Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

InvoiceFlow dla piekarni i cukierni: kompletny przewodnik po rozliczeniach

Fakturowanie kont hurtowych, zamówień na zamówienie, abonamentów, przedsprzedaży firmowej i sprzedaży detalicznej

Fakturowanie piekarni obejmuje więcej typów transakcji niż zarządza większość firm gastronomicznych: cykliczne konta hurtowe z rozbiciem według dnia dostawy, zaliczki na torty na zamówienie z polityką rezygnacji, cotygodniowe boxy abonamentowe z automatycznym fakturowaniem, przedsprzedaż firmową na eventy z polami PO oraz paragony detaliczne dla klientów z targów. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — z szablonami dla każdego typu rozliczenia, automatyzacją cykliczną, śledzeniem zaliczek oraz terminami płatności dopasowanymi do każdej relacji z klientem.

Faktury dla kont hurtowych

Konta hurtowe — kawiarnie, restauracje, biura przyjmujące regularne dostawy — są rozliczane co tydzień z rozbiciem według dnia dostawy i terminem płatności 7 dni.

Dlaczego 7 dni, a nie 30 dni? Rozliczanie miesięczne z terminem 30 dni oznacza, że Twoja gotówka jest zamrożona przez 60 dni na składnikach kupionych sześć tygodni temu. Dla małej piekarni z codziennymi kosztami produkcji jest to nie do utrzymania. Termin 7 dni na fakturach tygodniowych oznacza, że gotówka wpływa przed produkcją na kolejny tydzień.

Piekarnia hurtowa — faktura tygodniowa — [Nazwa konta] — tydzień od [Data]:

Dane konta:

Dostawy w tym tygodniu:

Rozbicie według dnia dostawy

Wielu księgowych kawiarni i restauracji uzgadnia przychodzące faktury ze swoim rejestrem przyjęć. Jeśli Twoja faktura nie zgadza się z ich zapisami dzień po dniu, spotkasz się ze sporami i opóźnionymi płatnościami.

Buduj fakturę według daty dostawy, a nie jako sumę tygodniową. Każda data dostawy ma własną linię z sumą częściową. Ta jedna zmiana formatu eliminuje większość sporów dotyczących faktur hurtowych.

Potwierdzanie numeru PO

Zawsze potwierdzaj numer PO przed pierwszą dostawą do nowego konta hurtowego. Niektóre firmy — zwłaszcza te z wieloma lokalizacjami lub scentralizowaną księgowością — nie mogą przetworzyć faktur bez prawidłowej referencji PO. Zapytaj przy zakładaniu konta, a nie po wysłaniu pierwszej faktury.

Faktury za torty na zamówienie i zamówienia specjalne

Edytor faktur cukierni w Invoice Flow app — 3-piętrowy tort weselny, pudełko degustacyjne, dostawa na miejsce i wypożyczenie stojaka z datą wydarzenia, liczbą porcji i projektem w polach niestandardowych
Tort, pudełko degustacyjne, dostawa, stojak — z datą ślubu i 50% zaliczką w dokumentacji.

Zamówienia na zamówienie wymagają zaliczki. Angażujesz materiały i pracę, zanim klient cokolwiek zapłacił — bez zaliczki nie masz żadnej ochrony, jeśli zrezygnuje lub się nie pojawi.

Zamówienie na zamówienie — [Nazwa klienta] — Odbiór/Dostawa: [Data]:

Dane zamówienia:

Wycena:

Harmonogram płatności:

Polityka rezygnacji:

Faktury za torty weselne

Zamówienia na torty weselne wymagają dodatkowej dokumentacji:

Tort weselny — [Nazwa klienta] — [Data ślubu]:

Torty weselne wymagają dłuższego wyprzedzenia i droższych materiałów niż torty urodzinowe — okno rezygnacji powinno być dłuższe.

Faktury abonamentowe i za zamówienia stałe

Cykliczne abonamenty są fakturowane automatycznie co tydzień lub co miesiąc; abonenci płacą metodą płatności wskazaną na fakturze.

Cotygodniowy box z wypiekami — abonament — [Nazwa abonenta] — tydzień od [Data]:

Dla abonamentów miesięcznych:

InvoiceFlow generuje faktury abonamentowe automatycznie według Twojego harmonogramu rozliczeń.

