InvoiceFlow для генеральных подрядчиков: стройте проекты и получайте оплату за все из них

Почему генподрядчикам нужен структурированный биллинг

Генеральные подрядчики ведут наиболее финансово сложную работу в строительстве. Один проект может включать десятки субподрядчиков, сотни позиций материалов, городские разрешения, инспекции, изменения объёма (change orders) и клиента, который хочет полной прозрачности, куда ушёл каждый рубль. Управление всем этим неформальными инструментами для счетов не просто неудобно — это риск.

Строительный биллинг следует структурированному шаблону, который универсальные инструменты не поддерживают: предварительные сметы (часто несколько раундов), биллинг по проценту выполнения или вехам, изменения объёма, удержания со стороны заказчика, оплаты субподрядчикам и финальный биллинг по существенному завершению. Каждое из этого требует своего типа документа и своей системы учёта.

InvoiceFlow даёт генподрядчикам mobile-first платформу, обрабатывающую полный жизненный цикл биллинга без необходимости в офисе.

Ключевые болевые точки генподрядчиков

Нет ясной системы учёта, какие вехи проекта выставлены и оплачены
Изменения объёма согласованы устно, но не задокументированы — клиенты потом отрицают их
Материалы куплены и субподрядчики оплачены, но выставлено клиентам спустя недели — что создаёт проблемы с денежным потоком
Коммерческие клиенты, требующие формат прогресс-биллинга в стиле AIA с разбивкой затрат
Удерживается ретеншн — учёт удержанного против оплаченного требует системы
Несколько проектов идут одновременно без дашборда финансового статуса

Как InvoiceFlow это решает

Прогресс-биллинг по вехам

Создавайте счета по каждой вехе проекта: мобилизация и подготовка площадки (10 %), фундамент и каркас (25 %), черновой монтаж инженерных систем (20 %), утепление и гипсокартон (20 %), отделка (15 %), финальный список доработок и завершение (10 %). Каждая веха формирует отдельный счёт клиенту. Оплата требуется до начала следующей фазы. Денежный поток сохраняется на протяжении всего проекта.

Документы Invoice Flow app генподрядчика — оплаченные этапы мобилизации и каркаса, отправленный счёт за черновые работы и параллельный ремонт жилья — Мобилизация оплачена, каркас оплачен, черновые работы выставлены — два проекта, один понятный поток.

Документация изменений объёма

Когда изменения объёма согласованы, создайте отдельный счёт с пометкой «Изменение объёма №1 — [описание]». Задокументируйте изменение объёма, количество единиц и цену. Клиент получает формальный счёт на изменение, который должен оплатить до начала работы. Устные изменения становятся письменными финансовыми обязательствами.

Редактор счетов генподрядчика в приложении Invoice Flow — этап черновой прокладки инженерных сетей (MEP), задокументированное изменение заказа и удержание 5% в виде отрицательных позиций — Этап, изменение заказа, удержание — всё в одном проверяемом промежуточном счёте.

Учёт затрат на субподрядчиков

Заносите оплаты субподрядчикам в учёт расходов InvoiceFlow, привязывая к проекту. Эти расходы питают отчёт о прибылях и убытках. Вы видите свою реальную маржу по каждому проекту — выручка минус затраты на субподрядчиков минус материалы минус накладные.

Учёт расходов в приложении Invoice Flow у генподрядчика — выплаты субподрядчикам по сантехнике, электрике и ОВК плюс пакет пиломатериалов для каркаса, привязанные к проектам — Выплаты субподрядчикам и пакеты материалов по проектам — истинная маржа больше не догадка.

Дашборд нескольких проектов

Дашборд InvoiceFlow показывает все счета по всем проектам: оплачено, просрочено, черновик, отправлено. Для подрядчика с 5 активными проектами это финансовая панель управления, показывающая, что поступает и что в долгу, с одного взгляда.

Дашборд Invoice Flow app генподрядчика — суммы к оплате и просроченные по активным проектам с недавними счетами за этапы по статусам — Что приходит, что не оплачено — по каждому активному проекту, у вас в кармане.

Требования к счетам коммерческих клиентов

Коммерческие заказчики и управляющие недвижимостью требуют формальных счетов с номерами проектов, ссылками на договор и структурированной разбивкой затрат. Шаблон Professional в InvoiceFlow с произвольными полями для номера проекта, ссылки на разрешение и предоставленного заказчиком номера PO удовлетворяет эти требования.

Учёт удержаний (ретеншн)

Добавьте позицию «Удержано (ретеншн)» как отрицательную сумму в прогресс-счетах. Отслеживайте общий ретеншн, удержанный по фазам проекта. Когда ретеншн высвобождается по завершении проекта, выставьте финальный счёт на удержанную сумму. Вся история ретеншна видна в записи счёта.

Ваш рабочий процесс с InvoiceFlow

Контракт подписан: создайте график счетов проекта в InvoiceFlow. Каждая веха — счёт со своей суммой и сроком. Первый счёт отправлен — оплата мобилизации требуется до начала работ на площадке.
Каждая веха: счёт отправлен до или сразу по завершении вехи. Клиент платит. Начинается работа над следующей фазой.
Изменение объёма: изменение согласовано. Создайте счёт на изменение сразу. Отправьте. Не начинайте доп. работу, пока она не согласована финансово.
Покупка материалов: заносите в учёт расходов по проекту. Точные данные о затратах.
Завершение проекта: финальный счёт за список доработок и высвобождение ретеншна. Аналитика показывает суммарную выручку проекта, затраты и маржу.

Самые ценные функции для генподрядчиков

Биллинг по вехам — прогресс-биллинг для долгих проектов
Счета на изменение объёма — документируйте изменения сразу
Учёт расходов — затраты на субподрядчиков и материалы по проекту
Дашборд нескольких проектов — финансовый статус по всем активным проектам
Произвольные поля — номера проектов, ссылки на разрешения, номера PO
Аналитика прибылей и убытков — реальная маржа по проекту

Реальный пример: Rodriguez Construction ведёт 8 проектов одновременно

Rodriguez Construction ведёт частные и лёгкие коммерческие проекты одновременно. До InvoiceFlow владелец вёл биллинг в таблице — часто выставляя спустя недели после достижения вех, потому что выставление делалось в офисе в конце месяца. С InvoiceFlow счета по вехам отправляются с объекта сразу по завершении. Изменения объёма документируются в тот же день, когда согласованы. Денежный поток заметно улучшился, потому что биллинг происходит в реальном времени, а не задним числом. Один спор об изменении объёма был решён за минуты ссылкой на согласованный клиентом счёт на изменение.

Как начать

Скачайте InvoiceFlow бесплатно на Android. Настройте первый проект со счетами по вехам и отправьте первый прогресс-счёт в день, когда завершится первая фаза.