Fırınlar için InvoiceFlow: Eksiksiz Faturalama Kılavuzu

Toptan hesaplar, özel siparişler, abonelikler, kurumsal ön siparişler ve perakende için faturalama

Fırın faturalaması, çoğu gıda işletmesinin yönettiğinden daha fazla işlem türünü kapsar: teslimat gününe göre kalemlere ayrılmış tekrarlayan toptan hesaplar, iptal politikalarıyla özel pasta depozitoları, otomatik faturalamalı haftalık abonelik kutuları, PO alanları olan kurumsal etkinlik ön siparişleri ve semt pazarı müşterileri için perakende fişleri. InvoiceFlow bunların hepsini tek bir Android uygulamasından yönetir — her faturalama türü için şablonlar, tekrarlayan otomasyon, depozito takibi ve her müşteri ilişkisine uygun net vadelerle.

Toptan Hesap Faturaları

Toptan hesaplar — düzenli teslimat alan kafeler, restoranlar, ofisler — teslimat gününe göre kalemlere ayırma ve net-7 vadeleriyle haftalık olarak faturalandırılır.

Neden net-30 değil de net-7? Net-30 ile aylık faturalama, nakdinizin altı hafta önce satın aldığınız malzemeler için 60 gün bağlı kaldığı anlamına gelir. Günlük üretim maliyetleri olan küçük bir fırın için bu sürdürülemez. Haftalık faturalarda net-7, nakdin bir sonraki haftanın üretiminden önce temizlenmesi anlamına gelir.

Toptan Fırın — Haftalık Fatura — [Hesap Adı] — [Tarih] Haftası:

Hesap Detayları:

• Hesap: [Kafe/Restoran/Ofis adı]
• Teslimat programı: [Günler ve saatler]
• Fatura dönemi: [Haftanın ilk günü] – [Son teslimat günü]

Bu Haftaki Teslimatlar:

• [1. Gün, Tarih]: [Kalem 1 (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar | [Kalem 2 (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar | Gün ara toplamı: ₺[tutar]
• [2. Gün, Tarih]: [Kalemler ve ara toplam]
• [3. Gün, Tarih]: [Kalemler ve ara toplam]
• Haftalık toplam: ₺[toplam]
• Sipariş Numarası (PO): [PO-####]
• Ödeme Vadesi: Net-7 | Vade: [Tarih]

Teslimat Gününe Göre Kalemlere Ayırma

Birçok kafe ve restoran muhasebecisi, gelen faturaları alım kaydıyla mutabık kılar. Faturanız kayıtlarıyla gün gün eşleşmezse, anlaşmazlıklar ve gecikmeli ödemeler yaşarsınız.

Faturayı haftalık toplam yerine teslimat tarihine göre yapılandırın. Her teslimat tarihi kendi ara toplam satırını alır. Bu tek format değişikliği, çoğu toptan fatura anlaşmazlığını ortadan kaldırır.

Sipariş Numarasını (PO) Onaylama

Yeni bir toptan hesaba ilk teslimattan önce her zaman sipariş numarasını (PO) onaylayın. Bazı işletmeler — özellikle birden fazla konumu veya merkezi muhasebesi olanlar — geçerli bir PO referansı olmadan faturaları işleyemez. İlk fatura gönderildikten sonra değil, hesap kurulumu sırasında sorun.

Özel Pasta ve Özel Sipariş Faturaları

Özel siparişler bir depozito gerektirir. Müşteri henüz hiçbir şey ödemeden önce malzeme ve emek taahhüt ediyorsunuz — depozito olmadan, iptal ederlerse veya gelmezlerse hiçbir korumanız olmaz.

Özel Sipariş — [Müşteri Adı] — Teslim Alma/Teslimat: [Tarih]:

Sipariş Detayları:

• Sipariş: [Açıklama — örneğin, üç katlı doğum günü pastası, tereyağı kreması, taze çiçek dekorasyonu]
• Teslim alma tarihi: [Tarih] | Teslim alma yeri: [Adres] VEYA: Teslimat tarihi: [Tarih], [Mekan, Adres] adresine
• Diyet modifikasyonları: [Glutensiz / fındıksız / vegan / alerji kısıtlaması — herhangi bir ek ücret]
• Tadım seansı: [Planlandı / dahil / ₺[birim] üzerinden faturalandırılıp siparişe mahsup edilir]

Fiyatlandırma:

• Özel sipariş ücreti: ₺[tutar]
• Teslimat ücreti (varsa): ₺[tutar]
• Sipariş toplamı: ₺[toplam]

Ödeme Planı:

