Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Laskutusjärjestelmä, joka auttoi minua jättämään suuren toimiston ja pitämään asiakkaani

Kirjoittanut Diane Mercer, asianajaja — yksin toimiva käytäntö — Boston, MA

Jätin 140 asianajajan toimiston yhdentoista vuoden jälkeen. Syyt olivat tavanomaiset: laskutettavien tuntien paine, johtamisen ajautuminen, osaamisalue, josta olin kasvanut ohi. Mitä en ollut ennakoinut, oli se, että itsestäänselvyytenä pitämäni infrastruktuuri — laskutusohjelmisto, avustava henkilöstö, saatavien hallinta — katoaisi palkan mukana.

Ensimmäiset kolme kuukauttani yksin toimivana lakimiehenä olivat ammatillisesti kunnossa ja hallinnollisesti nolostuttavia. Tein erinomaista oikeudellista työtä. Seurasin myös laskutettavia tunteja taulukkolaskennassa, kirjoitin laskuja Word-asiakirjaan ja lähetin niitä sähköpostitse anteeksi pyydellen muotoilua.

Kaksi asiakasta kommentoi. Yksi — pienyrittäjä, jota olin edustanut vuosia — sanoi aina olettaneensa, että vanhalla toimistollani oli kehittynyt laskutusjärjestelmä, ja ihmetteli, oliko minulla nyt sama infrastruktuuri. Toinen asiakas, perhe joka hoiti perintöasiaa, kysyi, miksi lasku näytti erilaiselta joka kuukausi.

He olivat kohteliaita. Laskut olivat epäjohdonmukaisia ja epäammattimaisia.

Manuaalisen lakiasioiden laskutuksen erityiset ongelmat

Lakiasioiden laskutus on monimutkaisempaa kuin useimpien ammattipalvelujen laskutus. Manuaalisesti hallitsemani ongelmat:

Useita toimeksiantoja asiakasta kohti. Samalla asiakkaalla saattoi olla työsuhdeasia, sopimuksen tarkastus ja vuokrasopimusneuvottelu käynnissä samanaikaisesti. Jokainen toimeksianto tarvitsee oman laskutusrivinsä. Toimeksiantojen yhdistetty laskutus aiheuttaa sekaannusta ja toisinaan kiistoja siitä, mikä työ kuuluu mihinkin ennakkomaksuun.

Ennakkomaksujen seuranta. Monet asiakkaani maksavat ennakkomaksun. Laskutan sitä vastaan kuukausittain ja pyydän täydennystä, kun saldo laskee kynnyksen alle. Ennakkomaksujen saldojen seuraaminen manuaalisesti — seitsemän asiakkaan kesken samanaikaisesti — oli jatkuva ahdistuksen lähde. Tein kolmessa kuukaudessa kaksi laskutusvirhettä, jotka vaativat asiakkaalle korjaussähköposteja.

Asiakasvarojen erillään pitäminen. Ennakkomaksuvarat on pidettävä asiakasvaratilillä, eikä niihin saa koskea ennen kuin ne on ansaittu. Vaadittu kirjanpidollinen kurinalaisuus on erilaista kuin yleisen liiketoiminnan laskutuksessa. Tämän tekeminen väärin voi altistaa valvontamenettelylle.

Ajanseuranta toimeksiantojen kesken. Siirryn asiakastoimeksiantojen välillä pitkin päivää. Laskutettavan ajan rekonstruointi muistista viikon lopussa on epäluotettavaa. Alilaskutin arviolta 15–20 % yksinkertaisesti siksi, etten kirjannut aikaa työn tekohetkellä.

Löysin InvoiceFlown etsittyäni sovelluksia, jotka pystyisivät hoitamaan toimeksiantokohtaisen laskutuksen ennakkomaksuseurantoineen. Se ei ratkaissut asiakasvarojen kirjanpitoa (siihen käytän erillistä asiakasvarojen kirjanpito-ohjelmistoa), mutta se ratkaisi kaiken muun.

Kuukausittainen ennakkomaksulasku

Oikeudellisen asian laskun PDF, jonka Invoice Flow app on luonut Professional-mallilla — toimiston kirjelomake, asianajajan ja lakimiesharjoittelijan aika, oikeuden kulut ja asianumero
Sama asia selkeänä koosteena — asianumero, asianajajanumero, kulut, valmiina yritysjuristin pöydälle.

Kuukausittaisilla ennakkomaksuilla oleville asiakkaille lähetän kaksiosaisen laskun: ennakkomaksun täydennyspyynnön ja yksityiskohtaisen laskutuslausunnon.

Toimeksiantopohjainen lasku — [Asiakkaan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Täydennyssumma ja nykyinen saldo ovat selvästi näkyvillä jokaisella laskulla. Asiakas näkee tarkalleen, missä hänen ennakkomaksunsa on ilman puhelinsoittoa.