Faktury za przedsprzedaż firmową

Dokumenty w aplikacji Invoice Flow piekarni — tort weselny z zaliczką, hurtowe zamówienie kawiarni, opłacony firmowy program tortów biurowych i opłacona dostawa
Torty na zamówienie, hurt kawiarniany, programy firmowe — każdy typ zamówienia zapisany.

Klienci firmowi zamawiający na eventy biurowe, spotkania lub śniadania zespołu potrzebują profesjonalnego formatu z referencją PO.

Przedsprzedaż wypieków dla firmy — [Nazwa firmy] — [Data]:

Dla cyklicznych miesięcznych zamówień firmowych skonfiguruj miesięczną fakturę cykliczną w InvoiceFlow. Klient firmowy otrzymuje tę samą fakturę tego samego dnia każdego miesiąca.

Paragony sprzedaży detalicznej

Sprzedaż na targach i pop-upach nie wymaga fakturowania — ale niektórzy klienci potrzebują paragonu do rozliczenia kosztów lub odliczeń podatkowych firmy.

Paragon sprzedaży detalicznej — [Nazwa piekarni] — [Data]:

InvoiceFlow generuje je szybko, gdy klienci proszą — profesjonalny format z nazwą i danymi kontaktowymi Twojej firmy.

Przedsprzedaż sezonowa i limitowana

Przedsprzedaż świąteczna, oferty sezonowe i produkty w limitowanej serii korzystają z systemu zaliczek.

Przedsprzedaż sezonowa — [Nazwa klienta] — Odbiór: [Data]:

Przedsprzedaż świąteczna z zaliczkami eliminuje problem nieodebranych zamówień specjalnych — częsty problem piekarni produkujących produkty sezonowe na zamówienie.

Używanie InvoiceFlow do rozliczeń piekarni

Faktury cykliczne piekarni w aplikacji Invoice Flow app — cotygodniowe stałe zamówienie kawiarni i miesięczna subskrypcja klubu chleba rzemieślniczego
Cotygodniowe zamówienie kawiarni i klub chleba fakturują się same — Ty pieczesz, nie gonisz.

Cotygodniowe cykliczne faktury hurtowe: skonfiguruj każde konto hurtowe jako cotygodniową fakturę cykliczną w InvoiceFlow. Faktura generuje się automatycznie w Twój dzień rozliczeniowy — wystarczy uzupełnić ilości z danego tygodnia.

Śledzenie zaliczek: gdy klient za tort na zamówienie wpłaci 50% zaliczki, InvoiceFlow zapisuje płatność i generuje fakturę na pozostałą kwotę z prawidłową resztą do zapłaty. Obie faktury odwołują się do tego samego numeru zamówienia.

Automatyczne fakturowanie abonamentów: skonfiguruj abonamenty tygodniowe lub miesięczne w InvoiceFlow jako faktury cykliczne. Faktura generuje się i wysyła bez ręcznego działania, z widocznym na niej linkiem/kodem QR do płatności.

Pola PO: InvoiceFlow zawiera pole referencji PO. Zawsze potwierdzaj numer PO przed wysłaniem pierwszej faktury firmowej lub hurtowej do nowego konta.

Terminy płatności według typu konta: różne konta otrzymują różne terminy — 7 dni dla hurtu tygodniowego, 15 dni dla przedsprzedaży firmowej, płatność natychmiastowa dla detalu. Zapisz każdy jako osobny szablon, aby warunki zawsze były poprawne.

Terminy płatności według typu konta

Lista kontrolna faktury piekarniczej

Przed wysłaniem jakiejkolwiek faktury piekarniczej sprawdź:

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj cotygodniowy szablon hurtowy z rozbiciem według dnia dostawy i terminem płatności 7 dni. Ustaw boxy abonamentowe na cotygodniowe automatyczne fakturowanie. Dodaj strukturę zaliczki do faktur za zamówienia na zamówienie. Konto kawiarni płacące w 7 dni zapewnia bardziej przewidywalny przepływ gotówki niż miesiąc sprzedaży na targach.

InvoiceFlow to darmowa aplikacja do fakturowania na Androida stworzona dla właścicieli małych firm. Wysyłaj profesjonalne faktury, automatyzuj fakturowanie cykliczne, śledź zaliczki na zamówienia na zamówienie i zarządzaj kontami hurtowymi — wszystko z telefonu.