ฉันเลิกสูญเสียลูกค้างานแต่งงานและสร้างธุรกิจดอกไม้ที่มั่นคงได้อย่างไร

โดย Claire Dawson นักจัดดอกไม้งานแต่งงานและงานอีเวนต์ — พอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน

ฉันจัดดอกไม้อย่างมืออาชีพมาสิบเอ็ดปีแล้ว ฉันเริ่มต้นเป็นผู้ช่วยในร้านดอกไม้แบบดั้งเดิม ย้ายไปทำงานอีเวนต์ และในที่สุดก็สร้างสตูดิโอดอกไม้บูติกของตัวเองที่เชี่ยวชาญด้านงานแต่งงานและงานองค์กร ดอกไม้ที่ฉันจัดได้รับการนำเสนอในนิตยสารงานแต่งงานระดับภูมิภาคสามฉบับ ฉันเคยออกแบบดอกไม้สำหรับงานเลี้ยงที่จัดในคฤหาสน์ประวัติศาสตร์ ไร่องุ่น และห้องบอลรูมโรงแรมใจกลางเมือง ด้วยมาตรวัดภายนอกทุกอย่าง ธุรกิจของฉันประสบความสำเร็จ

แต่ในเจ็ดปีแรก ฉันกลับดำเนินธุรกิจที่ดูประสบความสำเร็จบนรากฐานทางการเงินที่วุ่นวายอย่างเงียบ ๆ ฉันไม่มีระบบเงินมัดจำสำหรับงานแต่งงาน ฉันไม่มีการวางบิลอัตโนมัติสำหรับลูกค้าสมาชิกองค์กร ฉันใช้เวลาเช้าวันอาทิตย์ ซึ่งเป็นวันหยุดวันเดียวที่แน่นอนของฉัน มานั่งคำนวณด้วยมือว่าใครค้างเงินฉันเท่าไหร่ และส่งคำขอวางบิลทีละรายที่ฉันพิมพ์ในอีเมล

การเปลี่ยนแปลงไม่ได้มาจากวิกฤตที่น่าตื่นเต้น แต่มาจากบทสนทนาเงียบ ๆ กับนักบัญชีของฉันระหว่างการทบทวนสิ้นปี เธอขอให้ฉันอธิบายกระบวนการจัดการลูกหนี้การค้าของฉัน เมื่อฉันอธิบายจบ เธอเงียบไปครู่หนึ่งแล้วพูดว่า “แคลร์ นั่นไม่ใช่กระบวนการ นั่นแค่การภาวนา”

เธอพูดถูก และฉันใช้เวลาสามสัปดาห์ต่อมาแก้ไขมัน

ปัญหานั้นทำให้ฉันเสียอะไรบ้าง

ก่อนที่ฉันจะแก้ระบบการวางบิล ฉันมีความสูญเสียทางการเงินสามหมวดหมู่ที่ฉันไม่เคยระบุอย่างชัดเจนว่าเชื่อมโยงกัน

หมวดแรกคืองานออกแบบงานแต่งงานที่ไม่ได้รับเงินเพราะฉันไม่มีเงินมัดจำ ฉันลงทุนเวลาในการปรึกษา การวางแผนดอกไม้ การจัดหาซัพพลายเออร์ และข้อเสนอการออกแบบให้กับเจ้าสาวที่ต่อมาเปลี่ยนใจ เลือกร้านดอกไม้อื่น หรือแค่หยุดตอบกลับไปเฉย ๆ เพราะฉันไม่ได้เรียกเก็บเงินมัดจำ ฉันจึงไม่มีสิทธิ์เรียกร้องทางการเงินต่อเวลานั้น ในการประเมินที่ดีที่สุดของฉัน ฉันสูญเสียเวลาออกแบบราว 80 ชั่วโมงต่อปีให้กับการปรึกษาที่ไม่ได้เก็บเงินและไม่ได้กลายเป็นงานจริง

หมวดที่สองคือการวางบิลบัญชีดอกไม้องค์กร ฉันมีลูกค้าองค์กรแปดรายที่รับการจัดดอกไม้เป็นประจำรายสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ ทั้งสำนักงาน ล็อบบี้โรงแรม และกลุ่มร้านอาหาร ฉันวางบิลพวกเขาด้วยมือทุกสิ้นเดือน บางครั้งฉันลืมการจัดส่ง บางครั้งฉันจำราคาของสัปดาห์ผิด บางครั้งฉันส่งใบแจ้งหนี้ช้าและฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ประมวลผลมันในรอบเดือนถัดไป ผลลัพธ์คือกระแสเงินสดที่ล่าช้ากว่าที่ควรอยู่สองถึงสี่สัปดาห์ตลอดเวลา

