 점 덕분에 부분적으로 얻은 예약이라고 믿습니다. 모든 신부가 가장 창의적인 플로리스트를 원하는 것은 아닙니다. 일부는 가장 전문적인 사람을 원합니다. 청구서는 그 신호의 일부입니다.

제 법인 수입은 안정적이고 예측 가능하며 제때 수금됩니다. 제 설치 인건비는 모든 행사에서 회수됩니다. 제 일요일 아침은 자유롭습니다.

제 회계사는 올해 검토에서 제 재무를 보고 미수금 부분이 “완전히 달라졌다”고 말했습니다. 회계사에게 받을 수 있는 가장 높은 칭찬이라고 생각합니다.

여전히 청구를 비공식적으로 운영하는 플로리스트들 — 여전히 일요일 수작업 청구 주기를 돌리고, 여전히 상담에서 예약금을 건너뛰고, 여전히 청구하기가 어색해서 설치 인건비를 떠안는 분들 — 에게, 그 수정은 밖에서 보이는 것보다 단순합니다. InvoiceFlow를 다운로드하고, 서비스 설정에 두어 시간을 쓰고, 다음 상담에서 첫 예약금 청구서를 보내보세요.

당신이 두려워하는 그 대화는 대부분 당신이 지어낸 것입니다. 전문적인 청구서는 그 대화를 불필요하게 만듭니다.

Claire Dawson은 미국 오리건주 포틀랜드를 기반으로 하는 웨딩 및 이벤트 플로리스트입니다. 그녀의 스튜디오는 가든 스타일 웨딩 플로럴과 호텔 및 사무실 고객을 위한 법인 계정 정기 구독을 전문으로 합니다.