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Das Abrechnungssystem, das mir half, die Großkanzlei zu verlassen und meine Mandanten zu behalten

Von Diane Mercer, Rechtsanwältin — Einzelkanzlei — Boston, MA

Ich verließ eine Kanzlei mit 140 Anwälten nach elf Jahren. Die Gründe waren die üblichen: der Druck der abrechenbaren Stunden, ein Auseinanderdriften der Führung, ein Fachgebiet, dem ich entwachsen war. Was ich nicht vorhergesehen hatte, war, dass die Infrastruktur, die ich als selbstverständlich hingenommen hatte — Abrechnungssoftware, Unterstützung durch Rechtsfachangestellte, Forderungsmanagement — mit dem Gehalt verschwinden würde.

Meine ersten drei Monate als selbstständige Anwältin waren fachlich einwandfrei und administrativ peinlich. Ich leistete hervorragende juristische Arbeit. Gleichzeitig erfasste ich abrechenbare Stunden in einer Tabelle, schrieb Rechnungen in einem Word-Dokument und verschickte sie per E-Mail mit Entschuldigungen für die Formatierung.

Zwei Mandanten machten Bemerkungen. Einer — ein Kleinunternehmer, den ich seit Jahren vertrat — sagte, er habe immer angenommen, meine alte Kanzlei habe ein ausgefeiltes Abrechnungssystem gehabt, und fragte sich, ob ich nun dieselbe Infrastruktur hätte. Eine andere Mandantin, eine Familie mit einem Nachlassmandat, fragte, warum die Rechnung jeden Monat anders aussehe.

Sie waren höflich. Die Rechnungen waren uneinheitlich und unprofessionell.

Die konkreten Probleme manueller juristischer Abrechnung

Die Abrechnung in der Rechtsberatung ist komplexer als die meisten Abrechnungen professioneller Dienstleistungen. Die Punkte, die ich manuell bewältigte:

Mehrere Mandate pro Mandant. Derselbe Mandant kann gleichzeitig ein arbeitsrechtliches Mandat, eine Vertragsprüfung und eine Mietverhandlung laufen haben. Jedes Mandat braucht seine eigene Abrechnungsposition. Eine mandatsübergreifende Sammelabrechnung sorgt für Verwirrung und gelegentlich für Streit darüber, welche Arbeit welchem Vorschuss zuzuordnen ist.

Vorschussverfolgung. Viele meiner Mandanten zahlen einen Vorschuss. Ich rechne monatlich dagegen ab und fordere Auffüllungen an, wenn die Salden unter eine Schwelle fallen. Die manuelle Verfolgung von Vorschusssalden — über sieben Mandanten gleichzeitig — war eine ständige Quelle der Sorge. In drei Monaten machte ich zwei Abrechnungsfehler, die Korrektur-E-Mails an Mandanten erforderten.

Anderkonto-Vorschriften. Vorschussgelder müssen auf einem Mandantenanderkonto gehalten und erst angerührt werden, wenn sie verdient sind. Die erforderliche buchhalterische Disziplin unterscheidet sich von der allgemeinen Geschäftsabrechnung. Fehler hier bergen das Risiko berufsrechtlicher Beschwerden.

Zeiterfassung über Mandate hinweg. Ich wechsle im Tagesverlauf zwischen Mandantenmandaten. Abrechenbare Zeit am Wochenende aus der Erinnerung zu rekonstruieren, ist unzuverlässig. Ich rechnete schätzungsweise 15–20 % zu wenig ab, einfach weil ich die Zeit nicht im Moment der Arbeit erfasste.

Ich fand InvoiceFlow, nachdem ich nach Apps gesucht hatte, die mandatsbezogene Rechnungsstellung mit Vorschussverfolgung bewältigen können. Es löste nicht die Anderkonto-Buchhaltung (dafür nutze ich spezielle Treuhandbuchhaltungssoftware), aber es löste alles andere.

Die monatliche Vorschussrechnung

Rechtsfall-Rechnung als PDF, erstellt mit der Invoice Flow app in der Vorlage Professional – Kanzlei-Briefkopf, Zeiten von Anwalt und Rechtsanwaltsfachangestellter, Gerichtsauslagen und die Aktennummer
Derselbe Fall als saubere Abrechnung – Aktennummer, Anwaltsnummer, Auslagen, bereit fürs Büro des Chefjuristen.

Für Mandanten mit monatlichen Vorschüssen versende ich eine zweiteilige Rechnung: die Auffüllungsanforderung und die detaillierte Abrechnung.

Mandatsbezogene Rechnung — [Mandantenname] — [Monat Jahr]:

Der Auffüllungsbetrag und der aktuelle Saldo sind auf jeder Rechnung ausdrücklich ausgewiesen. Der Mandant kann ohne Anruf genau sehen, wie sein Vorschuss steht.