• Depozito (%50, iade edilemez, sipariş onayında ödenir): ₺[depozito]
• Bakiye (teslim alma veya teslimatta ödenir): ₺[bakiye]

İptal Politikası:

• Onaydan sonra depozito iade edilemez
• Teslim almadan 72 saat içindeki iptaller: tam sipariş ücreti alınır
• Tarih değişiklikleri: 7+ gün önceden bildirimle, müsaitliğe bağlı olarak karşılanır

Düğün Pastası Faturaları

Düğün pastası siparişleri ek belgeleme gerektirir:

Düğün Pastası — [Müşteri Adı] — [Düğün Tarihi]:

• Etkinlik: [Mekan, Adres’te düğün resepsiyonu]
• Pasta: [Açıklama — örneğin, dört katlı, fondan, özel çiçek şeker işi, kata göre listelenmiş aromalar]
• Yaklaşık kişi sayısı: [N] misafir
• Teslimat: [Tarih], [Mekan, Adres] adresine — kurulum dahil
• Düğün pastası ücreti: ₺[tutar]
• Teslimat ve kurulum: ₺[tutar]
• Toplam: ₺[toplam]
• Tadım seansı: [Tarih, Adres — ₺[tutar] depozito siparişe mahsup edilir]
• Depozito (%50, iade edilemez, rezervasyonda ödenir): ₺[depozito]
• Bakiye (düğün tarihinden 14 gün önce ödenir): ₺[bakiye]
• İptal: Depozito iade edilemez. 30 gün içinde iptal edilirse bakiye alınır.

Düğün pastaları, doğum günü pastalarından daha fazla hazırlık süresi ve daha pahalı malzeme gerektirir — iptal penceresi daha uzun olmalıdır.

Abonelik ve Sürekli Sipariş Faturaları

Tekrarlayan abonelikler haftalık veya aylık olarak otomatik faturalandırılır; aboneler faturada gösterilen ödeme bağlantısı/yöntemiyle öder.

Haftalık Hamur İşi Kutusu Aboneliği — [Abone Adı] — [Tarih] Haftası:

• Abonelik: [Kutu adı] — [Standart / Büyük / Premium]
• İçerik: [Açıklama — 4 karışık hamur işi + özel somun + mevsimlik reçel]
• Abonelik ücreti: ₺[tutar]/hafta
• Fatura [haftanın günü] otomatik oluşturulur ve gönderilir | Faturada gösterilen ödeme bağlantısı/yöntemiyle ödeyin
• Duraklat veya iptal: [N] iş günü önceden bildirim gerekir

Aylık abonelikler için:

• Aylık ücret: ₺[tutar]/ay (haftalık ücrete kıyasla ₺[tutar] tasarruf)
• Ayın 1’inde otomatik faturalandırılır

InvoiceFlow, abonelik faturalarını faturalama programınızda otomatik olarak oluşturur.

Kurumsal Ön Sipariş Faturaları

Ofis etkinlikleri, toplantılar veya ekip kahvaltıları için sipariş veren kurumsal müşteriler, PO referanslı profesyonel formata ihtiyaç duyar.

Kurumsal Hamur İşi Ön Siparişi — [Şirket Adı] — [Tarih]:

• Sipariş: [Etkinlik açıklaması — Aylık ekip kahvaltısı / yönetim kurulu toplantısı / müşteri etkinliği]
• Teslimat tarihi: [Tarih] | Teslimat saati: [Saat] | Teslimat adresi: [Adres]
• Sipariş (her kalemi adet × fiyat = toplam olarak listeleyin):
  • [Kalem (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar
  • [Kalem (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar
  • [Kalem (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar
• Ara toplam: ₺[ara toplam]
• Teslimat ücreti: ₺[tutar]
• Toplam: ₺[toplam]
• Sipariş Numarası (PO): [PO-####]
• Ödeme Vadesi: Net-15
• Sipariş Son Tarihi: Siparişler [N] iş günü önceden verilmelidir

Tekrarlayan aylık kurumsal siparişler için InvoiceFlow’da aylık tekrarlayan bir fatura kurun. Kurumsal müşteri her ay aynı tarihte aynı faturayı alır.

Perakende Satış Fişleri

Semt pazarı ve pop-up satışları faturalama gerektirmez — ancak bazı müşteriler gider raporlaması veya işletme vergisi indirimleri için bir fişe ihtiyaç duyar.

Perakende Satış Fişi — [Fırın Adı] — [Tarih]:

• Toplam: ₺[toplam]
• Ödeme: [Nakit / Kart]
• Not: Gider/vergi raporlaması amaçlı fiş

InvoiceFlow, müşteriler istediğinde bunları hızla oluşturur — işletme adınız ve iletişim bilgilerinizle profesyonel format.

