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대형 로펌을 떠나 고객을 지킬 수 있게 해준 청구 시스템

Diane Mercer, 변호사 — 개인 사무소 — 매사추세츠주 보스턴

저는 11년간 근무한 뒤 140명 규모의 로펌을 떠났습니다. 이유는 흔한 것들이었습니다. 청구 시간 압박, 경영의 표류, 그리고 제가 이미 넘어선 실무 분야였습니다. 제가 예상하지 못했던 것은 당연하게 여겼던 인프라 — 청구 소프트웨어, 법무 보조 인력, 미수금 관리 — 가 월급과 함께 사라진다는 사실이었습니다.

개인 개업 변호사로서 처음 석 달은 직업적으로는 괜찮았지만 행정적으로는 부끄러웠습니다. 저는 훌륭한 법률 업무를 하고 있었습니다. 동시에 스프레드시트로 청구 시간을 추적하고, Word 문서로 청구서를 작성하고, 서식에 대한 사과와 함께 이메일로 보내고 있었습니다.

두 명의 고객이 언급을 했습니다. 한 명 — 수년간 대리했던 소상공인 — 은 예전 제 로펌이 정교한 청구 시스템을 갖췄을 거라고 늘 생각했다며, 지금도 같은 인프라를 갖추고 있는지 궁금해했습니다. 상속 사건을 진행하던 다른 고객은 왜 청구서가 매달 다르게 보이는지 물었습니다.

그들은 예의를 갖추고 있었습니다. 청구서는 일관성이 없었고 비전문적이었습니다.

수동 법률 청구의 구체적인 문제들

법률 청구는 대부분의 전문 서비스 청구보다 복잡합니다. 제가 수동으로 관리하던 문제들입니다.

고객당 여러 사건. 같은 고객이 고용 관련 사건, 계약서 검토, 임대차 협상을 동시에 진행할 수 있습니다. 각 사건에는 자체 청구 항목이 필요합니다. 여러 사건을 하나로 묶어 청구하면 혼란을 일으키고, 때로는 어떤 업무가 어떤 착수금에 해당하는지에 대한 분쟁을 낳습니다.

착수금 추적. 많은 고객이 선불 착수금을 지불합니다. 저는 매달 착수금에서 차감하여 청구하고, 잔액이 기준 이하로 떨어지면 보충을 요청합니다. 착수금 잔액을 수동으로 추적하는 것 — 7명의 고객을 동시에 — 은 끊임없는 불안의 원천이었습니다. 석 달 동안 두 번의 청구 오류를 저질러 고객에게 정정 이메일을 보내야 했습니다.

IOLTA 준수. 착수금은 고객 신탁 계좌에 보관되어야 하며 실제로 발생하기 전까지는 손대지 않아야 합니다. 여기에 요구되는 회계 규율은 일반적인 사업 청구와는 다릅니다. 이를 잘못 처리하면 변호사회 징계 위험에 노출됩니다.

수임 건별 시간 추적. 저는 하루 종일 여러 고객 사건 사이를 오갑니다. 한 주가 끝날 때 기억에 의존해 청구 가능 시간을 재구성하는 것은 신뢰할 수 없습니다. 업무 시점에 시간을 기록하지 않았다는 이유만으로 추정컨대 15~20%를 과소 청구하고 있었습니다.

저는 착수금 추적이 가능한 사건별 청구를 처리할 수 있는 앱을 찾다가 InvoiceFlow를 발견했습니다. 이것이 IOLTA 회계를 해결해 주지는 않았지만(그것을 위해서는 전용 신탁 회계 소프트웨어를 사용합니다), 나머지 모든 것을 해결해 주었습니다.

월별 착수금 청구서

Professional 템플릿으로 Invoice Flow app에서 생성한 법률 사건 인보이스 PDF — 로펌 레터헤드, 변호사 및 법무보조원 시간, 법원 지출금, 사건 번호
동일한 사건을 깔끔한 명세서로 — 사건 번호, 변호사 등록번호, 지출금, GC 사무실에 제출 준비 완료.

월별 착수금을 이용하는 고객에게는 두 부분으로 된 청구서를 보냅니다. 착수금 보충 요청과 상세 청구 명세서입니다.

사건 기반 청구서 — [고객명] — [연월]:

보충 금액과 현재 잔액이 모든 청구서에 명시됩니다. 고객은 전화 없이도 착수금 상태가 정확히 어떤지 확인할 수 있습니다.