หมวดที่สามคือค่าแรงการติดตั้งที่ฉันแบกรับเอง สำหรับการติดตั้งดอกไม้ในงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ ประเภทที่ต้องใช้เวลาติดตั้งสี่ชั่วโมงและรื้อถอนสองชั่วโมง ฉันเรียกเก็บเฉพาะค่าดอกไม้และปล่อยค่าแรงไว้นอกใบแจ้งหนี้ เพราะฉันคิดว่าลูกค้าจะโต้แย้ง พวกเขาคงไม่ได้โต้แย้งหรอก แต่ฉันไม่เคยได้รู้ เพราะฉันไม่เคยใส่มันลงในใบแจ้งหนี้

ยอดรวมของทั้งสามหมวดนี้ ตามการคำนวณคร่าว ๆ ของนักบัญชีของฉัน มีจำนวนมาก มากกว่าที่ฉันเคยเดา มากพอที่จะจ้างผู้ช่วยเต็มเวลาได้หกเดือน

การสร้างระบบใหม่

ฉันรู้จัก InvoiceFlow จากคำแนะนำของเพื่อนช่างภาพที่ใช้มันสำหรับการจองงานแต่งงานของเธอ เธอเล่าถึงฟีเจอร์เงินมัดจำ ฉันดาวน์โหลดมันในเย็นวันนั้นและตั้งค่าธุรกิจดอกไม้ของฉันตั้งแต่ต้น: ค่าปรึกษา แพ็กเกจงานแต่งงาน ราคาการจัดดอกไม้องค์กร อัตราค่าแรงการติดตั้งงานอีเวนต์ ค่าจัดส่ง เงินมัดจำอุปกรณ์เช่า

การตั้งค่าใช้เวลาราวสองชั่วโมง มันเป็นสองชั่วโมงที่ดีที่สุดที่ฉันเคยลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานธุรกิจของฉัน

การจองงานแต่งงาน: แนวทางเงินมัดจำมาก่อน

การเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลมากที่สุดเพียงอย่างเดียวที่ฉันทำคือการนำใบแจ้งหนี้เงินมัดจำมาใช้ในทุกการปรึกษางานแต่งงาน ตัวการปรึกษาเองเปลี่ยนไปน้อยมาก ฉันยังคงพบกับคู่รัก ดูรูปสถานที่จัดงานของพวกเขา พูดคุยเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ ทำงานร่วมกันเรื่องโทนสีและงบประมาณ แต่ตอนนี้การปรึกษาจบลงด้วยการที่ฉันหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาและส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำก่อนที่จะเอื้อมไปหยิบกระเป๋าพอร์ตโฟลิโอของฉัน

เงินมัดจำคือ 30% ของราคาแพ็กเกจรวมที่เสนอ ฉันส่งมันขณะที่คู่รักยังนั่งอยู่ที่โต๊ะ ฉันอธิบายว่ามันเป็นการล็อกวันที่ของพวกเขาในปฏิทินของฉัน และยอดคงเหลือครบกำหนดหกสัปดาห์ก่อนงานแต่งงาน

ครั้งแรกที่ฉันทำเช่นนี้ คู่รักชำระเงินภายในหนึ่งชั่วโมง ครั้งที่สอง คู่รักถามว่าพวกเขาชำระเงินในช่วงหลังของสัปดาห์ได้ไหม ฉันตอบว่าได้ แต่อธิบายว่าวันที่จะยังเปิดอยู่จนกว่าจะได้รับเงินมัดจำ พวกเขาชำระเงินในเช้าวันรุ่งขึ้น

สิ่งที่ฉันสังเกตเห็นภายในสองเดือนแรกคือคู่รักที่มุ่งมั่นจะจ้างฉันจริง ๆ ชำระเงินมัดจำอย่างรวดเร็ว คู่รักที่ยัง “เดินหาเปรียบเทียบ” อยู่ ไม่ก็ชำระช้าหรือไม่ชำระเลย ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ ฉันไม่ได้มอบเวลาการออกแบบและงานเสนอราคาหลายชั่วโมงให้คู่รักเหล่านั้นอีกต่อไปในขณะที่พวกเขายังเปรียบเทียบร้านดอกไม้อื่น ๆ อยู่ เงินมัดจำสร้างตัวกรองตามธรรมชาติขึ้นมา

ในสิบสองเดือนนับตั้งแต่ฉันนำระบบเงินมัดจำมาใช้ ฉันมีการจองงานแต่งงานที่ยกเลิกหลังชำระเงินมัดจำแล้วเป็นศูนย์ เงินมัดจำไม่ใช่เหตุผลที่พวกเขาไม่ยกเลิก เหตุผลที่พวกเขาไม่ยกเลิกคือคู่รักที่ชำระเงินมัดจำได้ตัดสินใจผูกมัดอย่างแท้จริงแล้ว เงินมัดจำคือกลไกที่สร้างความผูกมัดนั้น

