Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

מערכת החיוב שעזרה לי לעזוב את המשרד הגדול ולשמור על הלקוחות שלי

מאת דיאן מרסר, עורכת דין — משרד עצמאי — בוסטון, מסצ’וסטס

עזבתי משרד עם 140 עורכי דין לאחר אחת-עשרה שנים. הסיבות היו סטנדרטיות: לחץ השעות בנות-החיוב, סחף ניהולי, תחום התמחות שכבר גדלתי מעבר לו. מה שלא צפיתי היה שהתשתית שלקחתי כמובנת מאליה — תוכנת חיוב, תמיכת עוזרים משפטיים, ניהול חייבים — תיעלם יחד עם התלוש.

שלושת החודשים הראשונים שלי כעורכת דין עצמאית היו מבחינה מקצועית בסדר גמור ומבחינה אדמיניסטרטיבית מביכים. עשיתי עבודה משפטית מצוינת. במקביל גם עקבתי אחר שעות בנות-חיוב בגיליון אלקטרוני, כתבתי חשבוניות במסמך Word, ושלחתי אותן במייל עם התנצלויות על העיצוב.

שני לקוחות העירו על כך. אחד — בעל עסק קטן שייצגתי במשך שנים — אמר שתמיד הניח שלמשרד הישן שלי הייתה מערכת חיוב מתוחכמת ותהה אם יש לי את אותה תשתית כעת. לקוחה אחרת, משפחה שניהלה תיק עיזבון, שאלה מדוע החשבונית נראית שונה בכל חודש.

הם היו מנומסים. החשבוניות היו לא עקביות ולא מקצועיות.

הבעיות הספציפיות של חיוב משפטי ידני

חיוב משפטי מורכב יותר מרוב החיובים של שירותים מקצועיים. הנושאים שניהלתי באופן ידני:

מספר תיקים ללקוח. אותו לקוח עשוי להחזיק תיק דיני עבודה, בדיקת חוזה ומשא ומתן על שכירות המתנהלים במקביל. כל תיק זקוק לשורת חיוב משלו. חשבונית מאוחדת בין תיקים גורמת לבלבול ולעיתים למחלוקות לגבי איזו עבודה שייכת לאיזה ריטיינר.

מעקב אחר ריטיינר. רבים מהלקוחות שלי משלמים ריטיינר מראש. אני מחייבת כנגדו מדי חודש ומבקשת חידוש כשהיתרות יורדות מתחת לסף. מעקב ידני אחר יתרות ריטיינר — במקביל אצל שבעה לקוחות — היה מקור מתמיד לחרדה. עשיתי שתי טעויות חיוב בשלושה חודשים שדרשו מיילי תיקון ללקוחות.

ציות לחשבון נאמנות. כספי ריטיינר חייבים להיות מוחזקים בחשבון נאמנות עבור הלקוח ולא להיגע בהם עד שהם מרווחים. המשמעת החשבונאית הנדרשת שונה מחיוב עסקי כללי. טעות בכך יוצרת חשיפה לתלונות ללשכת עורכי הדין.

מעקב אחר זמן בין ייצוגים. אני עוברת בין תיקי לקוחות לאורך היום. שחזור זמן בר-חיוב מהזיכרון בסוף השבוע אינו אמין. חייבתי בחסר בכ-15-20% פשוט משום שלא תפסתי את הזמן בנקודת העבודה.

מצאתי את InvoiceFlow לאחר חיפוש אחר אפליקציות שיכולות לטפל בחשבוניות לפי תיק עם מעקב ריטיינר. היא לא פתרה את החשבונאות של חשבון הנאמנות (לשם כך אני משתמשת בתוכנת חשבונאות נאמנות ייעודית), אבל היא פתרה כל דבר אחר.

חשבונית הריטיינר החודשית

חשבונית עניין משפטי כ-PDF שנוצרה באפליקציית Invoice Flow עם תבנית Professional — נייר מכתבים של המשרד, זמן עורך דין ופרה-ליגל, הוצאות בית משפט ומספר התיק
אותו עניין כדוח נקי — מספר תיק, מספר רישיון, הוצאות, מוכן למשרד היועץ המשפטי.

עבור לקוחות בריטיינר חודשי, אני שולחת חשבונית דו-חלקית: בקשת חידוש הריטיינר ודוח החיוב המפורט.

חשבונית מבוססת-תיק — [שם הלקוח] — [חודש שנה]:

סכום החידוש והיתרה הנוכחית מפורשים בכל חשבונית. הלקוח יכול לראות בדיוק היכן עומד הריטיינר שלו ללא שיחת טלפון.

חשבוניות חיוב שעתי ללא ריטיינר

עבור תיקים מבוססי-עסקה שבהם הלקוח משלם לפי חשבונית ולא מחזיק ריטיינר:

חשבונית תיק — [שם הלקוח] — [חודש שנה]:

ההוצאות מתועדות בנפרד משכר הטרחה המשפטי. לקוחות לעיתים מטילים ספק בסכום כולל — הם לעולם לא מטילים ספק בעלויות מפורטות שהם מכירים.

