InvoiceFlow for hovedentreprenører: Byg projekter, og få betaling for dem alle

Hvorfor hovedentreprenører har brug for struktureret fakturering

Hovedentreprenører håndterer det økonomisk mest komplekse arbejde inden for byggeri. Et enkelt projekt kan involvere snesevis af underentreprenører, hundredvis af materialelinjer, kommunale tilladelser, inspektioner, ekstraarbejder og en kunde, der ønsker fuld gennemsigtighed omkring, hvor hver krone er gået. At håndtere alt dette med uformelle faktureringsværktøjer er ikke bare besværligt — det er en risiko.

Byggefakturering følger et struktureret mønster, som generiske faktureringsværktøjer ikke understøtter: foreløbige overslag (ofte i flere runder), aconto-fakturering efter færdiggørelsesgrad eller milepæl, ekstraarbejder, tilbageholdt garantibeløb fra bygherren, betalinger til underentreprenører og slutfakturering ved væsentlig færdiggørelse. Hver af disse kræver en anden dokumenttype og et andet sporingssystem.

InvoiceFlow giver hovedentreprenører en mobil-først-platform, der håndterer hele faktureringens livscyklus uden at kræve et kontor.

Vigtige udfordringer for hovedentreprenører

Intet klart system til at holde styr på, hvilke projektmilepæle der er faktureret og betalt
Ekstraarbejder aftalt mundtligt, men ikke dokumenteret — kunderne benægter dem senere
Materialer indkøbt og underentreprenører betalt, men faktureret til kunderne uger senere, hvilket skaber likviditetsproblemer
Erhvervskunder, der kræver aconto-fakturering i AIA-stil med omkostningsopdelinger
Garantibeløb tilbageholdes — at holde styr på hvad der er tilbageholdt vs. betalt kræver et system
Flere projekter kørende samtidigt uden et overblik over den økonomiske status

Sådan løser InvoiceFlow det

Aconto-fakturering efter milepæl

Opret fakturaer pr. projektmilepæl: Mobilisering og byggeplads (10 %), Fundament og råhus (25 %), Rørføring/installationer (20 %), Isolering og gips (20 %), Færdiggørelsesarbejde (15 %), Afsluttende mangelliste og aflevering (10 %). Hver milepæl genererer en separat faktura til kunden. Betaling kræves, før næste fase begynder. Likviditeten opretholdes gennem hele projektet.

Invoice Flow app dokumenter for en hovedentreprenør — betalte mobiliserings- og forskallingsmilepæle, rough-in-regningen sendt og en boligrenovering parallelt — Mobilisering betalt, forskalling betalt, rough-in faktureret — to projekter, én klar pipeline.

Dokumentation af ekstraarbejder

Når ændringer i omfanget aftales, kan du oprette en separat faktura mærket “Ekstraarbejde nr. 1 — [Beskrivelse].” Dokumentér ændringen i omfang, mængder og priser. Kunden modtager en formel ekstraarbejdsfaktura, som skal betales, før arbejdet begynder. Mundtlige ekstraarbejder bliver til skriftlige økonomiske forpligtelser.

Invoice Flow app-fakturaeditor for en hovedentreprenør — milepæl for MEP-grovinstallation, en dokumenteret ændringsordre og 5 % tilbageholdelse som negative linjeposter — Milepælen, ændringsordren, tilbageholdelsen — alt på én reviderbar acontofaktura.

Sporing af underentreprenøromkostninger

Registrér betalinger til underentreprenører i InvoiceFlows udgiftssporing, knyttet til projektet. Disse udgifter indgår i resultatopgørelsen. Du ser din reelle margin på hvert projekt — omsætning minus underentreprenøromkostninger minus materialer minus overhead.

Invoice Flow app udgiftssporing for en hovedentreprenør — VVS-, el- og HVAC-underentreprenørudbetalinger plus en tømmerpakke til råhus knyttet til projekter — Underentreprenørudbetalinger og materialepakker logget pr. projekt — den sande margin er aldrig et gæt.

