Cách tôi ngừng mất khách cưới và xây dựng một cơ sở kinh doanh hoa ổn định

Bởi Claire Dawson, Người làm hoa cưới & sự kiện — Portland, OR

Tôi đã cắm hoa chuyên nghiệp được mười một năm. Tôi bắt đầu làm phụ việc ở một cửa hàng hoa truyền thống, chuyển sang làm hoa sự kiện, và cuối cùng xây dựng studio hoa cao cấp của riêng mình chuyên về đám cưới và sự kiện doanh nghiệp. Những tác phẩm hoa của tôi đã xuất hiện trên ba tạp chí cưới trong vùng. Tôi đã thiết kế hoa cho các tiệc cưới tổ chức tại những dinh thự cổ, điền trang nhà vườn nho, và sảnh tiệc khách sạn trung tâm. Nhìn từ bên ngoài, công việc kinh doanh của tôi thành công.

Tuy nhiên, trong bảy năm đầu, tôi điều hành một doanh nghiệp trông thì thành công nhưng nền tảng tài chính lại lặng lẽ hỗn loạn. Tôi không có hệ thống đặt cọc cho đám cưới. Tôi không có việc lập hóa đơn tự động cho các khách hàng đăng ký doanh nghiệp. Tôi dành những buổi sáng Chủ nhật — ngày nghỉ cố định duy nhất của mình — để tính toán thủ công xem ai nợ tôi bao nhiêu và gửi từng yêu cầu thanh toán mà tôi tự soạn trong email.

Sự thay đổi không đến từ một cuộc khủng hoảng kịch tính mà từ một cuộc trò chuyện nhẹ nhàng với kế toán của tôi trong buổi rà soát cuối năm. Cô ấy hỏi tôi giải thích quy trình thu công nợ của mình. Khi tôi giải thích xong, cô ấy im lặng một lúc rồi nói: “Claire, đó không phải là một quy trình. Đó chỉ là hy vọng thôi.”

Cô ấy nói đúng. Và tôi dành ba tuần tiếp theo để sửa nó.

Vấn đề đó đang khiến tôi mất bao nhiêu

Trước khi sửa hệ thống lập hóa đơn, tôi có ba loại thất thoát tài chính mà tôi chưa xác định rõ là có liên quan với nhau.

Thứ nhất là công thiết kế hoa cưới không được trả vì tôi không có tiền đặt cọc. Tôi đầu tư thời gian vào các buổi tư vấn, lên kế hoạch hoa, tìm nguồn nhà cung cấp, và đề xuất thiết kế cho những cô dâu rồi đổi ý, chọn người làm hoa khác, hoặc đơn giản là ngừng hồi âm. Vì tôi không yêu cầu đặt cọc, tôi không có cơ sở tài chính nào để đòi khoản thời gian đó. Theo ước tính tốt nhất của tôi, mỗi năm tôi mất khoảng 80 giờ công thiết kế cho những buổi tư vấn không thu phí và không chốt được.

Thứ hai là việc lập hóa đơn cho tài khoản hoa doanh nghiệp. Tôi có tám khách hàng doanh nghiệp đặt hoa đều đặn hàng tuần hoặc hai tuần một lần — các văn phòng, sảnh khách sạn, một chuỗi nhà hàng. Tôi lập hóa đơn thủ công cho họ vào cuối mỗi tháng. Đôi khi tôi quên một lần giao. Đôi khi tôi nhớ nhầm giá của một tuần. Đôi khi tôi gửi hóa đơn muộn và bộ phận kế toán công nợ xử lý nó trong chu kỳ của tháng sau. Kết quả là dòng tiền luôn chậm hơn hai đến bốn tuần so với đáng lẽ.

Thứ ba là công lắp đặt mà tôi âm thầm gánh chịu. Với những sự kiện hoa lớn — loại cần bốn giờ lắp đặt và hai giờ tháo dỡ — tôi tính tiền hoa mà bỏ công lao động ra khỏi hóa đơn vì nghĩ khách sẽ phản đối. Có lẽ họ đã không phản đối. Nhưng tôi không bao giờ biết, vì tôi không bao giờ đưa nó vào hóa đơn.

Tổng cộng của ba loại này, theo tính toán sơ bộ của kế toán, là một con số đáng kể. Nhiều hơn tôi đoán. Đủ để trả lương cho một trợ lý toàn thời gian trong sáu tháng.

Xây dựng hệ thống mới

Tôi biết đến InvoiceFlow qua lời giới thiệu của một người bạn nhiếp ảnh gia vẫn dùng nó cho các đơn đặt chụp cưới. Cô ấy mô tả tính năng đặt cọc. Tôi tải nó về ngay tối hôm đó và thiết lập lại toàn bộ công việc kinh doanh hoa của mình từ đầu: phí tư vấn, gói hoa cưới, giá cắm hoa doanh nghiệp, mức công lắp đặt sự kiện, phí giao hàng, tiền cọc đồ thuê.