Tuntiperusteiset laskut ilman ennakkomaksua

Transaktiopohjaisille toimeksiannoille, joissa asiakas maksaa laskua kohti sen sijaan, että ylläpitäisi ennakkomaksua:

Toimeksiantolasku — [Asiakkaan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Kulut dokumentoidaan erillään oikeudellisista palkkioista. Asiakkaat kyseenalaistavat toisinaan kokonaissumman — he eivät koskaan kyseenalaista erittelemättömiä kuluja, jotka he tunnistavat.

Kiinteän palkkion toimeksiantolaskut

Invoice Flow app -laskueditori yksin toimivalle asianajajalle — asianajajan ja avustajan tunnit sekä oikeuden hakemus- ja kuriirikulut asianumeroineen ja asianajajanumeroineen mukautetuissa kentissä
Asianajajan ja avustajan aika sekä kulut — yksi asialasku, ei erillistä korvaushakemusta.

Jotkin toimeksiannot on parempi laskuttaa kiinteällä palkkiolla. Testamentti- ja edunvalvontapaketit, yksinkertaiset sopimustarkastukset, tavanomaiset perustamisasiakirjat:

Kiinteähintaiset oikeudelliset palvelut — [Asiakkaan nimi] — [Pvm]:

Kiinteähintainen laskutus on selkeämpää asiakkaille, jotka ovat epämukavia avoimien tuntipohjaisten järjestelyjen kanssa. Laskulla oleva laajuuden määrittely — “laadinta, tarkastustapaaminen, allekirjoituksen koordinointi” — asettaa odotukset ja rajoittaa laajuuden laajenemista.

Yritysasiakkaiden laskut ostotilausvaatimuksineen

Pienet ja keskisuuret yritysasiakkaat, joilla on hankintaosastot, vaativat yrityslaskukenttiä:

Oikeudelliset palvelut — [Yrityksen nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Yritysasiakkaat, joilla on hankintaprosessit, käsittelevät laskut nopeammin, kun ne voidaan yhdistää ostotilausnumeroihin. 30 pv netto toteutuu. Satunnainen laskutus ilman ostotilausviitettä kestää 45–60 päivää.

Palkkiotoimeksiantojen laskut

Invoice Flow app -dokumentit lakiasiaintoimistolta — yrityksen vuokra-asia, maksettu perintösuunnittelun retainer, startupin sopimuskatselmus ja maksettu riita-asia
Asiat, retainerit, riidat — kukin asianumeroineen, ilman erillistä asianhallintajärjestelmää.

Palkkiotoimeksiannoissa, joissa palkkio on prosenttiosuus korvauksesta, sovinnon loppulasku vaatii huolellista dokumentointia:

Palkkioselvitys — [Asiakkaan nimi] — [Pvm]:

Eritelty kululiite on kriittinen. Asiakkaat, jotka saavat palkkion loppuselvityksen ymmärtämättä, mitä on vähennetty, esittävät kysymyksiä, jotka viivästyttävät maksua. Kaiken dokumentointi loppulaskulla kuluineen liitteenä estää lähes kaikki maksukiistat.

Kaksi vuotta yksin toimivana

Nykyiset käytännön tunnusluvut:

Laskutan enemmän kuukaudessa kuin ansaitsin palkattuna asianajajana. Ero on kate — pidän huomattavasti suuremman osan siitä, mitä laskutan.

Hallinnollinen parannus on ollut merkittävä. En ole tehnyt ennakkomaksun saldovirhettä kahdeksaantoista kuukauteen. En ole missannut laskutuskiertoa. Lähetän laskut ajallaan, ne näyttävät ammattimaisilta, ja asiakkaat käsittelevät ne ilman kysymyksiä.

Ne kaksi asiakasta, jotka kommentoivat varhaisia laskujani, ovat edelleen asiakkaita. He eivät ole koskaan maininneet laskutusta uudelleen.

Mitä InvoiceFlow tekee asianajajille

Yksin toimivat ja pienten toimistojen asianajajat tarvitsevat laskutusjärjestelmiä, jotka hoitavat toimeksiantokohtaisen laskutuksen, ennakkomaksun saldoseurannan, kulurivit, kiinteän palkkion järjestelyt, yritysten ostotilauskentät ja palkkiotoimeksiantojen loppuselvitykset. InvoiceFlow tarjoaa toimeksiantokohtaisen laskurakenteen, ennakkomaksun täydennyspyynnöt, kulujen dokumentoinnin ja yritysasiakkaiden ostotilauskentät, jotka tekevät lakiasioiden laskutuksesta ammattimaista ja johdonmukaista.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna toimeksiantotason laskumallit. Määritä ennakkomaksujen seuranta. Lopeta Word-asiakirjalaskujen lähettäminen ja aloita laskuttaminen kuin rakentamasi toimisto.

Diane Mercer on yksin toimiva asianajaja Bostonissa, Massachusettsissa, tarjoten yritysoikeuden, liikekiinteistöjen, työsuhdeasioiden ja perintösuunnittelun palveluja pienille ja keskisuurille yrityksille sekä yksityishenkilöille.