착수금 없는 시간당 청구서

고객이 착수금을 유지하는 대신 청구서별로 결제하는 거래 기반 사건의 경우입니다.

사건 청구서 — [고객명] — [연월]:

지출은 법률 수임료와 별도로 문서화됩니다. 고객은 때때로 일괄 금액에 대해 의문을 제기하지만, 자신이 알아볼 수 있는 항목별 비용에 대해서는 결코 의문을 제기하지 않습니다.

정액 수임료 사건 청구서

1인 변호사의 Invoice Flow app 청구서 편집기 — 변호사 및 법무보조원 시간에 사용자 지정 필드의 사건 번호와 변호사 번호가 있는 법원 접수 및 배송 실비
변호사와 법무보조원 시간에 실비까지 — 하나의 사건 청구서, 별도 환급 요청 없음.

일부 사건은 정액 수임료로 청구하는 것이 낫습니다. 유언 및 신탁 패키지, 단순 계약서 검토, 표준 설립 문서 등입니다.

정액 법률 서비스 — [고객명] — [날짜]:

정액 수임료 청구는 개방형 시간당 방식을 불편해하는 고객에게 더 깔끔합니다. 청구서에 기재된 범위 정의 — “작성, 검토 회의, 서명 실행 조율” — 는 기대치를 설정하고 업무 범위의 확대를 제한합니다.

PO 요구사항이 있는 기업 고객 청구서

구매 부서를 갖춘 중소기업 고객은 기업 청구서 필드를 요구합니다.

법률 서비스 — [회사명] — [연월]:

구매 업무 절차를 갖춘 기업 고객은 청구서를 PO 번호와 대조할 수 있을 때 더 빨리 처리합니다. Net-30이 지켜집니다. PO 참조 없이 임시로 청구하면 45~60일이 걸립니다.

성공보수 수임 청구서

법률 사무소의 Invoice Flow app 문서 — 기업 임대 사건, 결제 완료된 상속 계획 리테이너, 스타트업 계약 검토, 결제 완료된 분쟁 사건
사건, 리테이너, 분쟁 — 각각 사건 번호와 함께, 별도의 사건 관리 스위트 없이.

수임료가 회수액의 일정 비율인 성공보수 사건의 경우, 합의 시점의 종결 청구서는 신중한 문서화가 필요합니다.

성공보수 명세서 — [고객명] — [날짜]:

항목별 비용 첨부는 매우 중요합니다. 무엇이 공제되었는지 이해하지 못한 채 성공보수 종결 명세서를 받은 고객은 지급을 지연시키는 질문을 하게 됩니다. 종결 청구서에 모든 것을 문서화하고 비용을 첨부하면 거의 모든 지급 분쟁을 예방합니다.

개인 개업 변호사 2년 차

현재 실무 지표입니다.

저는 급여를 받는 어소시에이트로 벌던 것보다 매달 더 많이 청구하고 있습니다. 차이는 마진입니다. 청구한 금액 중 훨씬 더 많은 몫을 제가 갖습니다.

행정적 개선은 상당했습니다. 18개월 동안 착수금 잔액 오류를 한 번도 저지르지 않았습니다. 청구 주기를 놓친 적도 없습니다. 청구서를 제때 보내고, 전문적으로 보이며, 고객은 의문 없이 처리합니다.

초기 청구서에 대해 언급했던 두 고객은 여전히 제 고객입니다. 그들은 청구에 대해 다시는 언급하지 않았습니다.

InvoiceFlow가 변호사를 위해 하는 일

개인 및 소규모 사무소 변호사는 사건별 청구, 착수금 잔액 추적, 지출 항목, 정액 수임료 방식, 기업 PO 필드, 성공보수 종결 명세서를 처리하는 청구 시스템이 필요합니다. InvoiceFlow는 법률 청구를 전문적이고 일관되게 만들어 주는 사건별 청구 구조, 착수금 보충 요청, 지출 문서화, 기업 고객 PO 필드를 제공합니다.

InvoiceFlow를 다운로드하세요. 사건 단위 청구서 템플릿을 만드세요. 착수금 추적을 설정하세요. Word 문서 청구서 발송을 멈추고, 여러분이 일궈낸 사무소답게 청구를 시작하세요.

Diane Mercer는 매사추세츠주 보스턴에서 개인 개업 중인 변호사로, 중소기업 및 개인 고객에게 비즈니스법, 상업용 부동산, 고용 관련 사건, 상속 설계 서비스를 제공합니다.