Instrumentbræt for flere projekter

InvoiceFlows instrumentbræt viser alle fakturaer på tværs af alle projekter: betalt, forfalden, kladde og sendt. For en entreprenør med 5 aktive projekter er dette det økonomiske kontrolpanel, der fortæller dig, hvad der kommer ind, og hvad der er udestående med ét blik.

Invoice Flow app dashboard for en hovedentreprenør — udestående og forfaldne totaler på tværs af aktive projekter med seneste milepælsfakturaer efter status — Hvad der er på vej ind, hvad der er udestående — på tværs af hvert aktivt projekt, i lommen.

Erhvervskunders krav til fakturaer

Erhvervsbygherrer og ejendomsadministratorer kræver formelle fakturaer med projektnumre, kontraktreferencer og strukturerede omkostningsopdelinger. InvoiceFlows Professional-skabelon med brugerdefinerede felter til projektnummer, tilladelsesreference og bygherrens indkøbsordrenummer opfylder disse krav.

Sporing af garantibeløb

Tilføj en linje “Tilbageholdt garantibeløb” som et negativt beløb på aconto-fakturaer. Hold styr på det samlede tilbageholdte garantibeløb på tværs af projektfaser. Når garantibeløbet frigives ved projektets afslutning, kan du udstede en slutfaktura for det tilbageholdte beløb. Hele historikken for garantibeløb er synlig i fakturaoptegnelsen.

Dit arbejdsflow med InvoiceFlow

Kontrakt underskrevet: Opret en faktureringsplan for projektet i InvoiceFlow. Hver milepæl er en faktura med sit beløb og sin forfaldsdato. Første faktura sendt — mobiliseringsbetaling kræves, før arbejdet på pladsen begynder.
Hver milepæl: Faktura sendt før eller umiddelbart ved milepælens færdiggørelse. Kunden betaler. Arbejdet på næste fase begynder.
Ekstraarbejde: Ændring i omfang aftalt. Opret en ekstraarbejdsfaktura med det samme. Send. Begynd ikke ekstraarbejdet, før det er godkendt økonomisk.
Materialeindkøb: Registrér i udgiftssporingen pr. projekt. Nøjagtige omkostningsdata.
Projektets afslutning: Slutfaktura for mangelliste og frigivelse af garantibeløb. Analyser viser projektets samlede omsætning, omkostninger og margin.

De mest værdifulde funktioner for hovedentreprenører

Milepælsbaseret fakturering — Aconto-fakturering til langvarige projekter
Ekstraarbejdsfakturaer — Dokumentér ændringer i omfang med det samme
Udgiftssporing — Omkostninger til underentreprenører og materialer pr. projekt
Instrumentbræt for flere projekter — Økonomisk status på tværs af alle aktive projekter
Brugerdefinerede felter — Projektnumre, tilladelsesreferencer, indkøbsordrenumre
Resultatopgørelse-analyser — Reel margin pr. projekt

Virkeligt eksempel: Rodriguez Construction håndterer 8 projekter samtidigt

Rodriguez Construction håndterer bolig- og lette erhvervsprojekter samtidigt. Før InvoiceFlow holdt ejeren styr på faktureringen i et regneark — ofte med fakturering uger efter, at milepælene var nået, fordi faktureringen blev lavet på kontoret ved månedens udgang. Med InvoiceFlow sendes milepælsfakturaer fra arbejdsstedet umiddelbart ved færdiggørelsen. Ekstraarbejder dokumenteres samme dag, de aftales. Likviditeten forbedredes markant, fordi faktureringen sker i realtid og ikke bagud. En tvist om et ekstraarbejde blev løst på få minutter ved at henvise til den ekstraarbejdsfaktura, kunden havde godkendt.

Kom godt i gang

Download InvoiceFlow gratis på Android. Opsæt dit første projekt med milepælsfakturaer, og send din første aconto-faktura den dag, den første fase er færdig.