ใบแจ้งหนี้งานแต่งงาน: บันทึกทุกบรรทัด

ใบแจ้งหนี้งานแต่งงานเต็มจำนวนคืออีกเอกสารหนึ่งที่ฉันได้เปลี่ยนโฉม ก่อนหน้านี้ ฉันส่งใบแจ้งหนี้บรรทัดเดียว: “ดอกไม้งานแต่งงาน — งานแต่งงานของ [ชื่อ]: 6,200 ดอลลาร์” มันครอบคลุมทุกอย่าง คู่รักรู้ยอดรวมแต่ไม่เห็นว่ามันรวมอะไรบ้าง

ตอนนี้ใบแจ้งหนี้งานแต่งงานของฉันหน้าตาเป็นแบบนี้: ช่อเจ้าสาว — กุหลาบสวน พีโอนี ดัสตี้มิลเลอร์: 420 ดอลลาร์; ช่อเพื่อนเจ้าสาว ×4: 680 ดอลลาร์; ดอกไม้ติดสูท ×6: 180 ดอลลาร์; ซุ้มพิธี — ดอกไม้เต็มรูปแบบ โครงกำหนดเอง: 1,400 ดอลลาร์; ช่อกลางโต๊ะงานเลี้ยง ×14 — การจัดแบบเตี้ย ดอกไม้ผสม: 2,100 ดอลลาร์; พวงมาลัยโต๊ะประธาน — 16 ฟุต: 580 ดอลลาร์; ค่าจัดส่งไปสถานที่จัดงาน: 150 ดอลลาร์; ค่าแรงติดตั้ง — 4 ชั่วโมง: 280 ดอลลาร์; รื้อถอนและเก็บกวาด: 120 ดอลลาร์ รวม: 5,910 ดอลลาร์

ทุกบรรทัดมองเห็นได้ ทุกการตัดสินใจที่คู่รักทำ ไม่ว่าจะเป็นการเลือกซุ้มใหญ่ขึ้น การเพิ่มพวงมาลัยโต๊ะประธาน หรือการให้เก็บดอกไม้ตอนสิ้นสุดค่ำคืนแทนที่จะปล่อยทิ้งไว้ ล้วนมีเอกสารบันทึกพร้อมราคา ไม่มีสีหน้าตกใจเมื่อถึงใบแจ้งหนี้ยอดคงเหลือสุดท้าย เพราะคู่รักได้เห็นรายการทีละบรรทัดมาตั้งแต่ข้อเสนอเริ่มต้น

ตอนนี้ฉันมีเจ้าสาวที่แชร์ใบแจ้งหนี้ให้แม่และแม่สามีของตน ที่ใช้มันเป็นข้อมูลอ้างอิงในการวางแผน ที่เพิ่มฉันเข้าไปในสเปรดชีตประสานงานงานแต่งงานของพวกเขาทีละบรรทัด เอกสารระดับมืออาชีพได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์การบริการ

การทำงานอัตโนมัติสำหรับบัญชีองค์กร

ลูกค้าองค์กรแปดรายที่เคยถูกวางบิลด้วยมือตอนนี้อยู่ในใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำ ลูกค้าแต่ละรายมีการตั้งค่าใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำ: คำอธิบายการจัด กำหนดการจัดส่ง ราคา ใบแจ้งหนี้ถูกส่งออกโดยอัตโนมัติในต้นเดือนแต่ละเดือน

ฉันไม่ต้องคิดเรื่องการวางบิลในเช้าวันอาทิตย์อีกต่อไป

ที่สำคัญกว่านั้น ลูกค้าองค์กรของฉันบอกว่าการวางบิลดีขึ้น บัญชีโรงแรมหนึ่งแห่งกล่าวโดยเฉพาะว่าใบแจ้งหนี้รายเดือนที่สม่ำเสมอทำให้ประมวลผลบัญชีของฉันในระบบของพวกเขาได้ง่ายขึ้น กลุ่มร้านอาหารบอกว่าพวกเขาสามารถตั้งค่าฉันเป็นผู้ขายในซอฟต์แวร์จัดซื้อได้อย่างถูกต้อง เพราะตอนนี้ฉันมีเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอและเอกสารธุรกิจในทุกใบแจ้งหนี้

ผลลัพธ์ในทางปฏิบัติคือรายได้จากองค์กรของฉันเข้ามาอย่างน่าเชื่อถือและตรงกำหนด เวลาเฉลี่ยในการเก็บเงินใบแจ้งหนี้องค์กรของฉันลดลงจาก 38 วันเหลือ 19 วันหลังเปลี่ยนมาใช้การวางบิลแบบเกิดซ้ำระดับมืออาชีพ

