Jinsi Nilivyoacha Kupoteza Wateja wa Harusi na Kujenga Biashara Thabiti ya Maua

Na Claire Dawson, Muuza Maua wa Harusi na Matukio — Portland, OR

Nimekuwa nikipanga maua kitaalamu kwa miaka kumi na mmoja. Nilianza kama msaidizi katika duka la kawaida la maua, nikahamia kwenye kazi za matukio, na hatimaye nikajenga studio yangu ndogo ya maua ya kifahari inayobobea katika harusi na matukio ya mashirika. Maua ninayotengeneza yameonyeshwa katika machapisho matatu ya kikanda ya harusi. Nimebuni maua kwa karamu zilizofanyika katika majumba ya kihistoria, mashamba ya mizabibu, na kumbi za hoteli za mjini. Kwa kipimo chochote cha nje, biashara yangu inafanikiwa.

Hata hivyo, kwa miaka saba ya kwanza, nilikuwa nikiendesha biashara inayoonekana kufanikiwa lakini yenye msingi wa kifedha wenye machafuko ya kimya. Sikuwa na mfumo wa amana kwa harusi. Sikuwa na ankara ya kiotomatiki kwa wateja wangu wa usajili wa mashirika. Nilikuwa nikitumia asubuhi za Jumapili — siku yangu pekee ya kupumzika kwa uthabiti — kubaini kwa mkono ni nani anayenidai nini na kutuma maombi ya kibinafsi ya ankara ambayo nilikuwa nimeandika kwenye barua pepe.

Mabadiliko hayakutoka kwa mgogoro mkubwa bali kwa mazungumzo ya utulivu na mhasibu wangu wakati wa mapitio yetu ya mwisho wa mwaka. Aliniomba nimueleze mchakato wangu wa madeni yanayodaiwa. Nilipomaliza kueleza, alinyamaza kwa muda kisha akasema: “Claire, huo si mchakato. Huo ni kutumaini tu.”

Alikuwa sahihi. Na nikatumia wiki tatu zilizofuata kurekebisha hilo.

Tatizo Lilivyokuwa Likinigharimu

Kabla sijarekebisha mfumo wangu wa ankara, nilikuwa na kategoria tatu za hasara ya kifedha ambazo sikuwa nimezitambua wazi kama zilizounganishwa.

Ya kwanza ilikuwa kazi ya ubunifu wa harusi iliyobaki bila kulipwa kwa sababu sikuwa na amana. Niliwekeza muda katika mashauriano, mipango ya maua, upataji wa wasambazaji, na mapendekezo ya ubunifu kwa bibi harusi ambao kisha walibadilisha mawazo, wakachagua muuza maua mwingine, au wakaacha tu kujibu. Kwa sababu sikuwa nimehitaji amana, sikuwa na madai ya kifedha juu ya muda huo. Kwa kadirio langu bora, nilipoteza takriban masaa 80 ya kazi ya ubunifu kwa mwaka kwa mashauriano yasiyolipwa ambayo hayakuzaa matunda.

Ya pili ilikuwa ankara za akaunti za maua za mashirika. Nilikuwa na wateja wanane wa mashirika kwenye mapambo ya kawaida ya kila wiki au kila baada ya wiki mbili — ofisi, kumbi za hoteli, kikundi cha mikahawa. Niliwatoza kwa mkono mwishoni mwa kila mwezi. Wakati mwingine nilisahau uwasilishaji. Wakati mwingine nilikumbuka vibaya bei ya wiki. Wakati mwingine nilituma ankara kwa kuchelewa na idara ya malipo iliishughulikia katika mzunguko wa mwezi uliofuata. Matokeo yalikuwa mtiririko wa fedha ambao ulikuwa daima wiki mbili hadi nne nyuma ya pale unapopaswa kuwa.

Ya tatu ilikuwa kazi ya usimikaji niliyokuwa nikiiingiza. Kwa usimikaji mkubwa wa maua ya matukio — aina inayohitaji masaa manne ya usimikaji na masaa mawili ya kuondosha — nilikuwa nikitoza kwa maua na kuacha kazi nje ya ankara kwa sababu nilidhani wateja wangepinga. Huenda hawangepinga. Lakini sikuwahi kubaini, kwa sababu sikuwahi kuiweka kwenye ankara.

Jumla ya kategoria hizi tatu, kwa hesabu ya jumla ya mhasibu wangu, ilikuwa kubwa. Zaidi ya nilivyokisia. Ya kutosha kufadhili msaidizi wa wakati wote kwa miezi sita.

Kujenga Mfumo Mpya

Niligundua InvoiceFlow kupitia pendekezo kutoka kwa rafiki mpiga picha aliyekuwa akiitumia kwa uwekaji nafasi wake wa harusi. Alielezea kipengele cha amana. Niliipakua jioni ile na nikaweka biashara yangu ya maua tangu mwanzo: ada za ushauri, vifurushi vya harusi, bei za mapambo ya mashirika, viwango vya kazi ya usimikaji wa matukio, ada za uwasilishaji, amana za vitu vya kukodi.