Stundenbasierte Rechnungen ohne Vorschuss

Für transaktionsbasierte Mandate, bei denen der Mandant pro Rechnung zahlt, statt einen Vorschuss zu unterhalten:

Mandatsrechnung — [Mandantenname] — [Monat Jahr]:

Auslagen werden getrennt von den Anwaltshonoraren dokumentiert. Mandanten hinterfragen manchmal einen Pauschalbetrag — aufgeschlüsselte, ihnen bekannte Kosten hinterfragen sie nie.

Pauschalhonorar-Mandatsrechnungen

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Einzelanwalts — Anwalts- und Referendarstunden plus Gerichtsgebühren und Kurierauslagen mit Aktenzeichen und Anwaltsregisternummer in benutzerdefinierten Feldern
Anwalts- und Referendarzeit plus Auslagen — eine Aktenrechnung, kein separater Erstattungsantrag.

Manche Mandate lassen sich besser zum Pauschalhonorar abrechnen. Testaments- und Nachlasspakete, einfache Vertragsprüfungen, Standardgründungsunterlagen:

Anwaltliche Leistungen zum Pauschalhonorar — [Mandantenname] — [Datum]:

Die Abrechnung zum Pauschalhonorar ist übersichtlicher für Mandanten, denen offene Stundenvereinbarungen unangenehm sind. Die Umfangsdefinition auf der Rechnung — „Erstellung, Besprechungstermin, Koordination der Beurkundung” — setzt Erwartungen und begrenzt das Ausufern des Umfangs.

Rechnungen für Unternehmensmandanten mit Bestellnummernanforderungen

Kleine und mittelständische Geschäftsmandanten mit Beschaffungsabteilungen benötigen Rechnungsfelder für Unternehmen:

Anwaltliche Leistungen — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Unternehmensmandanten mit Beschaffungsprozessen bearbeiten Rechnungen schneller, wenn sie diese Bestellnummern zuordnen können. Die 30-Tage-Frist wird eingehalten. Ad-hoc-Rechnungen ohne Bestellnummernbezug dauern 45–60 Tage.

Rechnungen bei Erfolgshonorarmandaten

Invoice Flow app Dokumente einer Anwaltskanzlei – ein Corporate-Mietvertragsmandat, ein bezahlter Nachlassplanungs-Retainer, eine Startup-Vertragsprüfung und ein bezahltes Streitverfahren
Mandate, Retainer, Streitverfahren – jedes mit eigener Aktenzeichennummer, ohne Kanzlei-Management-Suite.

Bei Erfolgshonorarmandaten, in denen das Honorar ein Prozentsatz des Erlöses ist, erfordert die Schlussrechnung beim Vergleich eine sorgfältige Dokumentation:

Erfolgshonorar-Abrechnung — [Mandantenname] — [Datum]:

Die beigefügte Einzelaufstellung der Kosten ist entscheidend. Mandanten, die eine Erfolgshonorar-Schlussabrechnung erhalten, ohne zu verstehen, was abgezogen wurde, stellen Fragen, die die Auszahlung verzögern. Alles auf der Schlussrechnung zu dokumentieren, mit beigefügten Kosten, verhindert fast alle Auszahlungsstreitigkeiten.

Zwei Jahre als selbstständige Anwältin

Aktuelle Kennzahlen der Kanzlei:

Ich rechne pro Monat mehr ab, als ich als angestellte Anwältin verdiente. Der Unterschied ist die Marge — ich behalte einen erheblich größeren Teil dessen, was ich abrechne.

Die administrative Verbesserung war erheblich. Ich habe seit achtzehn Monaten keinen Vorschusssaldofehler mehr gemacht. Ich habe keinen Abrechnungszyklus verpasst. Ich versende Rechnungen pünktlich, sie sehen professionell aus, und Mandanten bearbeiten sie ohne Rückfragen.

Die beiden Mandanten, die Bemerkungen über meine frühen Rechnungen machten, sind immer noch Mandanten. Sie haben die Rechnungsstellung nie wieder erwähnt.

Was InvoiceFlow für Rechtsanwälte leistet

Einzel- und Kleinkanzleianwälte brauchen Abrechnungssysteme, die mandatsbezogene Rechnungsstellung, die Verfolgung von Vorschusssalden, Auslagenpositionen, Pauschalhonorarvereinbarungen, Bestellnummernfelder für Unternehmen und Schlussabrechnungen bei Erfolgshonoraren bewältigen. InvoiceFlow stellt die mandatsbezogene Rechnungsstruktur, die Vorschussauffüllungsanforderungen, die Auslagendokumentation und die Bestellnummernfelder für Unternehmensmandanten bereit, die juristische Abrechnung professionell und einheitlich machen.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie mandatsbezogene Rechnungsvorlagen. Richten Sie die Vorschussverfolgung ein. Hören Sie auf, Word-Dokument-Rechnungen zu versenden, und beginnen Sie, wie die Kanzlei abzurechnen, die Sie aufgebaut haben.

Diane Mercer ist Rechtsanwältin in Einzelkanzlei in Boston, Massachusetts, und bietet Wirtschaftsrecht, gewerbliches Immobilienrecht, arbeitsrechtliche Mandate und Nachlassplanung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen an.