חשבוניות תיק בשכר טרחה קבוע

עורך חשבוניות באפליקציית Invoice Flow של עורך דין עצמאי — שעות עורך דין ופרליגל בתוספת הגשה לבית משפט והוצאות שליחות עם מספר תיק ומספר לשכה בשדות מותאמים
זמן עורך דין ופרליגל בתוספת הוצאות — חשבונית תיק אחת, בלי בקשת החזר נפרדת.

חלק מהתיקים עדיף לחייב בשכר טרחה קבוע. חבילות צוואה ונאמנות, בדיקות חוזה פשוטות, מסמכי התאגדות סטנדרטיים:

שירותים משפטיים בשכר טרחה קבוע — [שם הלקוח] — [תאריך]:

חיוב בשכר טרחה קבוע נקי יותר עבור לקוחות שאינם מרגישים בנוח עם הסדרים שעתיים פתוחים. הגדרת ההיקף בחשבונית — “הכנה, פגישת סקירה, תיאום חתימה” — קובעת ציפיות ומגבילה התרחבות היקף.

חשבוניות לקוחות עסקיים עם דרישות הזמנת רכש

לקוחות עסקיים קטנים ובינוניים עם מחלקות רכש דורשים שדות חשבונית עסקיים:

שירותים משפטיים — [שם החברה] — [חודש שנה]:

לקוחות עסקיים עם תהליכי רכש מעבדים חשבוניות מהר יותר כשהם יכולים להתאים אותן למספרי הזמנת רכש. שוטף+30 נעמד בזמן. חשבוניות אד-הוק ללא אסמכתת הזמנת רכש אורכות 45-60 יום.

חשבוניות בייצוג בשכר טרחה מותנה

מסמכי Invoice Flow app של משרד עורכי דין — תיק חכירה תאגידי, ריטיינר תכנון עיזבון ששולם, סקירת חוזה סטארט-אפ ותיק מחלוקת ששולם
תיקים, ריטיינרים, מחלוקות — כל אחד עם מספר התיק שלו, ללא צורך במערכת ניהול משרד.

עבור תיקים בשכר טרחה מותנה שבהם השכר הוא אחוז מהזכייה, חשבונית הסגירה בעת הפשרה זקוקה לתיעוד מדוקדק:

דוח שכר טרחה מותנה — [שם הלקוח] — [תאריך]:

הצירוף המפורט של ההוצאות קריטי. לקוחות שמקבלים דוח סגירה בשכר טרחה מותנה בלי להבין מה נוכה ישאלו שאלות שמעכבות את החלוקה. תיעוד הכול בחשבונית הסגירה, עם ההוצאות מצורפות, מונע כמעט את כל מחלוקות החלוקה.

שנתיים כעורכת דין עצמאית

מדדי המשרד הנוכחיים:

אני מחייבת יותר בחודש ממה שהרווחתי כשכירה. ההבדל הוא הרווחיות — אני שומרת חלק גדול בהרבה ממה שאני מחייבת.

השיפור האדמיניסטרטיבי היה משמעותי. לא עשיתי טעות ביתרת ריטיינר במשך שמונה-עשר חודשים. לא פספסתי מחזור חיוב. אני שולחת חשבוניות בזמן, הן נראות מקצועיות, והלקוחות מעבדים אותן ללא שאלות.

שני הלקוחות שהעירו על החשבוניות המוקדמות שלי עדיין לקוחות. הם מעולם לא הזכירו שוב את החשבוניות.

מה InvoiceFlow עושה עבור עורכי דין

עורכי דין עצמאיים ובמשרדים קטנים זקוקים למערכות חיוב שמטפלות בחשבוניות לפי תיק, מעקב אחר יתרת ריטיינר, שורות פירוט הוצאות, הסדרי שכר טרחה קבוע, שדות הזמנת רכש עסקיים ודוחות סגירה בשכר טרחה מותנה. InvoiceFlow מספקת את מבנה החשבונית לפי תיק, בקשות חידוש ריטיינר, תיעוד הוצאות ושדות הזמנת רכש ללקוחות עסקיים שהופכים את החיוב המשפטי למקצועי ועקבי.

הורידו את InvoiceFlow. בנו תבניות חשבונית ברמת התיק. הגדירו מעקב ריטיינר. הפסיקו לשלוח חשבוניות במסמכי Word והתחילו לחייב כמו המשרד שבניתם.

דיאן מרסר היא עורכת דין במשרד עצמאי בבוסטון, מסצ’וסטס, המספקת שירותי דיני עסקים, נדל”ן מסחרי, דיני עבודה ותכנון עיזבון לעסקים קטנים ובינוניים וליחידים.