Uwekaji ulichukua takriban masaa mawili. Yalikuwa masaa mawili bora zaidi niliyowekeza katika miundombinu ya biashara yangu.

Uwekaji Nafasi wa Harusi: Njia ya Amana-Kwanza

Mabadiliko yenye athari kubwa zaidi niliyofanya ilikuwa kutekeleza ankara ya amana katika kila ushauri wa harusi. Ushauri wenyewe ulibadilika kidogo sana — bado nakutana na wanandoa, naangalia picha za ukumbi wao, tunajadili maono yao, tunapitia rangi na bajeti yao. Lakini sasa ushauri unaisha kwa mimi kutoa simu yangu na kutuma ankara ya amana kabla sijafikia mkoba wangu wa kazi.

Amana ni 30% ya jumla ya kifurushi kilichonukuliwa. Ninaituma huku wanandoa wangali mezani. Ninaeleza kwamba inahakikisha tarehe yao katika kalenda yangu na kwamba salio linalipwa wiki sita kabla ya harusi.

Mara ya kwanza nilipofanya hivi, wanandoa walilipa ndani ya saa moja. Mara ya pili, wanandoa waliuliza kama wangeweza kulipa baadaye wiki hiyo. Nilisema ndiyo, lakini nikaeleza kwamba tarehe ingebaki wazi hadi amana ipokelewe. Walilipa asubuhi iliyofuata.

Kile nilichokiona ndani ya miezi miwili ya kwanza ni kwamba wanandoa waliokuwa wamejitolea kweli kuniajiri walilipa amana haraka. Wanandoa waliokuwa bado “wanazunguka madukani” ama walilipa polepole au hawakulipa kabisa — jambo lililokuwa taarifa ya manufaa. Sikuwa tena naipatia wanandoa hao masaa ya usikivu wangu wa ubunifu na kazi ya mapendekezo huku wakiendelea kutathmini wauza maua wengine. Amana iliunda kichujio cha asili.

Katika miezi kumi na miwili tangu nilipotekeleza mfumo wa amana, sijawahi kuwa na uwekaji nafasi wa harusi hata mmoja unaoghairi baada ya kulipa amana. Amana si sababu ya wao kutoghairi — sababu ya wao kutoghairi ni kwamba wanandoa wanaolipa amana wamefanya dhamira ya kweli. Amana ni njia inayounda dhamira hiyo.

Ankara ya Harusi: Kila Mstari Umeandikwa

Ankara kamili ya harusi ni hati nyingine niliyoibadilisha. Awali, nilituma ankara ya mstari mmoja: “Maua ya Harusi — Harusi ya [Jina]: $6,200.” Ilijumuisha kila kitu. Wanandoa walijua jumla yao lakini hawakuwa na mwonekano wa kile kilichojumuishwa.

Sasa ankara zangu za harusi zinaonekana hivi: Bouquet ya Bibi Harusi — Garden Roses, Peonies, Dusty Miller: $420; Bouquet za Wasindikizaji ×4: $680; Boutonnières ×6: $180; Ceremony Arch — Maua Kamili, fremu ya kubinafsishwa: $1,400; Vituo vya Meza vya Karamu ×14 — Mapambo ya chini, maua mchanganyiko: $2,100; Head Table Garland — futi 16: $580; Uwasilishaji hadi Ukumbini: $150; Kazi ya Usimikaji — masaa 4: $280; Uondoaji na Kuondosha: $120. Jumla: $5,910.

Kila mstari unaonekana. Kila uamuzi wanandoa waliofanya — kuchagua arch kubwa zaidi, kuongeza head table garland, kuwa na maua yaondolewe mwishoni mwa usiku badala ya kuyaacha — umeandikwa kwa bei. Hakuna nyuso za mshangao kwenye ankara ya salio la mwisho, kwa sababu wanandoa wamekuwa wakiona vipengele vya mstari tangu pendekezo la awali.

Sasa nina bibi harusi wanaoshiriki ankara na mama zao na mama wakwe zao, wanaoitumia kama rejea ya kupanga, wanaoniweka kwenye lahajedwali lao la uratibu wa harusi kwa kila kipengele. Nyaraka za kitaalamu zimekuwa sehemu ya uzoefu wa huduma.

Uotomatishaji wa Akaunti za Mashirika

Wateja wanane wa mashirika waliokuwa wakitozwa kwa mkono sasa wako kwenye ankara za kujirudia. Kila mteja ana ankara ya kujirudia iliyowekwa: maelezo ya mapambo, ratiba ya uwasilishaji, bei. Ankara inatoka kiotomatiki mwanzoni mwa kila mwezi.

