InvoiceFlow pro generální dodavatele: Stavějte projekty a nechte si za všechny zaplatit

Proč generální dodavatelé potřebují strukturovanou fakturaci

Generální dodavatelé řídí finančně nejsložitější práci ve stavebnictví. Jediný projekt může zahrnovat desítky subdodavatelů, stovky materiálových položek, stavební povolení, kontroly, dodatky k objednávce a klienta, který chce úplnou transparentnost, kam každá koruna šla. Řízení toho všeho neformálními fakturačními nástroji není jen nepohodlné — je to riziko.

Stavební fakturace se řídí strukturovaným vzorem, který obecné fakturační nástroje nepodporují: předběžné odhady (často v několika kolech), postupná fakturace podle procenta dokončení nebo milníku, dodatky k objednávce, zádržné zadržené objednatelem, platby subdodavatelům a konečná fakturace při podstatném dokončení. Každé z toho vyžaduje jiný typ dokumentu a jiný systém sledování.

InvoiceFlow poskytuje generálním dodavatelům platformu s primárně mobilním pojetím, která zvládá celý životní cyklus fakturace bez nutnosti kanceláře.

Klíčové problémy generálních dodavatelů

Chybějící přehledný systém sledování, které milníky projektu byly vyfakturovány a zaplaceny
Dodatky k objednávce dohodnuté ústně, ale nezdokumentované — klienti je později popírají
Nakoupený materiál a zaplacení subdodavatelé, ale vyfakturováno klientům až o týdny později, což způsobuje problémy s cash flow
Firemní klienti vyžadující formát postupné fakturace ve stylu AIA s rozpisem nákladů
Zadržované zádržné — sledování, co je zadrženo vs. zaplaceno, vyžaduje systém
Několik současně běžících projektů bez přehledového zobrazení finančního stavu

Jak to InvoiceFlow řeší

Postupná fakturace podle milníků

Vytvářejte faktury pro každý milník projektu: mobilizace a příprava staveniště (10 %), základy a hrubá stavba (25 %), rozvody TZB (20 %), izolace a sádrokarton (20 %), dokončovací práce (15 %), závěrečný seznam nedodělků a dokončení (10 %). Každý milník generuje samostatnou fakturu vystavenou klientovi. Platba je vyžadována před zahájením další fáze. Cash flow je udržováno po celou dobu projektu.

Dokumenty v Invoice Flow app pro generálního dodavatele — zaplacené milníky mobilizace a hrubé stavby, odeslaná faktura za rough-in a paralelní rekonstrukce bytu — Mobilizace zaplacena, hrubá stavba zaplacena, rough-in vyúčtován — dva projekty, jeden přehledný tok.

Dokumentace dodatků k objednávce

Když jsou dohodnuty změny rozsahu, vytvořte samostatnou fakturu označenou „Dodatek k objednávce č. 1 — [popis]“. Zdokumentujte změnu rozsahu, jednotková množství a ceny. Klient obdrží formální fakturu dodatku, kterou musí zaplatit před zahájením práce. Ústní dodatky se stávají písemnými finančními závazky.

Editor faktur generálního dodavatele v aplikaci Invoice Flow — milník hrubé instalace MEP, zdokumentovaná změnová objednávka a 5% zádržné zadržené jako záporné položky — Milník, změnová objednávka, zádržné — vše na jedné auditovatelné průběžné faktuře.

Sledování nákladů na subdodavatele

Zaznamenávejte platby subdodavatelům do evidence výdajů InvoiceFlow, propojené s projektem. Tyto výdaje vstupují do výkazu zisků a ztrát. Vidíte svou skutečnou marži na každém projektu — tržby minus náklady subdodavatelů minus materiál minus režie.

Sledování výdajů v aplikaci Invoice Flow app u generálního dodavatele — čerpání subdodavatelů instalatérství, elektro a vzduchotechniky plus balíček řeziva pro hrubou stavbu navázané na projekty — Čerpání subdodavatelů a materiálové balíčky zaznamenané u každého projektu — skutečná marže není nikdy odhad.

Přehled více projektů

Přehled InvoiceFlow zobrazuje všechny faktury napříč všemi projekty: zaplacené, po splatnosti, koncepty a odeslané. Pro dodavatele s 5 aktivními projekty je to finanční řídicí panel, který vám na první pohled řekne, co přichází a co je nevyřízeno.

Nástěnka v Invoice Flow app pro generálního dodavatele — součty neuhrazených a po splatnosti napříč aktivními projekty s nedávnými fakturami za milníky podle stavu — Co přichází, co je neuhrazené — napříč každým aktivním projektem, ve vaší kapse.

Požadavky firemních klientů na faktury

Firemní objednatelé a správci nemovitostí vyžadují formální faktury s čísly projektů, referencemi na smlouvu a strukturovaným rozpisem nákladů. Šablona Professional v InvoiceFlow s vlastními poli pro číslo projektu, referenci povolení a číslo objednávky poskytnuté objednatelem tyto požadavky splňuje.

Sledování zádržného

Přidejte položku „Zadržené zádržné“ jako zápornou částku na postupné faktury. Sledujte celkové zádržné zadržené napříč fázemi projektu. Když je zádržné uvolněno při dokončení projektu, vystavte konečnou fakturu na zadrženou částku. Celá historie zádržného je viditelná v záznamu faktury.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

Podepsaná smlouva: Vytvořte v InvoiceFlow harmonogram fakturace projektu. Každý milník je faktura se svou částkou a datem splatnosti. Odeslána první faktura — platba za mobilizaci vyžadována před zahájením prací na staveništi.
Každý milník: Faktura odeslána před nebo bezprostředně po dokončení milníku. Klient platí. Začíná práce na další fázi.
Dodatek k objednávce: Dohodnuta změna rozsahu. Okamžitě vytvořte fakturu dodatku. Odešlete. Nezačínejte práci navíc, dokud není finančně odsouhlasena.
Nákup materiálu: Zaznamenejte do evidence výdajů podle projektu. Přesná data o nákladech.
Dokončení projektu: Konečná faktura za seznam nedodělků a uvolnění zádržného. Analytika zobrazuje celkové tržby projektu, náklady a marži.

Nejužitečnější funkce pro generální dodavatele

Fakturace podle milníků — postupná fakturace pro dlouhodobé projekty
Faktury dodatků k objednávce — okamžité dokumentování změn rozsahu
Evidence výdajů — náklady na subdodavatele a materiál podle projektu
Přehled více projektů — finanční stav napříč všemi aktivními projekty
Vlastní pole — čísla projektů, reference povolení, čísla objednávek
Analytika zisků a ztrát — skutečná marže na projekt

Reálný příklad: Rodriguez Construction řídí 8 projektů současně

Rodriguez Construction řídí souběžně soukromé i lehké firemní projekty. Před InvoiceFlow sledoval majitel fakturaci v tabulce — často fakturoval týdny po dosažení milníků, protože fakturace se dělala v kanceláři na konci měsíce. S InvoiceFlow jsou faktury milníků odesílány z místa stavby okamžitě po dokončení. Dodatky k objednávce jsou dokumentovány týž den, kdy jsou dohodnuty. Cash flow se výrazně zlepšilo, protože fakturace probíhá v reálném čase, ne zpětně. Jeden spor o dodatek k objednávce byl vyřešen během minut odkazem na odsouhlasenou fakturu dodatku, kterou klient schválil.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Nastavte svůj první projekt s fakturami milníků a odešlete svou první postupnou fakturu v den, kdy je dokončena první fáze.