ค่าแรงการติดตั้ง: รายได้ที่ฉันเคยยกให้ฟรี ๆ

การเปลี่ยนแปลงการวางบิลค่าแรงการติดตั้งคือสิ่งที่ฉันรู้สึกเขินอายที่สุด เพราะมันเป็นการแก้ไขที่ง่ายที่สุดและฉันหลีกเลี่ยงมันมาหลายปีเพราะความกลัวที่ไม่มีมูล

การติดตั้งงานอีเวนต์มาตรฐานของฉันใช้เวลาสี่ถึงหกชั่วโมงสำหรับการติดตั้งและสองถึงสามชั่วโมงสำหรับการรื้อถอน ในอัตราค่าแรงของฉัน นี่คือเงินระหว่าง 500 ถึง 900 ดอลลาร์ต่องานที่ฉันแบกรับไว้เงียบ ๆ ฉันหลอกตัวเองว่าลูกค้าจะโต้แย้ง ฉันหลอกตัวเองว่ามัน “รวมอยู่แล้ว” ฉันไม่เคยใส่มันในข้อเสนอเลยจริง ๆ ฉันแค่ไม่เคยเรียกเก็บเงินสำหรับมัน

เมื่อฉันเริ่มใส่ค่าแรงการติดตั้งลงในใบแจ้งหนี้ “ค่าแรงติดตั้ง — 5 ชั่วโมง @ 65 ดอลลาร์/ชั่วโมง: 325 ดอลลาร์” “รื้อถอนและเก็บกวาด — 2 ชั่วโมง: 130 ดอลลาร์” ไม่มีลูกค้าแม้แต่รายเดียวตั้งคำถาม ไม่มีใครขอให้ฉันเอามันออก ลูกค้าสองรายพูดทำนองว่า “ดูยุติธรรมมากสำหรับงานที่ทำ” ฉันปฏิเสธที่จะขอเงินนี้มาหลายปีเพราะฉันจินตนาการถึงบทสนทนาที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริงเลย

ธุรกิจของฉันตอนนี้เป็นอย่างไร

ธุรกิจของฉันอยู่ในฤดูกาลที่สามกับการออกใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพในทุกช่องทาง ฉันเพิ่มการจองงานแต่งงานใหม่สองรายต่อฤดูกาลเหนือค่าเฉลี่ยเดิมของฉัน การจองที่ฉันเชื่อว่าฉันชนะมาส่วนหนึ่งเพราะใบแจ้งหนี้เงินมัดจำระดับมืออาชีพในการปรึกษาส่งสัญญาณถึงระดับความเป็นผู้ใหญ่ทางธุรกิจที่คู่รักบางคู่มองหาโดยเฉพาะ ไม่ใช่เจ้าสาวทุกคนที่ต้องการร้านดอกไม้ที่สร้างสรรค์ที่สุด บางคนต้องการร้านที่เป็นมืออาชีพที่สุด ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาณนั้น

รายได้จากองค์กรของฉันมั่นคง คาดการณ์ได้ และเก็บได้ตรงเวลา ค่าแรงการติดตั้งของฉันถูกเรียกเก็บคืนในทุกงาน เช้าวันอาทิตย์ของฉันเป็นอิสระ

นักบัญชีของฉันดูงบการเงินของฉันในการทบทวนปีนี้แล้วบอกว่าส่วนลูกหนี้การค้า “แตกต่างไปโดยสิ้นเชิง” นั่นคือคำชมสูงสุดที่ฉันนึกออกว่าจะได้รับจากนักบัญชี

สำหรับร้านดอกไม้ที่ยังดำเนินการวางบิลอย่างไม่เป็นทางการ ที่ยังนั่งวางบิลด้วยมือรอบวันอาทิตย์ ที่ยังข้ามเงินมัดจำในการปรึกษา ที่ยังแบกรับค่าแรงการติดตั้งเพราะรู้สึกกระอักกระอ่วนที่จะเรียกเก็บเงิน การแก้ไขนั้นง่ายกว่าที่ดูจากภายนอก ดาวน์โหลด InvoiceFlow ใช้เวลาสักสองชั่วโมงตั้งค่าบริการของคุณ และส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำใบแรกในการปรึกษาครั้งต่อไปของคุณ

บทสนทนาที่คุณกลัวจะต้องเผชิญ ส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่คุณสร้างขึ้นมาเอง ใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพทำให้บทสนทนานั้นไม่จำเป็นอีกต่อไป

Claire Dawson เป็นนักจัดดอกไม้งานแต่งงานและงานอีเวนต์ที่ตั้งอยู่ในพอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน สตูดิโอของเธอเชี่ยวชาญด้านดอกไม้งานแต่งงานสไตล์สวนและบัญชีสมาชิกองค์กรสำหรับลูกค้ากลุ่มการบริการและสำนักงาน