Sifikirii tena kuhusu ankara asubuhi za Jumapili.

Muhimu zaidi, wateja wangu wa mashirika wameniambia ankara iliboreka. Akaunti moja ya hoteli ilitaja hasa kwamba ankara ya kila mwezi yenye uthabiti ilifanya iwe rahisi kushughulikia akaunti yangu katika mfumo wao. Kikundi cha mikahawa kilisema kiliweza kuandikisha usajili wangu wa muuzaji vizuri katika programu yao ya ununuzi kwa sababu sasa nilikuwa na nambari za ankara zenye uthabiti na nyaraka za biashara kwenye kila ankara.

Matokeo ya kivitendo ni kwamba mapato yangu ya mashirika yanawasili kwa uhakika na kwa ratiba. Muda wangu wa wastani wa kukusanya ankara za mashirika ulipungua kutoka siku 38 hadi siku 19 baada ya kubadili kwenda ankara za kitaalamu za kujirudia.

Kazi ya Usimikaji: Mapato Niliyokuwa Nikiyatoa Bure

Mabadiliko ya ankara ya kazi ya usimikaji ni yale ninayoyaonea aibu zaidi, kwa sababu ilikuwa marekebisho rahisi zaidi na nilikuwa nimeyaepuka kwa miaka kwa hofu isiyo na msingi.

Usimikaji wangu wa kawaida wa tukio huchukua masaa manne hadi sita kwa usimikaji na masaa mawili hadi matatu kwa kuondosha. Kwa kiwango changu cha kazi, hii inawakilisha kati ya $500 na $900 kwa tukio ambayo nilikuwa nikiiingiza kimya. Nilijishawishi kwamba wateja wangepinga. Nilijishawishi kwamba “ilijumuishwa.” Sikuwahi kuijumuisha katika pendekezo — nilikuwa tu sijawahi kuitoza.

Nilipoanza kuweka kazi ya usimikaji kwenye ankara — “Kazi ya Usimikaji — masaa 5 @ $65/saa: $325,” “Uondoaji na Kuondosha — masaa 2: $130” — hakuna mteja hata mmoja aliyeihoji. Hakuna aliyeniomba niiondoe. Wateja wawili walisema kitu kama “hiyo inaonekana ya haki sana kwa kazi iliyohusika.” Nilikuwa nimekataa kuomba pesa hizi kwa miaka kwa sababu nilikuwa nimewazia mazungumzo ambayo hayajawahi kutokea kweli.

Biashara Yangu Inavyoonekana Leo

Biashara yangu iko katika msimu wake wa tatu na ankara za kitaalamu katika njia zote. Nimeongeza uwekaji nafasi mpya wa harusi mbili kwa msimu juu ya wastani wangu wa awali — uwekaji nafasi ninaoamini nashinda kwa sehemu kwa sababu ankara ya kitaalamu ya amana wakati wa ushauri inaashiria kiwango cha ukomavu wa biashara ambao baadhi ya wanandoa wanautafuta hasa. Si kila bibi harusi anayetaka muuza maua mbunifu zaidi. Baadhi yao wanataka aliye wa kitaalamu zaidi. Ankara ni sehemu ya ishara hiyo.

Mapato yangu ya mashirika ni thabiti, yanayotabirika, na yanayokusanywa kwa wakati. Kazi yangu ya usimikaji inarejeshwa kwa kila tukio. Asubuhi zangu za Jumapili ziko huru.

Mhasibu wangu aliangalia hesabu zangu za kifedha katika mapitio ya mwaka huu na akasema sehemu ya madeni yanayodaiwa ilikuwa “tofauti kabisa.” Hiyo ni takriban sifa ya juu zaidi ninayoweza kuwazia kupokea kutoka kwa mhasibu.

Kwa wauza maua ambao bado wanaendesha ankara zao bila mpangilio rasmi — ambao bado wanafanya mizunguko ya ankara ya mkono ya Jumapili, bado wanaruka amana kwenye mashauriano, bado wanaingiza kazi ya usimikaji kwa sababu inahisi kuwa ngumu kuitoza — marekebisho ni rahisi zaidi kuliko yanavyoonekana kutoka nje. Pakua InvoiceFlow, tumia masaa kadhaa kuweka huduma zako, na utume ankara ya kwanza ya amana kwenye ushauri wako ujao.

Mazungumzo unayoogopa kuyafanya kwa kiasi kikubwa ni yale uliyoyabuni wewe mwenyewe. Ankara ya kitaalamu inafanya mazungumzo hayo yasiwe ya lazima.

Claire Dawson ni muuza maua wa harusi na matukio aliyeko Portland, Oregon. Studio yake inabobea katika maua ya harusi ya mtindo wa bustani na usajili wa akaunti za mashirika kwa wateja wa ukarimu na ofisi.