Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Системата за фактуриране, която ми помогна да напусна голямата кантора и да задържа клиентите си

От Даян Мърсър, адвокат — самостоятелна практика — Бостън, Масачузетс

Напуснах кантора със 140 адвокати след единайсет години. Причините бяха стандартни: натиск от таксуваните часове, откъсване от управлението, практическа област, която бях надраснала. Това, което не бях предвидила, е, че инфраструктурата, която приемах за даденост — билинг софтуер, помощ от паралегали, вземания — щеше да изчезне заедно със заплатата.

Първите ми три месеца като самостоятелен адвокат бяха професионално добри и административно смущаващи. Вършех отлична юридическа работа. Същевременно проследявах таксуваните часове в електронна таблица, пишех фактури в Word документ и ги изпращах по имейл с извинения за форматирането.

Двама клиенти направиха коментари. Единият — собственик на малък бизнес, когото представлявах от години — каза, че винаги бил предполагал, че старата ми кантора има изтънчена билинг система, и се чудеше дали имам същата инфраструктура сега. Друг клиент, семейство с наследствено дело, попита защо фактурата изглежда различно всеки месец.

Те бяха учтиви. Фактурите бяха непоследователни и непрофесионални.

Конкретните проблеми с ръчното юридическо фактуриране

Юридическото фактуриране е по-сложно от повечето фактуриране на професионални услуги. Ето въпросите, които управлявах ръчно:

Множество дела на клиент. Един и същ клиент може да има трудово дело, преглед на договор и преговори за наем, вървящи едновременно. Всяко дело се нуждае от собствен билинг ред. Консолидираното фактуриране между делата води до объркване и понякога спорове за това коя работа към кой депозит се отнася.

Проследяване на депозити. Много от моите клиенти плащат авансов депозит. Аз фактурирам срещу него месечно и искам попълване, когато балансите паднат под определен праг. Ръчното проследяване на балансите на депозитите — при седем клиента едновременно — беше постоянен източник на тревога. Направих две билинг грешки за три месеца, които изискваха коригиращи имейли до клиентите.

Съответствие с изискванията за доверителни сметки. Средствата от депозити трябва да се държат в клиентска доверителна сметка и да не се докосват, докато не са изработени. Изискваната счетоводна дисциплина е различна от общото бизнес фактуриране. Грешката тук създава риск от жалба до адвокатската колегия.

Проследяване на време между ангажименти. Аз се движа между клиентски дела през целия ден. Възстановяването на таксуваното време по памет в края на седмицата е ненадеждно. Недофактурирах с приблизително 15-20% просто защото не улавях времето в момента на работа.

Открих InvoiceFlow, след като търсех приложения, които могат да обработват фактуриране по отделни дела с проследяване на депозити. То не реши счетоводството по доверителните сметки (за това използвам специализиран софтуер за доверително счетоводство), но реши всичко останало.

Месечната фактура за депозит

Фактура по правно дело в PDF, генерирана от Invoice Flow app с шаблона Professional — бланка на кантора, време на адвокат и параюрист, съдебни разходи и номер на делото
Същото дело като чисто извлечение — номер на дело, адвокатски номер, разходи, готово за офиса на главния юрисконсулт.

За клиенти на месечни депозити изпращам двучастна фактура: искане за попълване на депозита и подробен билинг отчет.

Фактура по дело — [Име на клиент] — [Месец Година]:

Сумата за попълване и текущият баланс са изрично посочени на всяка фактура. Клиентът вижда точно къде стои неговият депозит без телефонно обаждане.

Почасови фактури без депозит

За дела по сделки, където клиентът плаща на фактура вместо да поддържа депозит:

Фактура по дело — [Име на клиент] — [Месец Година]:

Плащанията са документирани отделно от юридическите хонорари. Клиентите понякога оспорват обща сума — те никога не оспорват разбити разходи, които разпознават.

Фактури с фиксиран хонорар

Редактор на фактури в Invoice Flow app на самостоятелен адвокат — часове на адвокат и параюрист плюс съдебни такси и куриерски разходи с номер на дело и адвокатски номер в персонализирани полета
Време на адвокат и параюрист плюс разходи — една фактура за делото, без отделна молба за възстановяване.

Някои дела се фактурират по-добре на фиксиран хонорар. Пакети завещания и тръстове, прости прегледи на договори, стандартни учредителни документи:

Юридически услуги на фиксиран хонорар — [Име на клиент] — [Дата]:

Фактурирането на фиксиран хонорар е по-ясно за клиенти, които се чувстват неуютно с отворени почасови договорености. Дефиницията на обхвата във фактурата — „подготовка, сесия за преглед, координация на подписването“ — задава очаквания и ограничава разрастването на обхвата.

Фактури за корпоративни клиенти с изисквания за PO

Малки и средни бизнес клиенти с отдели за доставки изискват корпоративни фактурни полета:

Юридически услуги — [Име на компания] — [Месец Година]:

Корпоративните клиенти с работни процеси за доставки обработват фактурите по-бързо, когато могат да ги съпоставят с номера на поръчки. Net-30 се спазва. Инцидентно фактуриране без референция към PO отнема 45-60 дни.

Фактури при ангажимент с хонорар при успех

Документи в Invoice Flow app на адвокатска практика — казус за корпоративен наем, платен абонамент за планиране на наследство, преглед на договор за стартъп и платен казус за спор
Казуси, абонаменти, спорове — всеки с номера си, без нужда от практично-управленски софтуер.

За дела с хонорар при успех, където хонорарът е процент от възстановеното, заключителната фактура при обезщетение изисква внимателно документиране:

Отчет за хонорар при успех — [Име на клиент] — [Дата]:

Приложението с разбитите разходи е критично. Клиенти, които получат заключителен отчет при хонорар при успех, без да разбират какво е приспаднато, ще задават въпроси, които забавят изплащането. Документирането на всичко в заключителната фактура, с приложени разходи, предотвратява почти всички спорове около изплащането.

Две години като самостоятелен адвокат

Настоящи показатели на практиката:

Фактурирам повече на месец, отколкото печелех като служител на заплата. Разликата е маржът — задържам съществено повече от това, което фактурирам.

Административното подобрение беше значително. Не съм правила грешка в баланса на депозит от осемнайсет месеца. Не съм пропускала билинг цикъл. Изпращам фактури навреме, изглеждат професионално и клиентите ги обработват без въпроси.

Двамата клиенти, които направиха коментари за ранните ми фактури, все още са клиенти. Никога повече не са споменавали фактурирането.

Какво прави InvoiceFlow за адвокатите

Самостоятелните адвокати и малките кантори се нуждаят от билинг системи, които обработват фактуриране по отделни дела, проследяване на баланса на депозити, редови позиции за плащания, договорености с фиксиран хонорар, корпоративни полета за PO и заключителни отчети при хонорар при успех. InvoiceFlow предоставя структурата на фактуриране по дела, исканията за попълване на депозити, документирането на плащания и корпоративните полета за PO, които правят юридическото фактуриране професионално и последователно.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблони за фактури на ниво дело. Настройте проследяване на депозити. Спрете да изпращате фактури в Word документи и започнете да фактурирате като кантората, която сте изградили.

Даян Мърсър е адвокат на самостоятелна практика в Бостън, Масачузетс, предоставяща услуги в областта на търговското право, търговските недвижими имоти, трудовите дела и планирането на наследства на малки и средни фирми и физически лица.