Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

InvoiceFlow для пекарен: полное руководство по биллингу

Биллинг для оптовых аккаунтов, заказов на заказ, подписок, корпоративных предзаказов и розницы

Биллинг пекарни охватывает больше типов операций, чем большинство пищевых бизнесов: повторяющиеся оптовые аккаунты с детализацией по дням доставки, предоплаты за торты на заказ с условиями отмены, еженедельные коробки по подписке с автосчётом, корпоративные предзаказы на мероприятия с полями PO и розничные чеки для покупателей фермерского рынка. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения — с шаблонами для каждого типа биллинга, автоматизацией повторяющихся счетов, учётом предоплат и условиями оплаты (net terms), которые соответствуют каждому типу отношений с клиентом.

Счета по оптовым аккаунтам

Оптовые аккаунты — кофейни, рестораны, офисы, принимающие регулярные поставки — выставляются еженедельно с детализацией по дням доставки и условиями net-7.

Почему net-7, а не net-30? Ежемесячный счёт с net-30 означает, что ваши деньги заморожены на 60 дней за ингредиенты, купленные шесть недель назад. Для маленькой пекарни с ежедневными производственными расходами это невыносимо. Net-7 на еженедельных счетах означает, что деньги приходят до производства следующей недели.

Оптовая пекарня — еженедельный счёт — [Название аккаунта] — Неделя от [Дата]:

Данные аккаунта:

Поставки на этой неделе:

Детализация по дням доставки

Многие бухгалтеры кофеен и ресторанов сверяют входящие счета со своим журналом приёмки. Если ваш счёт не совпадает с их записями день за днём, вы получите споры и задержки оплаты.

Структурируйте счёт по датам доставки, а не как недельный итог. У каждой даты доставки своя строка с промежуточным итогом. Это одно изменение формата устраняет большинство споров по оптовым счетам.

Подтверждение номера PO

Всегда подтверждайте номер PO до первой доставки в новый оптовый аккаунт. Некоторые компании — особенно с несколькими точками или централизованным учётом — не могут обработать счета без действительной ссылки на PO. Спрашивайте при настройке аккаунта, а не после отправки первого счёта.

Счета на торты на заказ и спецзаказы

Редактор счетов пекарни в приложении Invoice Flow — 3-ярусный свадебный торт, дегустационный набор, доставка на площадку и аренда подставки с датой мероприятия, числом порций и дизайном в кастомных полях
Торт, дегустационный набор, доставка, подставка — с датой свадьбы и 50% депозитом на записи.

Заказы на заказ требуют предоплаты. Вы вкладываете материалы и труд до того, как клиент что-либо заплатил — без предоплаты у вас нет защиты, если он отменит или не явится.

Заказ на заказ — [Имя клиента] — Выдача/доставка: [Дата]:

Данные заказа:

Стоимость:

График оплаты:

Политика отмены:

Счета на свадебные торты

Заказы на свадебные торты требуют дополнительной документации:

Свадебный торт — [Имя клиента] — [Дата свадьбы]:

Свадебные торты требуют больше времени на подготовку и более дорогих материалов, чем торты на день рождения — окно отмены должно быть длиннее.

Подписки и счета на регулярные заказы

Повторяющиеся подписки выставляются автоматически еженедельно или ежемесячно; подписчики оплачивают по платёжной ссылке/способу, указанному в счёте.

Подписка на еженедельную коробку выпечки — [Имя подписчика] — Неделя от [Дата]:

Для ежемесячных подписок:

InvoiceFlow формирует счета по подпискам автоматически по вашему графику биллинга.

Счета на корпоративные предзаказы

Документы в приложении Invoice Flow у пекарни — свадебный торт с депозитом, оптовый заказ кафе, оплаченная корпоративная программа офисных тортов и оплаченная доставка
Торты на заказ, опт для кафе, корпоративные программы — каждый тип заказа учтён.

Корпоративным клиентам, заказывающим для офисных мероприятий, совещаний или командных завтраков, нужен профессиональный формат со ссылкой на PO.

Корпоративный предзаказ выпечки — [Название компании] — [Дата]:

Для повторяющихся ежемесячных корпоративных заказов настройте ежемесячный повторяющийся счёт в InvoiceFlow. Корпоративный клиент получает один и тот же счёт в одну и ту же дату каждый месяц.

Чеки розничных продаж

Продажи на фермерском рынке и поп-апах не требуют счетов — но некоторым покупателям нужен чек для отчётности по расходам или налоговых вычетов бизнеса.

Чек розничной продажи — [Название пекарни] — [Дата]:

InvoiceFlow быстро формирует их, когда клиенты просят — профессиональный формат с названием и контактной информацией вашего бизнеса.

Сезонные предзаказы и предзаказы ограниченных партий

Праздничные предзаказы, сезонные спецпредложения и товары ограниченного тиража выигрывают от системы предоплат.

Сезонный предзаказ — [Имя клиента] — Выдача: [Дата]:

Праздничные предзаказы с предоплатой устраняют проблему невостребованных спецзаказов — частую проблему пекарен, производящих сезонные товары под заказ.

Использование InvoiceFlow для биллинга пекарни

Регулярные счета Invoice Flow app пекарни — еженедельный постоянный заказ кафе и ежемесячная подписка на клуб ремесленного хлеба
Еженедельный заказ кафе и хлебный клуб выставляют счета себе сами — вы печёте, а не гоняетесь.

Еженедельные повторяющиеся оптовые счета: Настройте каждый оптовый аккаунт как повторяющийся еженедельный счёт в InvoiceFlow. Счёт формируется автоматически в ваш день биллинга — вы просто вписываете количества за эту неделю.

Учёт предоплат: Когда клиент по торту на заказ вносит 50% предоплаты, InvoiceFlow фиксирует платёж и формирует счёт на остаток с правильной оставшейся суммой. Оба счёта ссылаются на один и тот же номер заказа.

Автобиллинг подписок: Настройте еженедельные или ежемесячные подписки в InvoiceFlow как повторяющиеся счета. Счёт формируется и отправляется без ручных действий, с вашей платёжной ссылкой/QR, указанными в нём.

Поля PO: InvoiceFlow включает поле ссылки на PO. Всегда подтверждайте номер PO перед отправкой первого корпоративного или оптового счёта в новый аккаунт.

Условия оплаты по типу аккаунта: Разные аккаунты получают разные условия — net-7 для еженедельного опта, net-15 для корпоративных предзаказов, немедленная оплата для розницы. Сохраните каждый как отдельный шаблон, чтобы условия всегда были правильными.

Условия оплаты по типу аккаунта

Чек-лист счёта пекарни

Перед отправкой любого счёта пекарни проверьте:

Скачайте InvoiceFlow. Создайте ваш еженедельный оптовый шаблон с детализацией по дням доставки и условиями net-7. Настройте коробки по подписке на автосчёт еженедельно. Добавьте структуру предоплаты в счета на заказы на заказ. Аккаунт кофейни, который платит по net-7, обеспечивает более надёжный денежный поток, чем месяц рыночных продаж.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для владельцев малого бизнеса. Отправляйте профессиональные счета, автоматизируйте повторяющийся биллинг, ведите учёт предоплат по заказам на заказ и управляйте оптовыми аккаунтами — всё с телефона.