Việc thiết lập mất khoảng hai giờ. Đó là hai giờ tốt nhất tôi từng đầu tư vào hạ tầng kinh doanh của mình.

Đặt hoa cưới: Cách tiếp cận đặt-cọc-trước

Thay đổi có tác động lớn nhất mà tôi thực hiện là xuất một hóa đơn đặt cọc ngay tại mỗi buổi tư vấn cưới. Bản thân buổi tư vấn thay đổi rất ít — tôi vẫn gặp các cặp đôi, xem ảnh địa điểm, bàn về tầm nhìn của họ, làm rõ bảng màu và ngân sách. Nhưng giờ buổi tư vấn kết thúc bằng việc tôi lấy điện thoại ra và gửi hóa đơn đặt cọc trước cả khi với tay lấy túi hồ sơ portfolio.

Tiền đặt cọc là 30% tổng giá gói đã báo. Tôi gửi nó khi cặp đôi vẫn còn ngồi tại bàn. Tôi giải thích rằng nó giữ ngày của họ trong lịch của tôi và số dư còn lại đến hạn sáu tuần trước đám cưới.

Lần đầu tiên làm vậy, cặp đôi thanh toán trong vòng một giờ. Lần thứ hai, một cặp đôi hỏi liệu họ có thể trả muộn hơn trong tuần được không. Tôi đồng ý, nhưng giải thích rằng ngày sẽ vẫn để trống cho đến khi nhận được tiền cọc. Họ trả vào sáng hôm sau.

Điều tôi nhận ra trong hai tháng đầu là những cặp đôi thực sự quyết tâm thuê tôi thì trả cọc nhanh. Những cặp còn “khảo giá nhiều nơi” thì trả chậm hoặc không trả — đó là thông tin hữu ích. Tôi không còn dành hàng giờ tâm huyết thiết kế và soạn đề xuất cho những cặp đôi đó trong khi họ vẫn đang cân nhắc những người làm hoa khác. Tiền đặt cọc tạo ra một bộ lọc tự nhiên.

Trong mười hai tháng kể từ khi tôi áp dụng hệ thống đặt cọc, tôi không có đơn đặt hoa cưới nào hủy sau khi đã trả cọc. Tiền cọc không phải là lý do khiến họ không hủy — lý do họ không hủy là vì những cặp đôi đã trả cọc là đã có một cam kết thực sự. Tiền đặt cọc là cơ chế tạo ra cam kết đó.

Hóa đơn cưới: Từng dòng đều được ghi rõ

Hóa đơn cưới đầy đủ là chứng từ khác mà tôi đã thay đổi. Trước đây, tôi gửi một hóa đơn một dòng: “Hoa cưới — Đám cưới [Tên]: 6.200 đô.” Nó bao gồm tất cả. Cặp đôi biết tổng của họ nhưng không thấy được nó gồm những gì.

Giờ hóa đơn cưới của tôi trông như thế này: Hoa cầm tay cô dâu — Hồng vườn, Mẫu đơn, Ngải nhung: 420 đô; Hoa cầm tay phù dâu ×4: 680 đô; Hoa cài áo ×6: 180 đô; Cổng hoa lễ — Hoa phủ kín, khung tùy chỉnh: 1.400 đô; Trung tâm bàn tiệc ×14 — Kiểu thấp, hoa phối: 2.100 đô; Vòng hoa bàn chính — 5 mét: 580 đô; Giao đến địa điểm: 150 đô; Công lắp đặt — 4 giờ: 280 đô; Tháo dỡ và Dọn dẹp: 120 đô. Tổng cộng: 5.910 đô.

Mọi dòng đều hiển thị. Mọi quyết định mà cặp đôi đưa ra — chọn cổng hoa lớn hơn, thêm vòng hoa bàn chính, chọn dỡ hoa vào cuối đêm thay vì để lại — đều được ghi kèm giá. Không còn ai ngỡ ngàng khi nhận hóa đơn số dư cuối, vì cặp đôi đã thấy từng hạng mục ngay từ đề xuất ban đầu.

Giờ tôi có những cô dâu chia sẻ hóa đơn với mẹ ruột và mẹ chồng, dùng nó làm tài liệu tham khảo khi lên kế hoạch, thêm tôi vào bảng tính điều phối đám cưới theo từng hạng mục. Chứng từ chuyên nghiệp đã trở thành một phần của trải nghiệm dịch vụ.

Tự động hóa tài khoản doanh nghiệp

Tám khách hàng doanh nghiệp trước đây được lập hóa đơn thủ công nay đã dùng hóa đơn định kỳ. Mỗi khách có một hóa đơn định kỳ được cấu hình: mô tả cách cắm, lịch giao hàng, giá cả. Hóa đơn được gửi tự động vào đầu mỗi tháng.