Mevsimlik ve Sınırlı Sayıda Ön Siparişler

Tatil ön siparişleri, mevsimlik özel ürünler ve sınırlı sayıda üretilen kalemler bir depozito sisteminden fayda sağlar.

Mevsimlik Ön Sipariş — [Müşteri Adı] — Teslim Alma: [Tarih]:

• Ön sipariş edilen kalemler:
  • [Mevsimlik kalem 1 (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar
  • [Mevsimlik kalem 2 (adet)]: adet × ₺birim = ₺tutar
• Ön sipariş toplamı: ₺[toplam]
• Depozito (%50, iade edilemez, şimdi ödenir): ₺[depozito]
• Bakiye (teslim almada ödenir): ₺[bakiye]
• Teslim alma penceresi: [Tarih aralığı, saatler]
• Not: Teslim alma penceresinin kapanmasından itibaren [N] saat içinde alınmayan ön siparişler geçersiz sayılır.

Depozitolu tatil ön siparişleri, alınmayan özel siparişler sorununu ortadan kaldırır — mevsimlik ürünleri talep üzerine üreten fırınlar için yaygın bir sorun.

Fırın Faturalaması için InvoiceFlow Kullanımı

Haftalık tekrarlayan toptan faturalar: Her toptan hesabı InvoiceFlow’da tekrarlayan haftalık fatura olarak kurun. Fatura, faturalama gününüzde otomatik oluşturulur — siz sadece o haftanın miktarlarını doldurursunuz.

Depozito takibi: Bir özel pasta müşterisi %50 depozito ödediğinde, InvoiceFlow ödemeyi kaydeder ve doğru kalan tutarla bakiye faturasını oluşturur. Her iki fatura da aynı sipariş numarasına referans verir.

Abonelik otomatik faturalama: Haftalık veya aylık abonelikleri InvoiceFlow’da tekrarlayan faturalar olarak kurun. Fatura, üzerinde ödeme bağlantınız/QR’ınız gösterilerek manuel işlem olmadan oluşturulur ve gönderilir.

PO alanları: InvoiceFlow bir PO referans alanı içerir. Yeni bir hesaba ilk kurumsal veya toptan faturayı göndermeden önce her zaman sipariş numarasını (PO) onaylayın.

Hesap türüne göre net vadeler: Farklı hesaplar farklı vadeler alır — haftalık toptan için net-7, kurumsal ön siparişler için net-15, perakende için anında ödeme. Vadelerin her zaman doğru olması için her birini ayrı bir şablon olarak kaydedin.

Hesap Türüne Göre Net Vadeler

• Haftalık toptan hesaplar (kafeler, restoranlar): Net-7
• Aylık toptan hesaplar (daha büyük hacim, yerleşik): Net-15
• Kurumsal etkinlik ön siparişleri: Net-15
• Özel pasta siparişleri: %50 depozito + teslim almada bakiye
• Abonelik kutuları: Haftalık veya aylık otomatik faturalandırılır (faturadaki ödeme bağlantısı/yöntemiyle ödeme)
• Perakende (pazar, gelen müşteri): Anında ödenir
• Yeni hesaplar (ilk sipariş): Hesap türünden bağımsız olarak peşin ödenir

Fırın Fatura Kontrol Listesi

Herhangi bir fırın faturası göndermeden önce şunları doğrulayın:

• Hesap adı ve fatura dönemi (toptan) veya sipariş tarihi (özel)
• Kalem başına miktar ve fiyatlarla teslimat gününe göre kalemlere ayırma (toptan)
• Kurumsal ve toptan hesaplar için sipariş numarası (PO)
• Depozito tutarı ve vade tarihi (özel siparişler)
• Bakiye tutarı ve vade tarihi (özel siparişler)
• Özel ve mevsimlik siparişler için iptal politikası
• Hesap türüne uygun net vadeler

InvoiceFlow’u indirin. Teslimat gününe göre kalemlere ayırma ve net-7 vadeleriyle haftalık toptan şablonunuzu oluşturun. Abonelik kutularını haftalık otomatik faturalanacak şekilde ayarlayın. Depozito yapısını özel sipariş faturalarına ekleyin. Net-7 ödeyen kafe hesabı, bir aylık pazar satışlarından daha güvenilir nakit akışı sağlar.

InvoiceFlow, küçük işletme sahipleri için oluşturulmuş ücretsiz bir Android faturalama uygulamasıdır. Profesyonel faturalar gönderin, tekrarlayan faturalamayı otomatikleştirin, özel sipariş depozitolarını takip edin ve toptan hesapları yönetin — hepsini telefonunuzdan.