Tôi không còn phải nghĩ về việc lập hóa đơn vào những buổi sáng Chủ nhật nữa.

Quan trọng hơn, các khách hàng doanh nghiệp của tôi nói rằng việc lập hóa đơn đã cải thiện. Một tài khoản khách sạn nói rõ rằng hóa đơn hàng tháng nhất quán giúp họ xử lý tài khoản của tôi trong hệ thống dễ dàng hơn. Một chuỗi nhà hàng nói họ đã thiết lập được đúng hồ sơ nhà cung cấp của tôi trong phần mềm mua sắm vì giờ tôi có số hóa đơn nhất quán và chứng từ doanh nghiệp trên mỗi hóa đơn.

Kết quả thực tế là thu nhập doanh nghiệp của tôi đến đều đặn và đúng hạn. Thời gian thu tiền trung bình trên hóa đơn doanh nghiệp giảm từ 38 ngày xuống còn 19 ngày sau khi chuyển sang lập hóa đơn định kỳ chuyên nghiệp.

Công lắp đặt: Khoản doanh thu tôi đã cho không

Thay đổi về lập hóa đơn công lắp đặt là điều tôi ngượng ngùng nhất, vì nó là cách sửa đơn giản nhất mà tôi đã né tránh suốt nhiều năm vì một nỗi sợ vô căn cứ.

Một buổi lắp đặt sự kiện tiêu chuẩn của tôi mất bốn đến sáu giờ để lắp đặt và hai đến ba giờ để tháo dỡ. Với mức công của tôi, khoản này tương đương từ 500 đến 900 đô mỗi sự kiện mà tôi âm thầm gánh chịu. Tôi tự thuyết phục mình rằng khách sẽ phản đối. Tôi tự thuyết phục mình rằng nó “đã bao gồm rồi.” Tôi chưa bao giờ thực sự đưa nó vào một đề xuất — tôi đơn giản là chưa bao giờ tính phí nó.

Khi tôi bắt đầu đưa công lắp đặt vào hóa đơn — “Công lắp đặt — 5 giờ @ 65 đô/giờ: 325 đô,” “Tháo dỡ và Dọn dẹp — 2 giờ: 130 đô” — không một khách hàng nào thắc mắc. Không ai yêu cầu tôi bỏ nó đi. Hai khách hàng nói đại loại “mức đó có vẻ rất hợp lý cho khối lượng công việc.” Tôi đã từ chối đòi khoản tiền này suốt nhiều năm vì tưởng tượng ra một cuộc trò chuyện chưa bao giờ thực sự xảy ra.

Công việc kinh doanh của tôi trông ra sao hôm nay

Doanh nghiệp của tôi đang ở mùa thứ ba với việc lập hóa đơn chuyên nghiệp trên tất cả các kênh. Tôi đã tăng thêm hai đơn đặt hoa cưới mỗi mùa so với mức trung bình trước đây — những đơn mà tôi tin mình giành được một phần nhờ hóa đơn đặt cọc chuyên nghiệp ngay tại buổi tư vấn, thứ báo hiệu một mức độ trưởng thành trong kinh doanh mà một số cặp đôi tìm kiếm. Không phải cô dâu nào cũng muốn người làm hoa sáng tạo nhất. Một số muốn người chuyên nghiệp nhất. Hóa đơn là một phần của tín hiệu đó.

Doanh thu doanh nghiệp của tôi ổn định, dự đoán được, và thu đúng hạn. Công lắp đặt của tôi được thu hồi trên mỗi sự kiện. Những buổi sáng Chủ nhật của tôi được tự do.

Kế toán của tôi xem báo cáo tài chính trong buổi rà soát năm nay và nói rằng phần công nợ phải thu “hoàn toàn khác.” Đó gần như là lời khen cao nhất mà tôi có thể hình dung sẽ nhận được từ một kế toán.

Với những người làm hoa vẫn đang lập hóa đơn tùy tiện — vẫn làm các chu kỳ lập hóa đơn thủ công vào Chủ nhật, vẫn bỏ qua tiền đặt cọc tại buổi tư vấn, vẫn âm thầm gánh công lắp đặt vì thấy ngại khi tính phí — cách sửa đơn giản hơn nhiều so với vẻ ngoài. Hãy tải InvoiceFlow, dành vài giờ thiết lập các dịch vụ của bạn, và gửi hóa đơn đặt cọc đầu tiên tại buổi tư vấn tiếp theo.

Cuộc trò chuyện mà bạn sợ hãi phần lớn là một cuộc trò chuyện do bạn tưởng tượng ra. Hóa đơn chuyên nghiệp khiến cuộc trò chuyện đó trở nên không cần thiết.

Claire Dawson là người làm hoa cưới và sự kiện tại Portland, Oregon. Studio của cô chuyên về hoa cưới phong cách vườn và các tài khoản đăng ký doanh nghiệp cho khách hàng ngành khách sạn và văn phòng.